Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
kirjeistöksi. Edellä on mainittu esimerkkinä tarkastusaktit, jotka voivat sisältää muodoltaan eri
tyyppisiä asiakirjoja. Terveydenhuollossa muodostetaan hoidettavan henkilön asiakirjoista ns.
potilaskertomuksia. Henkilöstöhallinnossa ovat yleisiä henkilöaktit, jotka sisältävät pääsääntöisesti
kaikki tiettyä työntekijää koskevat asiakirjat. Yleisestä kirjeistösarjasta eriytetään usein tietyt samantyyppiset,
laajat aktikokonaisuudet omiksi sarjoikseen, näin esimerkiksi yllä mainitut tarkastus-
ja henkilöaktit.
Akteja on kahta tyyppiä. Akti voi sisältää vain yhden tapauksen asiakirjat, esim. yhteen lupa-asiaan
liittyvät asiakirjat. Kun päätös on tehty tai asia on muuten loppuun käsitelty, akti suljetaan. Toinen
aktityyppi sisältää tiettyä kohdetta koskevat asiakirjat pitkältä ajalta, eivätkä ne liity vain yhteen
toimenpiteeseen tai hallinnolliseen prosessiin. Tarkastusaktit ja henkilöaktit ovat esimerkkejä pitkään
“auki” olevista akteista. Tällaisia akteja kutsutaan ranskalaisen termin mukaisesti dossiereiksi
21 . Dossierien elinkaari poikkeaa muun asiakirja-aineiston elinkaaresta siinä, että dossierit voivat
olla vuosien ajan aktiivikäytössä toimistotiloissa. Dossierien seulonta, sulkeminen ja siirto päätearkistoon
tulee suunnitella etukäteen. Voidaan esim. päättää, että palveluksesta eronneiden henkilöaktit
siirretään päätearkistoon tai että tarkastusaktit päätetään kymmenen vuoden välein ja
siirretään päätearkistoon ja että aktiivikäyttöä varten avataan uudet aktit.
Aktipohjaisen arkistoinnin edut liittyvät tiedonhaun ja tiedonhallinnan helppouteen. Aktit löytää
joko suoraan arkistointijärjestyksen (esim. aakkosjärjestys) tai hakemiston kuten diaarin avulla.
Aktissa ovat kootusti tiettyä asiaa, henkilöä tai kohdetta koskevat asiakirjat, joita ei siten tarvitse
kerätä eri sarjoista aina uudelleen, kun niitä tarvitaan.
Arkistointijärjestelmää suunniteltaessa tulee ottaa huomioon myös asiakirjojen säilytysaika. Pyrkimyksenä
on toteuttaa arkistointi siten, että asiakirjat, joilla on tietty säilytysaika arkistoidaan
yhteen tai että ainakin pysyvästi säilytettävät ja määräajan säilytettävät pidetään selkeästi erillään
seulonnan helpottamiseksi. Aktit voivat olla seulonnan kannalta ongelmallisia, koska niihin usein
sisältyy sekä pysyvästi säilytettäviä että määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Jälkimmäinen ryhmä voi
vielä jakaantua siten, että siihen kuuluu eri pituisten määräaikojen kuluttua hävitettäviä asiakirjoja.
Mikäli asiakirjojen arkistoiminen akteiksi on tiedonhaun ja tiedonhallinnan kannalta ensiarvoisen
tärkeää, seulonnan hankaluus voidaan hyväksyä. Sitä voidaan helpottaa järjestämällä asiakirjat
aktissa säilytysaikojen mukaisiin nippuihin, jotka on helppo määräaikojen umpeuduttua poistaa
aktista. Samoin hävitysvuoden merkitseminen asiakirjoihin helpottaa niiden myöhempää seulontaa.
Silloin kun akteja on paljon ja ne sisältävät vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja, on usein
työekonomian kannalta perusteltua säilyttää akteja pisimmän säilytysajan omaavan asiakirjan mukaan
ja sitten hävittää aktit kerralla. Tilantarve ja tietosuojanäkökohdat saattavat tosin pakottaa
seulomaan akteja jo aikaisemmin.
Arkistointiperusteen valinta
Asiakirjojen/aktien arkistointiperuste, joka määrää ao. sarjan sisäisen järjestyksen, voi olla joko
muodollinen tai asiakirjojen asiasisältöön perustuva. Muodollisia arkistointiperusteita ovat:
missä on minkäkin tyyppisiä asioita/asiakirjoja. Vanhassa muodollisessa systeemissä diaaritunnus ei kertonut mitään
asiakirjojen sisällöstä.
21 Suomessa kutsutaan myös dossier-tyyppisiä asiakirjakokonaisuuksia usein akteiksi.
52