Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Asiakirjalliseen tietoon, sen tuottamiseen ja käytettävyyden varmistamiseen liittyy reunaehtoja,
jotka antavat oman erityisleiman arkistotieteelle ja siihen perustuville professioille. Asiakirjallisen
tiedon syntyminen toiminnan yhteydessä ja siitä seuraava erityinen ominaisuus, todistusvoimaisuus,
jolla on sekä oikeudellista että laajempaa merkitystä (tieteellinen tutkimus), erottaa asiakirjallisen
tiedon muusta informaatiosta. Konkreettinen seuraus asiakirjallisen tiedon erityisluonteesta
on se, että kyseiseen tietoon kohdistuu oikeudellista sääntelyä.
Todistusvoimaisuuteen liittyvä keskeinen seikka on asiakirjallisen tiedon kontekstuaalisuus. Jos
kontekstia eli sitä, kuka on tiedon tuottaja, missä asiassa ja milloin, ei tunneta, todistusvoimaisuus
kärsii tai katoaa kokonaan. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen keskeinen tehtävä on kontekstin
turvaaminen. Muun tyyppinen informaatio ei ole samalla tavoin (juridisessa mielessä) riippuvainen
kontekstin tuntemuksesta, vaikka se voi olla sinänsä tärkeää. Kirjojen ja muiden dokumenttien
kontekstuaalisuus poikkeaa laadultaan asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon kontekstuaalisuudesta.
Asiakirjallinen tieto on kiinteä osa toimintaprosessia. Kirja tai muu dokumentti on tässä mielessä
itsenäinen, erillinen kokonaisuus. Kontekstuaalinen näkökulma voi olla eräs arkistotieteen anti
informaatiotutkimukselle. Kontekstilla on enenevässä määrin merkitystä muunkin kun asiakirjallisen
informaation yhteydessä (mm. tietoverkoissa oleva informaatio).
Tiedonhankinnan ja hakemistojen alueella arkistotiede ja siihen perustuvat professiot eivät voi
lähestyä tietojen luokittelua ja muuta organisointia yhtä teoreettisesta näkökulmasta kuin informaatiotiede
ja informaatikot. Asiakirjallisen tiedon luokittelu liittyy läheisesti niihin tehtäviin ja
toimintoihin, joita tiedon tuottajilla (arkistonmuodostajilla) on. Tehtävien hoitoon perustuvan
luokittelun rinnalle voidaan rakentaa erilaisia täydentäviä hakemistoja, mutta tämä on resurssisyistä
usein mahdotonta. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävänä on pyrkiä vaikuttamaan siihen,
että toiminnan yhteydessä syntyvä tieto on alusta lähtien käytettävyydeltään hyvää, niin että
se palvelee erilaisia tiedon tarvitsijoita tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Edellytyksenä on kuitenkin,
että tiedon todistusvoimaisuus ei kärsi. Yhteyden kontekstiin tulee säilyä.
Käytetty kirjallisuus
Couture, Carol
Haasio, Ari ja Vakkari, Pertti
Menne-Haritz, Angelika
Vakkari, Pertti
Is the Concept of a Record Still Relevant in the Informatio
Age Teoksessa: The Concept of Record. Skrifter utgivna av
Riksarkivet 4. Lund 1998, 77–99.
Informaatiotutkimuksen synty. Po1. Informaatiotutkimuksen
perusteet. Informaatiotutkimuksen synty. (Tampereen
yliopisto. Informaatiotutkimuksen laitos)
(viittausajankohta 9.3.2006).
What Can Be Achieved with Archives Teoksessa: The
Concept of Record. Skrifter utgivna av Riksarkivet 4. Lund
1998, 11–25.
Tiedonhankinnan tukeminen ja informaatiotutkimus.
Teoksessa: Tiedon tie: johdatus informaatiotutkimukseen.
Ilkka Mäkinen (toim.). Helsinki 1999, 9–31.
249