Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Sähköposti
Mikäli sähköpostiviestit liittyvät virkatehtävien hoitoon, kysymys on asiakirjoista, jotka kuuluvat
organisaation arkistotoimen piiriin. Sähköpostitse tulevia virallisia asioita varten organisaatiolla
tulisi olla yksikköosoite (muotoa kirjaamo@organisaatio.fi), josta tiedotetaan sopivaksi
katsotulla tavalla (esim. webbisivulla).
Arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellään kaikkien asiakirjojen (asiakirjaryhmien) rekisteröinti-
ja arkistointitavat sekä säilytysajat. Tämä koskee myös sähköpostiviestejä.
Sähköpostin käyttö tulee ohjeistaa, mm. määritellä se, saako organisaation sähköpostia käyttää
henkilökohtaisiin viesteihin ja kenen vastuulla on yksikköosoitteeseen tulleiden viestien poistaminen.
Sähköpostijärjestelmä muodostaa henkilörekisterin, josta on laadittava henkilörekisteriseloste
(ks. VAHTI 2/2005 luku 2.5). Tiedonhallinnan helpottamiseksi sähköpostiviestien
säilytystä varten kannattaa suunnitella kansiojärjestelmä. Järjestelmä voidaan perustaa esim.
arkistonmuodostussuunnitelman asiaryhmitykseen tai lähettäjien/vastaanottajien mukaisiin
ryhmiin.
Saapunut ns. roskaposti voidaan poistaa erityisillä suodatusohjelmilla. On varottava, että poiston
yhteydessä ei katoa asiallisia viestejä, joihin viranomainen on aina velvollinen vastaamaan.
Pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit tulostetaan paperille tai mikrofilmille, ellei viranomainen
ole saanut arkistolaitokselta lupaa säilyttää niitä yksinomaan sähköisessä muodossa. Sähköpostin
pitkäaikaissäilytyksessä XML-koodauskieli (ks. s. 131) on osoittautunut lupaavaksi
ratkaisuksi. Siinä viesteistä säilytetään “arkistokappaleet” XML-kielen mukaisessa muodossa;
sähköpostin operatiivinen käyttö tapahtuu alkuperäisessä formaatissa.
Sähköpostiviestit on usein perusteltua siirtää viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmään osaksi
normaalia asiankäsittelyprosessia. Viestin viitetietojen ja tietosisällön tulee siirrossa säilyä
muuttumattomina. Arkistolaitoksen ohjeistuksen mukaan viitetietojen vähimmäissisällön
muodostavat:
• asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika,
• asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja,
• asian otsikko,
• rekisteröintitunnus tai muu asian yksilöivä tunnistetieto.
Kun sähköpostiviestejä tulostetaan pysyvään säilytykseen paperille tai mikrofilmille, myös viitetiedot
on tulostettava viestin yhteyteen.
Käytetty kirjallisuus
Asiakirjojen
Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä
tai asiakirjarekistereissä. Arkistolaitos 2003.
JHS 132 Sähköposti JHS 132 Sähköposti asioinnissa (2003).
Valtionhallinnon sähköpostin
VAHTI 2/2005. Valtionhallinnon sähköpostin käsittelyohje.
67