Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
LIITE 1.4<br />
* yksikkö/aikajärj. * yksikkö/aakkosjärj.<br />
* viranhaltija/aikajärj. * toimikunta/aikajärj.<br />
säilytysaika<br />
- asiakirjojen säilytysaika (mieluimmin) vuosissa<br />
- kannattaa valita yhdenmukaisia säilytysaikoja, jolloin seulonta ja hävittäminen on helpompaa:<br />
* sp = säilytetään pysyvästi<br />
* 2 v., 5 v., 6 v., 10 v., 25 v., 50 v., 75/100 v. syntymästä; 6 v. huollon/palvelun/etuuksien päättym.<br />
* pitkäaikaissäilytys (sähköisten aineistojen kohdalla ei voi puhua pysyvästä säilyttämisestä, koska<br />
tietovälineet eivät säily ja ohjelmistoja ja laitteita uusitaan tiheästi)<br />
säilytysaikaohjeen kohta<br />
- kohdan merkitsemisestä etua, kun säilytysajan perustetta ei tarvitse uudelleen etsiä myöhemmin<br />
- VA:n kunnallisten asiakirjojen hävittämispäätökseen voi viitata seuraavasti:<br />
* 1/1.4.3 (pöytäkirjat), 5/1.4.3 (vhp:t päivähoitoasioissa), 5/1.9.2 (elatussopimukset), 5/1.1.1 avohuollon<br />
asiakasaktit, 5/1.1.1, 5/1.1.2 lastensuojelun asiakasaktit, 5/1.7.2 vanhainkodin asukasaktit jne.<br />
- Kuntaliiton säilytysaikaohje ei sisällä yksityiskohtaista koodattua luokittelua; viittaaminen voi tapahtua<br />
tehtävän numeroinnin ja sivunumeron avulla, esim.:<br />
* 1.5 s. 6 (pöytäkirjat), 1.5 s. 5 (päätöksenteon valmisteluasiakirjat), 2.3 s. 17 (tilitositteet), 2.1 s. 1<br />
(taloussuunnitelmat ja talousarviot), 3.3 s. 13 (työtodistukset)<br />
sarake 3<br />
lisätiedot<br />
- asiakirjojen laadinnassa, säilytyksessä ja käsittelyssä tarpeelliseksi katsottua lisätietoa<br />
sarake 4<br />
arkistotunnus<br />
- osoittaa pysyvästi säilytettävien sarjojen kohdalla sijoituksen päätearkistossa<br />
- saadaan arkistokaavasta (joko perinteisestä kirjaintunnuksiin perustuvasta tai desimaaliluokitukseen<br />
perustuvasta)<br />
- esim. Ca Sosiaalilautakunnan pöytäkirjat, Dc Tilastojen ja vuosikertomusten toisteet, Fb Henkilöakteina<br />
säilytettävät asiakirjat (lastensuojelun asiakasaktit)<br />
- arkistokaavamalleja kunnallisille viranomaisille on annettu 1920-luvulta lähtien (Maalaiskuntien Liitto,<br />
Martti Itkonen, Suomen Kunnallisliitto, Kunnallisarkistoyhdistys ry:n Kunnan asialuokittelukaava)<br />
viii
Change language