Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
organisoitua toimintaa, jolla yhteisö huolehtii tarvitsemansa tiedon tuotannosta, hankinnasta, tallennuksesta
ja käyttöön saattamisesta. Tietohuollon tärkeä sektori on tietopalvelu 40 , joka hankkii
ja välittää tietoa sen tarvitsijoille sekä avustaa tiedonlähteiden käytössä. Tiedonlähteitä ovat esim.
kirjastot, arkistot ja asiantuntijat.
Joissain organisaatioissa asiakirjahallinto ja arkistotoimi kuuluvat organisatorisesti tietopalveluyksikköön.
Yksikön muita toimintoja saattavat olla esim. kirjastopalvelut ja tiedotus. Tällaista organisoitumistapaa
voidaan perustella asiakirjahallinnon, arkistotoimen, kirjastopalvelun ja tiedotuksen
tavoitteiden samankaltaisuudella: tavoitteena on oikean tiedon saaminen oikealle henkilölle
oikea-aikaisesti. Organisoitumistavalle antaa perusteita myös asiakasnäkökulma. Asiakkaalle on
sama, kuka tiedon toimittaa, kunhan hän vain saa sen. Tämä näkökulma on keskeinen, kun kehitetään
ns. yhden luukun periaatetta. Palvelua pyritään antamaan siellä, mihin asiakas ensiksi ottaa
yhteyttä. Jotta yhden luukun periaate voisi toimia tehokkaasti, tietopalveluyksikön eri sektoreilla
toimivien täytyy olla varsin hyvin perillä naapurisektorien työmenetelmistä ja aineistoista.
Tietopalveluksi organisoitumisen etuihin kuuluu myös se, että siten asiakirjahallinto ja arkistotoimi
todennäköisesti tulevat paremmin tunnetuiksi sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella.
Esimerkkinä organisointitavoista mainittakoon eräs keskushallinnon organisaatio, jossa arkistotoimi
on sijoitettu hallintoyksikön alaiseen tietopalveluyksikköön seuraavasti:
Esimerkkiorganisaatiossa tietohallintoyksikön vastuulla ovat tietojenkäsittelyyn ja tietotekniikkaan
liittyvät asiat, ei organisaation tietohallinto kokonaisuudessaan. Termiä tietohallinto käytetään
organisaatiossa usein näin.
Tietopalvelussa on keskeistä tiedon toimittaminen sitä tarvitseville. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
tehtäväkenttä on kuitenkin laajempi. Niiden tärkein tehtävä on arkistonmuodostuksen
suunnittelu ja johtaminen.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä työskentelee ihmisiä eri vastuutasoilla. Asiakirjahallinto
ja arkistotoimi poikkeavat muista tukitehtävistä kuten talous- ja henkilöstöhallinnosta siinä,
että organisaation kaikki työntekijät osallistuvat niihin tavalla tai toisella. Kaikki (tai lähes kaikki)
työntekijät käsittelevät asiakirjoja, ja heidän on siten otettava huomioon organisaatiossa noudatet-
40 Käsitettä tietopalvelu käytetään nykyisin usein viittaamaan ensisijaisesti tietokantoihin liittyviin palveluihin ja hakutoimintoihin.
92