Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Toinen keskeinen ero perinteiseen aineistoon on siinä, että sähköisessä muodossa olevaa tietoa
voidaan muokata ja hävittää helpommin kuin paperiasiakirjassa olevaa. Tästä johtuu, että sähköisten
asiakirjojen ja tietoaineistojen todistusvoimaisuus on periaatteessa epävarmempaa kuin paperiasiakirjojen.
Monet seikat vaikuttavat siihen, että paperiasiakirjan todistusvoimaa osana tiettyä
toimintaprosessia on vain harvoin tarvetta kyseenalaistaa. Sähköisen aineiston luonteesta sitä vastoin
johtuu, että sen eheys eli säilyminen turvassa asiattomilta muutoksilta tai vahingoilta on varmistettava
erityisillä toimenpiteillä.
Sähköisen aineiston muodosta ja ominaisuuksista niin ikään johtuu, että aineiston käytettävyyden
varmistaminen on ongelmallisempaa kuin “paperipuolella”. Paperiasiakirja säilyy suotuisissa olosuhteissa
vuosisatoja ilman erityisiä toimenpiteitä ja on milloin tahansa otettavissa uudelleen käyttöön.
Sähköisten aineistojen laita ei ole näin. Niiden pitäminen käyttökelpoisina laitteiden, tiedostoformaattien
ja ohjelmistojen muuttuessa edellyttää erityisolosuhteita ja -toimenpiteitä.
Paperiasiakirja säilyy, ellei sitä erityisesti hävitetä, sähköinen asiakirja häviää (itsestään), ellei sitä
erityisesti säilytetä.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmasta sähköiset tietojärjestelmät ja -aineistot voidaan
jakaa kahteen pääryhmään: 31
1) asiankäsittelyjärjestelmiin, joilla tuotetaan, vastaanotetaan, käsitellään ja jaellaan sähköisiä
asiakirjoja (dokumentteja); kyseisillä asiakirjoilla on vastine “paperimaailmassa” (kirje, päätös,
muistio jne.);
2) tietokantoihin ja muihin tietojärjestelmiin, joissa oleva tieto muodostaa yhden kokonaisuuden
(tietokannan), josta voidaan rajata erilaisia osakokonaisuuksia (raportteja) ja näkymiä.
4.3.3 Asiankäsittelyjärjestelmät
Seuraavassa tarkastellaan aluksi asiankäsittelyjärjestelmiä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kannalta.
Asiankäsittelyjärjestelmällä tarkoitetaan tässä sähköistä tietojärjestelmää, jonka avulla organisaation
käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjat voidaan hallita ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen
32 mukaisesti. Asiankäsittelyjärjestelmään kuuluu keskeisesti diaarityyppinen
rekisteriosa, johon asiat sekä niihin liittyvät asiakirjat ja toimenpiteet rekisteröidään. Järjestelmä
sisältää myös itse asiakirjat sähköisessä muodossa. Järjestelmään sisältyy tai siihen on integroitu eri
sovelluksia ja toimistotyökaluja (asiakirjarekisterin lisäksi yleensä ainakin tekstinkäsittely, asiakirjojen
hallinta ja tekstivarannot sekä sähköposti). Asiankäsittelyjärjestelmissä on vaihteleva määrä
erilaisia toiminnallisuuksia: rekisteröinti, haku, jakelu, seulonta jne. Erityisesti kunnallishallinnossa
asiankäsittelyjärjestelmän keskeinen osa on täydentyvä esityslistapöytäkirjajärjestelmä. – Asiankäsittelyjärjestelmästä
käytetään myös yleisesti nimitystä asianhallintajärjestelmä.
Asiankäsittelyjärjestelmät yleistyvät hallinnossa voimakkaasti. Viranomaisia rohkaistaan siirtymään
kokonaan sähköisiin järjestelmiin. Tämä on perusteltua siksi, että ns. hybridijärjestelmät, joissa
käytetään rinnakkain sähköisiä ja paperiasiakirjoja, haittaavat tehokkuutta ja aiheuttavat kustannuksia.
Osa asiakirjoista tuotetaan asiankäsittelyjärjestelmässä, ja ne ovat siten alusta lähtien säh-
31 Asiankäsittelyjärjestelmän ja tietokannan ero ei todellisuudessa ole näin jyrkkä. Tietokokonaisuus, joka tietokoneen
näytöllä näyttää asiakirjalta, voi sijaita eri puolilla järjestelmää tietokantamuodossa. Asiankäsittelyjärjestelmät perustuvat
usein osittain tietokantajärjestelmään (rekisteriosa).
32 Melko harvat asiankäsittelyjärjestelmät ovat Suomessa kuitenkaan ns. workflow-järjestelmiä, joissa asiakirjat/tiedot
etenevät automaattisesti asian käsittelyprosessin eri vaiheesta toiseen.
71