Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
LIITE 1.4<br />
vaihe 2: selvitetään käytössä olevat tietojärjestelmät, mikäli ne jäivät 1. vaiheessa vähemmälle<br />
huomiolle, ja kootaan tietojärjestelmäselosteet ams:n yhteyteen (laaditaan<br />
tietojärjestelmäselosteet, mikäli puuttuvat - ei ole kuitenkaan arkistonhoitajan asia)<br />
vaihe 3: merkitään asiakirjojen ja tietojen salassapito joko arkistonmuodostussuunnitelmaan, esim.<br />
mikäli käytössä on arkistonhallintajärjestelmä, tai laaditaan julkisuudesta ja<br />
salassapidosta erillinen arkistotoimen toimintaohjeen liite, jossa luetellaan salassa<br />
pidettävät asiakirjat ja salassapidon peruste (salassa pidosta päättäminen ei ole<br />
arkistonhoitajan asia - paitsi päätearkistossa olevien asiakirjojen osalta)<br />
vaihe 4: merkitään asiakirjojen henkilötietoluonne ams:aan tai kootaan rekisteriselosteet yhdeksi<br />
kokonaisuudeksi ams:n yhteyteen (laaditaan rekisteriselosteet, mikäli puuttuvat - ei ole<br />
kuitenkaan arkistonhoitajan asia)<br />
vaihe 5: selvitetään asiakirjojen tietoturvaa ja käyttöoikeuksia koskevat asiat (ja merkitään<br />
ams:aan, mikäli siinä on ao. tiedolle paikka)<br />
vaihe 6: merkitään ams:aan asiakirjojen aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilö tai<br />
säilytyspaikka, mikäli siinä on ao. tiedolle paikka<br />
vaihe 7: määritellään asiakirjojen suojeluluokat ja merkitään (tarvittaessa) ne ams:aan<br />
MUUT ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN LIITTEET<br />
- ams:n lisäksi laaditaan asiakirjojen käsittelystä tarpeen mukaan erillisiä ohjeita, esim.<br />
- pöytäkirjojen laatiminen ja arkistointi (myös ptkhakemisto, jos diaari ei toimi hakemistona),<br />
- henkilöasiakirjojen käsittely ja arkistointi,<br />
- yleiskirjeiden käsittely ja säilytys,<br />
- rekisteröintimenetelmät ja postin käsittely (ml. sähköinen asiointi),<br />
- kunnan / kuntayhtymän asiakirjojen julkisuus ja salassapito,<br />
- erilliset prosessikuvaukset ja -kaaviot.<br />
EHDOTUS AMS-LOMAKKEEKSI<br />
- tekstinkäsittelyn taulukko-ohjelma tai excel-ohjelma, jolloin ruudutusta voi käyttää hyväkseen<br />
asiakirjoja ryhmitellessä (ns. manuaalinen, perinteinen ams)<br />
- ams-tietojärjestelmä (käytetään yleisesti myös nimeä arkistonhallintaohjelma), jolloin ohjelma<br />
sinänsä on tyhjä taulukko, mutta raporttien muoto on ennalta määrätty<br />
Lomake a)<br />
Arkistonmuodostussuunnitelma<br />
Suomenmaan kunta<br />
Tehtävät / toiminnot<br />
Sarja / Asiakirjakokonaisuus<br />
Asiakirjan nimi<br />
Sarja Säilytysjärjestys<br />
Säilytysaika / Säilytysaikaohjeen kohta<br />
Lisätiedot<br />
<strong>Arkistot</strong>unnus<br />
tai (mikäli haluaa merkitä lisätietoja ja asiakirjojen salassapidon ams:aan omaan sarakkeeseen)<br />
vi
Change language