Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Käytännön kannalta on tärkeää se, miten lainsäädäntö määrittelee asiakirjan. Vasta vuoden 1994
arkistolaki sisälsi asiakirjan yleisen määritelmän. Kyseinen laki tarkoittaa asiakirjalla
kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla
vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa
tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
Asiakirja määrittyy arkiston kautta
Suomalainen näkökulma asiakirjaan on laaja. Se kattaa paperiasiakirjojen lisäksi “esitykset”, joiden
ymmärtäminen edellyttää teknisiä apuvälineitä. Laissa oleva asiakirjan määritelmä ei sisällä mainintaa
yhteydestä toimintaan, ja se sopii sellaisenaan muihinkin tietoaineistoihin, esimerkiksi kirjoihin
tai taide-esineisiin. Määritelmä kaipaa täydennystä, ja arkistolaki tarjoaa sen arkiston määritelmän
kautta:
Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle
sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan
yhteydessä.
Asiakirjoja ovat siis vain ne esitykset, jotka liittyvät ao. arkistonmuodostajan tehtäviin ja toimintaan.
Arkiston määritelmä Suomen arkistolaissa on provenienssiperiaatteen mukainen, kuten oli
asianlaita aikaisemmissakin arkistolaeissa (1939, 1981). Se seuraa hengeltään hollantilaisten arkistonhoitajien
Mullerin, Feithin ja Fruinin määritelmää, jonka he esittivät kuuluisassa arkistokäsikirjassaan
3 vuonna 1898. Määritelmä on, hieman lyhennettynä, seuraavanlainen:
Arkisto on niiden viranomaisen virkatoiminnan yhteydessä laatimien tai
vastaanottamien kirjoitettujen, piirrettyjen ja painettujen asiakirjojen kokonaisuus,
jotka jäävät viraston haltuun.
Suomen arkistolaki samoin kuin hollantilaisten käsikirja lähtevät siitä, että asiakirjojen ikä tai säilytysarvo
eivät vaikuta niiden kuulumiseen arkistoon. Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) sanastossa
oleva arkiston määritelmä ei siten sovi Suomeen (eikä eräisiin muihinkaan maihin) siltä
osin, kuin on kyse asiakirjojen iästä. Arkisto määritellään sanastossa seuraavasti:
Ajankohtaisuutensa menettäneet (non-current) asiakirjat, joita arkistonmuodostaja
tai sen seuraaja säilyttää, seulottuina tai seulomattomina omia
tarpeitaan varten tai joita säilyttää ao. arkistoinstituutio niiden (asiakirjojen)
arkistollisen arvon 4 vuoksi.
ICA:n määritelmästä poiketen suomalainen näkemys lähtee siis siitä, että myös tuoreet,
ajankohtaiset asiakirjat kuuluvat arkistoon (vaikka ne olisivat edelleen työhuoneissa eivätkä
erityisessä arkistohuoneessa). Siinä näkemykset ovat yhtenevät, että myös seulomattomat,
arkistonmuodostajan toiminnallisia tarpeita varten säilytettävät aineistot katsotaan arkistoiksi.
Joissain maissa kuten Yhdysvalloissa ja Saksassa arkistoja ovat vain seulotut ja tutkimusta varten
pysyvään säilytykseen valitut aineistot.
3 Mullerin, Feithin ja Fruinin arkistokäsikirja on ollut merkittävin yksittäin arkistoalan teos. Se vakiinnutti arkistotoimen
teoreettisen kulmakiven, provenienssiperiaatteen, aseman kansainvälisesti.
4 ICA:n sanaston mukaan arkistollinen arvo (archival value) tarkoittaa arvoja (esim. todistusarvo ja informaatioarvo),
jotka oikeuttavat asiakirjojen/arkistojen säilyttämisen toistaiseksi tai pysyvästi.
17