Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Korjattu asiakirja ei koskaan vastaa vaurioitumatonta asiakirjaa. Tämän vuoksi asiakirjojen suojelussa
tulee kiinnittää eniten huomiota vaurioiden ennaltaehkäisyyn, asianmukaisiin tiloihin, säilytysvälineisiin
ja asiakirjojen huolelliseen käyttöön.
5.3.9 Aineiston hävittäminen säilytysaikojen umpeuduttua
Viranomaiset eivät saa hävittää asiakirjoja, ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty. Määrittelyn
tuloksena asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja eri pituisten määräaikojen kuluttua hävitettäviin
asiakirjoihin. Määräajan säilytettävät asiakirjat tulee hävittää mahdollisimman pian niille
määrätyn säilytysajan umpeuduttua niin, että tietosuoja on turvattu. Hävittämisen käytännön toteutusta
helpottaa, jos ao. asiakirjojen säilytysvälineisiin on merkitty hävitysvuosi.
Asiakirjojen hävittämistä ei tarvitse dokumentoida (hävitysluettelo), mikäli säilytysaika on merkitty
arkistonmuodostussuunnitelmaan. Poikkeuksena tästä ovat kirjanpidon tilikirjat ja -tositteet, joiden
hävittäminen on aina dokumentoitava säilytysajan pituudesta riippumatta.
Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajan laskentaperusteet ovat seuraavat:
• saapuneet asiakirjat: lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai niiden puuttuessa asiakirjan
saapumisvuoden päättymisestä,
• tilinpitoaineistot: niitä koskevan tilivuoden päättymisestä,
• muut asiakirjat: päiväyksen perusteella,
• päiväämättömät asiakirjat: sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen
on tehty viimeinen toimenpide,
• sähköinen aineisto: viimeisestä päivityksestä, elleivät edellä esitetyt periaatteet osoita toisin.
Silloin, kun hävittäminen on dokumentoitava, valtion viranomaisten on yleisen seulontaohjeen
mukaan laadittava hävitysluettelo, josta käyvät ilmi:
• mitä asiakirjoja on hävitetty ja miltä ajalta,
• mihin päätökseen/päätöksiin hävittäminen perustuu,
• milloin, millä tavalla ja kenen toimesta hävittäminen on pantu toimeen.
Muiden arkistonmuodostajien kuin valtion viranomaisten osalta em. määräys on ohjeellinen.
Hävitysluettelon muoto on vapaa, kunhan siitä käyvät ilmi edellä mainitut tiedot.
Hävittäminen on organisoitava niin, että siihen liittyvät vastuut ovat selkeästi todennettavissa
(kuka on valtuuttanut hävittämisen, kuka vastaa käytännön hävittämisestä). Hävittäminen tapahtuu
polttamalla tai luovuttamalla asiakirjat paperiteollisuuden raaka-aineeksi. Suurten asiakirjamäärien
hävityksessä käytetään yleensä asiakirjojen hävittämiseen erikoistunutta yritystä. Pienet asiakirjamäärät
voi hävittää oman työpaikan silppurilla. Hävittäminen tulee tehdä aina niin, että
tietosuoja on varmistettu. Kun käytetään ulkopuolista yritystä, asiakirjojen tuhoamisesta kannattaa
pyytää kirjallinen vahvistus.
165