Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
7.2.4 Ulkoasiainministeriön arkisto
Suomen itsenäistyttyä vuonna 1917 maa sai pian uuden, itsenäiselle valtiolle kuuluvan keskushallintoviranomaisen,
ulkoasiainministeriön. Ulkoasiainministeriön arkisto on hallinnonalansa keskusarkisto
(http://formin.finland.fi/). Pääosa vuotta 1947 vanhemmista ulkomaanedustustojen
arkistoista on kuitenkin talletettu Joensuun maakunta-arkistoon. Arkistolaki koskee myös ulkoasiainhallintoa,
mutta puolustushallinnon tavoin se on arkistoasioissa varsin itsenäinen.
Ulkoasiainministeriön arkiston ensisijaisena tehtävänä on palvella ministeriötä ja muita viranomaisia,
mutta se on myös tutkijoiden ja kaikkien ministeriön asiakirjoista tietoa tarvitsevien käytössä.
Arkiston materiaali muodostaa keskeisen lähderyhmän Suomen ulkopolitiikan ja kansainvälisten
suhteiden historian tutkimukselle.
Ulkoasiainhallinnon arkistointijärjestelmä on Suomessa poikkeuksellinen. Ulkoasiainministeriössä
on noudatettu asiapohjaisiin akteihin (asiakirjavihkoihin) perustuvaa arkistointijärjestelmää jo
1920-luvulta lähtien, jolloin se vielä oli melko harvinainen muissa viranomaisissa.
7.2.5 Maanmittauslaitoksen arkisto
Maanmittauslaitos koostuu nykyisin (2006) keskushallintoyksiköstä, kolmestatoista maanmittaustoimistosta
sekä eräistä muista yksiköistä. Maanmittauslaitoksella on poikkeuslupa pitää hallussaan
yli 40 vuotta vanhaa arkistoaineistoa. Se tarvitsee virkatoiminnassaan jopa satoja vuosia vanhaa
kartta-aineistoa. Arkistolaitokseen on siirretty Maanmittauslaitoksen (Maanmittaushallitus, maanmittauskonttorit)
hallinnollisia asiakirjoja ja myös kartta-aineistoja, joista keskeisimpiä ovat ns.
uudistuskartat, jotka ovat jakotoimituksiin liittyvien karttojen kopioita.
Maanmittauslaitoksella on arkistoaineistoa yli kahdeksan hyllykilometriä ja suuria erillisiä karttoja
yli puoli miljoonaa kappaletta. Tärkein osa aineistosta koostuu maanmittaustoimitusten asiakirjoista
eli toimitusakteista. Toinen keskeinen asiakirjaryhmä ovat maarekisterikirjat, joiden pito
alkoi vuonna 1896. Nykyisin maarekisterin ja maanmittaustoimitusten tiedot ovat sähköisessä
muodossa kiinteistörekisterissä, joka muodostaa osan valtakunnallista kiinteistötietojärjestelmää.
Siihen viedään kiinteistötietojen ohella tuomioistuinten tekemät lainhuudatus- ja kiinnityspäätökset.
Kiinteistötietojärjestelmän hallinnoinnista vastaa Maanmittauslaitos.
Maanmittaustoimistojen arkistoaineisto on (toimitusten osalta) siirretty Maanmittauslaitoksen
keskusarkistoon Jyväskylään vuonna 2005. 65 (http://www.maanmittauslaitos.fi/) Kullakin maanmittaustoimistolla
on asiakaspalvelua ja virkatoimintaa varten mikrofilmikopiot omasta Jyväskylään
siirretystä aineistosta. Toimitusasiakirjojen pysyvä arkistointi tapahtuu edelleen paperimuodossa,
vaikka operatiivinen toiminta hoidetaan sähköisesti. Toimitusaktit arkistoitiin aikaisemmin
kunnittain toimitusnumeron mukaiseen järjestykseen. Nykyisin Jyväskylän keskusarkistoon siirrettävät
asiakirjat sijoitetaan arkistoon saapumisjärjestyksessä. Tietojärjestelmä mahdollistaa asiakirjojen
haun mm. kunnittain, yksiköittäin ja kirjaajittain. Järjestelmässä on jokaisella toimitusasialla
myös sijaintitieto makasiinin, hyllyvaunun ja hyllyn tarkkuudella.
Keskusarkisto tekee tiivistä yhteistyötä naapurinsa Jyväskylän maakunta-arkiston kanssa. Maanmittausaineiston
tutkijapalvelu hoidetaan maakunta-arkistossa.
65 Arkistoaineistot, jotka eivät liity maanmittaustoimituksiin, on tässä yhteydessä siirretty ao. maakunta-arkistoihin.
178