Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Käytetty kirjallisuus
Dictionary of Archival Terminology
International Standard
Dictionary of Archival Terminology. ICA Handbooks Series,
Volume 7. München, New York, London, Paris 1988.
International Standard ISO 15489-1 (2001). Information and
documentation - Records management. Part 1: General.
2.2.3 Elinkaari ja arkistonmuodostus
Elinkaari on jatkumo
Asiakirjan elinkaaren käsite tuli suomalaiseen arkistotoimeen 1980-luvun alussa samaan aikaan,
kun arkistolainsäädäntöä uusittiin. Asiakirjahallinnon tavoin myös elinkaaren käsite on amerikkalaista
perua. Siitä on tullut suomalaisen arkistoajattelun keskeisimpiä elementtejä.
Perinteisessä amerikkalaisessa mallissa asiakirjalla on itse asiassa kaksi elinkaarta. Ensimmäiseen
elinkaareen kuuluu asiakirjan tuottaminen/vastaanottaminen, jakelu, käyttö, säilytys ja hävitys tai
siirto arkistoon. Toinen elinkaari muodostuu toimenpiteistä, joita arkistonhoitaja kohdistaa hänen
hoidettavakseen siirrettyihin, pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. Amerikkalaisilla ”records managereilla”
on sanonta, että toisen vaiheen asiakirjat siirtyvät ”eläkkeelle”, mikä kuvastaa elinkaarten
erilaista arvostusta. On paradoksaalista, että operationaalisen ajankohtaisuutensa menettäneitä,
arkistoon siirrettyjä asiakirjoja ei arvosteta, vaikka niitä säilytetään nimenomaan sen vuoksi, että
niillä katsotaan olevan pysyvää arvoa!
Amerikkalaista elinkaarimallia onkin arvosteltu jo 1980-luvulta lähtien. On sanottu, että malli voi
pahimmillaan pilkkoa asiakirjojen käsittelyn irrallisiin osiin, vaikka elinkaaren eri vaiheilla on ilmeisiä
yhteyksiä toisiinsa. Kanadan ja Australian arkistolaitoksissa on kehitetty malli asiakirjojen
kontinuumista (continuum) eli jatkumosta, jossa asiakirjojen eri käsittelyvaiheet nähdään saman
kokonaisuuden toisiinsa vaikuttavina osina. Tämä on nimenomaan kanadalainen muotoilu jatkumoajattelusta.
Australialainen malli (Frank Upward) on asiaa tutkineen Pekka Henttosen mukaan
huomattavasti teoreettisempi. Mallissa ei viitata mihinkään tiettyyn elinkaaren vaiheeseen tai ammattiryhmään.
Mallissa operoidaan käsiteparien toimija – toiminta ja tallenne – todistusvoimaisuus
avulla. Käsiteparit sijoittuvat nelikenttään, jonka osia ovat synty, taltiointi, systematisointi ja
käytettävissä pitäminen. Australialaisten pyrkimystä asiakirjan kokonaisvaltaiseen tarkasteluun
kuvastaa Henttosen mukaan myös se, että Australiassa on ryhdytty käyttämään alan ammattikunnasta
yleistermiä recordkeeping professionals, joka viittaa sekä asiakirjahallinnossa että päätearkistossa
työskenteleviin.
Yksinkertaistaen voidaan sanoa, että kontinuumiajattelussa hylätään näkemys asiakirjojen lineaarisesta
etenemisestä tiettyjen, toisistaan selkeästi erottuvien vaiheiden kautta historialliseen arkistoon
(tai hävitykseen). Asiakirjat ovat periaatteessa aina ajankohtaisia, ja eri vaiheet limittyvät toisiinsa.
Tuoreella asiakirjalla voi olla tutkimusarvoa ja vastaavasti vanha asiakirja saattaa syystä tai
toisesta tulla jälleen arvokkaaksi organisaation varsinaisen toiminnan kannalta.
21