Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
hoito järjestetään. Tämä edellyttää kirjallisessa muodossa olevia ohjeita. Arkistosäännön asemesta
voidaan puhua asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käsikirjasta tai ohjeistosta. Sen tulisi sisältää
ainakin seuraavat asiat:
• asiakirjahallinnon organisaatio (vastuuhenkilöt, ohjeistuksen ylläpito, valvonta
jne.),
• ohjeet arkistonmuodostuksesta (arkistonmuodostussuunnitelma, joka käsikirjan
liitteenä),
• ohjeet asiakirjojen ja asioiden rekisteröinnistä,
• ohjeet arkiston kuvailusta ja luetteloinnista,
• ohjeet asiakirjojen ja tietoaineistojen hävittämisestä,
• asiakirjojen käyttöä ja lainaamista koskevat ohjeet,
• asiakirjojen säilytysvälineet ja -tilat,
• ohjeet asiakirjojen siirrosta päätearkistoon/arkistolaitokseen,
• asiakirjojen suojelu,
• tietoturvaohjeistus.
Edellä kuvattu ohjeistus palvelee osaltaan hyvän tiedonhallintatavan toteutusta. 38
4.4.4 Organisaatio- ja tehtävämuutosten vaikutukset arkistonmuodostukseen ja
arkistotoimeen
Viranomaisten arkistonmuodostus ei etene tasaisesti. Siihen voi tulla huomattaviakin muutoksia.
Viimeisen viidentoista vuoden aikana valtionhallinnossa on tapahtunut runsaasti organisaatio- ja
tehtävämuutoksia, joilla on ollut vaikutusta myös arkistonmuodostukseen ja arkistotoimeen (esim.
TE-keskusten perustaminen, kihlakuntauudistus).
Eräs muutostekijä liittyy arkistolain sovellettavuuteen. Organisaation status saattaa muuttua julkisesta
yksityiseksi, jolloin arkistolakia ei enää sovelleta kyseiseen organisaatioon. Hyvä esimerkki
tästä on 1960-luvulla perustettu Valtion tietokonekeskus, joka 1990-luvulla muuttui ensin valtion
liikelaitokseksi ja sitten yksityiseksi yritykseksi. Näissä tapauksissa saattaa muodostua ongelmaksi
organisaation “perimä” viranomaistoiminnan aikana syntynyt arkisto. Jos arkiston järjestys on
puutteellinen ja aineisto seulomatonta, yritys ei ymmärrettävästi useinkaan halua panostaa sen
siirtokuntoon saattamiseen. Arkistolaitoksen tulee ottaa vastaan lakkautetun viranomaisen arkisto,
mutta arkiston on periaatteessa oltava järjestyksessä, seulottu ja luetteloitu. Viime kädessä ao.
hallinnonalan ministeriö ratkaisee lakkautetun viranomaisen arkistoon liittyvät kysymykset.
Organisaation statuksen muuttumisesta puhuttaessa on muistettava, että valtion ja kunnan liikelaitokset
kuuluvat arkistolain piiriin. Arkistolaki ei kuitenkaan määrää valtion liikelaitosten arkistoja
siirrettäväksi arkistolaitokseen.
Kun arkistonmuodostajan toiminta lakkaa, perusperiaatteena on arkiston päättäminen. Lakkautetun
arkistonmuodostajan tehtävät siirtyvät yhdelle tai useammalle organisaatiolle, jonka/joiden
haltuun alkaa kertyä uutta arkistoa, joka muodostaa oman kokonaisuutensa.
38 Osa viranomaisista on pelkistänyt arkistonmuodostussuunnitelman äärimmilleen (vain tiedot asiakirjoista ja niiden
säilytysajoista) ja operoi sen ohella täydentävillä ohjeilla (rekisteröinti, julkisuusasiat jne.). Kun käytössä on amstietojärjestelmä,
tällainen erottelu ei ole käytännössä tarpeen. Kaikki tiedot ovat samassa järjestelmässä, josta voidaan
tulostaa eri tarpeita varten erilaisia tulosteita.
90