Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

nan teorioilla on. Ne edustavat kaikki ns. top down -lähestymistapaa, jossa arvonmääritystä ei
kohdisteta (ensisijassa) itse asiakirjoihin vaan niitä tuottaviin organisaatioihin ja/tai funktioihin.
Amerikkalaisen Helen Samuelsin kehittämä dokumentaatiostrategia pyrkii yhteiskunnan suunnitelmalliseen
ja kattavaan dokumentointiin, johon arkistojen lisäksi osallistuisivat mm. kirjastot ja
museot. Yhteisesti sovitaan aiheet, aktiviteetit ja maantieteelliset alueet, joita koskevaa arkistoaineistoa
ja muuta dokumentaatiota kerätään. Mikäli joltain sektorilta puuttuu dokumentaatiota,
arkistonmuodostajien huomio on kiinnitettävä tähän ja ääritapauksissa arkiston (tai muun hankkeeseen
osallistuvan tahon) on tuotettava dokumentaatiota itse. Tietosisällön korostuksessaan
dokumentaatiostrategia liittyy läheisesti amerikkalaiseen seulontaperinteeseen.
Dokumentaatiostrategiaa on kritisoitu dokumentoinnin kohteiden valintakriteerien epämääräisyydestä,
provenienssiperiaatteen sivuuttamisesta sekä arkistonhoitajalle annetusta dokumentointitehtävästä
(dokumentointi merkitsee tulkintaa, mikä on perinteisesti suljettu pois arkistonhoitajan
toimenkuvasta, vrt. Jenkinsonin vaatimus puolueettomuudesta). Kritiikin seurauksena Samuels on
tarkistanut teoriaansa siten, että organisaatioiden ja niiden tehtävien analyysillä on siinä sijansa.
Silti temaattinen lähtökohta on edelleen vallitseva. Dokumentoitavat funktiot valitsee projektiryhmä,
ne eivät nouse esim. yhteiskunnan normeista (lainsäädäntö). Tästä johtuu, että dokumentaatiostrategian
ei katsota soveltuvan viranomaisaineistojen arvonmääritykseen. Yksityisarkistoihin
temaattinen lähestymistapa on sen sijaan sopiva. Dokumentaatiostrategia on lähinnä
teoreettinen malli ja herätteiden antaja, mittavat käytännön sovellukset puuttuvat.
Kanadassa 1990-luvun alussa kehitetty (Terry Cook) makroseulonnan malli, jota kutsutaan myös
hankintastrategiaksi (acquisition strategy), edustaa dokumentaatiostrategian tavoin top down -
lähestymistapaa, mutta poikkeaa siitä muilta osin huomattavasti. Lähtökohtana eivät ole mielivaltaisesti
valitut teemat vaan keskeiset yhteiskunnalliset funktiot, joita viranomaisorganisaatiot toiminnassaan
toteuttavat. Funktioiden ja organisatoristen rakenteiden lisäksi kolmas analyysin kohde
on tapa, jolla kansalaiset ja sosiaaliset ryhmät ovat vuorovaikutuksessa viranomaisten kanssa.
Analyysin avulla paikannetaan organisaatiot, joissa potentiaalisesti on pysyvästi säilytettävää aineistoa.
Tämän jälkeen siirrytään itse aineiston arvonmääritykseen. Se täsmentää top down -
analyysin avulla saavutettua seulontatulosta. Terry Cook on kertonut saaneensa vaikutteita makroseulonnan
malliinsa Hans Boomsin teorioista. Tämä malli on todellisuutta myös käytännössä:
sitä sovelletaan Kanadan Kansallisarkistossa.
Myös Euroopassa makroseulonta on herättänyt kiinnostusta. Seulontaongelmien kanssa kamppaileva
Hollannin arkistolaitos on 1990-luvun alusta lähtien toteuttanut ns. PIVOT-projektia, jossa
arvonmääritys perustuu yhteiskunnallisiin tehtäviin. Lähestymistapaa on rajattu siten, että tarkasteltavana
ovat vain yhteiskunnallisen päätöksenteon ja suunnittelun funktiot. Tämä on johtanut
siihen, että hallintohierarkian ylätasolta säilytetään paljon asiakirjoja, alemmilta tasoilta hyvin vähän.
Kanadalaisesta makroseulonnasta hollantilainen eroaa siinä, että itse asiakirjoihin ei kohdisteta
arvonmääritystä lainkaan. Seulontaratkaisut perustuvat yksinomaan tehtävien analysointiin.
Sveitsissä on kehitelty omaperäinen makroseulonnan malli, jota toteutetaan liittovaltion tasolla.
Seulonnalle on määritelty viisi tavoitetta: 1) turvata kansalaisten oikeudet, velvollisuudet ja etuisuudet,
2) ylläpitää todisteita valtion toiminnasta suhteessa kansalaisiin, 3) turvata jatkuva ja järkiperäinen
hallinnollisten asioiden hoito, 4) turvata tietolähteet demokraattisen yhteiskunnan tulevaisuudelle
ja 5) huolehtia historiankirjoituksen lähteistä.
Sveitsiläisen arvonmäärityksen lähtökohtana on määritellä arkistonmuodostajien toimivalta ja
tehtävät. Toimivallan perusteella arkistonmuodostajat jaetaan kolmeen seulontaluokkaan. A-
kategorian arkistonmuodostajilla on norminantovaltuus ja huomattava rooli yhteiskunnallisessa
suunnittelussa. B-kategorian arkistonmuodostajilla on edellistä pienempi osuus suunnittelussa,
233