Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Arkistonmuodostussuunnitelman tehtävä seulontaesityksenä vakiintui heti niiden käyttöönoton<br />
yhteydessä 1980-luvun alkupuolella.<br />
Suunnitelmaa voidaan hyödyntää arkistonmuodostajan sisäisessä tulokaskoulutuksessa. Suunnitelmasta<br />
saa tiiviin yleiskuvan organisaatiosta, sen tehtävistä ja niiden yhteydessä syntyvistä tietoaineistoista.<br />
Kansallisarkisto on julkaissut arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa, käyttöä ja ylläpitoa koskevan<br />
suosituksen sekä suunnitelman laadintaa koskevan prosessikaavion toimenpideohjeineen<br />
(http://www.narc.fi/ams/; http://www.narc.fi/ams-opas/). Seuraavassa kuvataan prosessin vaiheita.<br />
1) Ensimmäisenä toimenpiteenä on organisaation tehtävien ja toimintaprosessien kartoitus,<br />
jonka pohjaksi on tutustuttava organisaatiota koskevaan lainsäädäntöön ja sisäisiin<br />
toimintaohjeisiin. Prosessikuvauksen periaatteista on olemassa julkisen hallinnon suositus<br />
JHS 152 Prosessien kuvaukset: yleinen rakenne, esitysmuoto ja käsitteet.<br />
Organisaation tehtävät jakaantuvat tukitehtäviin (yleis-, henkilöstö-, talous- ja kiinteistöhallinto)<br />
ja varsinaisiin lakisääteisiin tehtäviin. Varsinkin valtion tehtäväryhmittelyissä yleishallinto<br />
saa arkistonmuodostussuunnitelmissa tunnuksen 0, henkilöstöhallinto tunnuksen 1,<br />
taloushallinto tunnuksen 2 ja kiinteistö- materiaalihallinto tunnuksen 3. 36 Ryhmittelyn toimivuuden<br />
kannalta on syytä pyrkiä siihen, että päätehtäviä on alle kymmenen. Seuraavan<br />
esimerkin Kansallisarkiston (ams) päätehtävistä ryhmät 0–3 kuuluvat tukitehtäviin, ryhmät<br />
4–7 varsinaisiin tehtäviin.<br />
0 Yleiset asiat<br />
1 Henkilöstöhallinto<br />
2 Taloushallinto<br />
3 Kiinteistö- ja materiaalihallinto<br />
4 <strong>Arkistot</strong>oimen kehittäminen ja ohjaus<br />
5 Arkistoaineksen säilyttämisen ja käytettävyyden kehittäminen<br />
6 Tietopalvelu<br />
7 Heraldiset tehtävät<br />
Päätehtävät jakaantuvat alatehtäviin esim. seuraavasti (arkistolaitoksen ams):<br />
10 Henkilöstöpolitiikka ja sen toteuttaminen<br />
100 Henkilöstösuunnittelu<br />
101 Virkajärjestelyt, nimikemuutokset ja virkojen perustaminen<br />
102 Palvelusuhteen ehtoja koskevat yleiset asiat<br />
103 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen<br />
104 Henkilöstörekisteröinti<br />
105 Tilapäisen henkilökunnan ottaminen<br />
11 Palkkauksen määräytyminen ja palkkausjärjestelmä<br />
12 Palkanmaksu<br />
13 Työaika, vuosilomat, poissaolot, virkavapaudet ja sivutoimet<br />
14 Eläke- ja virkaeroasiat<br />
15 Henkilöstökoulutus<br />
16 Työterveyshuolto ja työsuojelu sekä tapaturma-asiat<br />
17 Yhteistoiminta<br />
36 Joissain suunnitelmissa kiinteistö- ja materiaalihallinto on sisällytetty ryhmään 2, taloushallinto.<br />
81
Change language