Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet
Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet esitetään lain 7 §:ssä. Arkistotoimen tehtävänä on
• varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen,
• huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta,
• määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja
• hävittää tarpeeton aineisto.
Käytettävyyden ja säilymisen käsitteitä avataan lain perusteluissa. Niiden mukaan käytettävyyden
varmistaminen käsittää
• rekisteröinnin ja muun kirjaamisen,
• arkistoinnin ja luetteloinnin,
• atk-aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelun.
Asiakirjojen säilyminen puolestaan varmistetaan huolehtimalla siitä, että
• asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä käyttäen,
• asiakirjojen säilytystilat ovat asianmukaiset.
Arkistotoimen tavoitteista laissa säädetään, että arkistotointa on hoidettava siten, että
• se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen
toteutumista,
• yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja otetaan huomioon,
• yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on
varmistettu,
• asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.
Edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon
arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.
Lainkohdan perustelujen mukaan arkistotoimen tavoitteiden saavuttaminen taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella
tavalla edellyttää, että
• arkistotoimen osa-alueet koordinoidaan kokonaisvaltaiseksi asiakirjahallinnoksi
niin, että asiakirjat palvelevat tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa
vaiheissa,
• arkistotoimen ja asiakirjojen pysyvän säilytystarpeen asettamat vaatimukset
otetaan huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa.
27