Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
minen rakenteesta. Semanttisen webin kehittämisellä pyritään antamaan tuki nykyistä monipuolisemmalle
tiedon etsimiselle, datan integroimiselle eri lähteistä sekä automatisoinnille.
4.3.5 Tietokannat
Asiankäsittelyjärjestelmiä on otettu käyttöön virastoissa 1990-luvun alkupuolelta lähtien. Jo ennen
tätä viranomaiset ovat pitkään hyödyntäneet toiminnassaan erilaisia tietokantoja. Tietokanta voidaan
määritellä kokoelmaksi tietoja, jotka liittyvät tiettyyn kohteeseen ja joita yksi tai useampi
tietojärjestelmä käyttää ja päivittää. Perinteinen tietokanta koostuu tietueista ja ne puolestaan tietokentistä.
Nykyään yleisimpiä tietokantoja ovat ns. relaatiotietokannat, joissa tiedot ovat tarkkaan
määritellyissä tauluissa sarakkeisiin ja riveihin strukturoituina. Monipuolinen tiedonhaku ja tietokannan
rakenteellinen joustavuus ovat relaatiotietokannan vahvuuksia. Tietokantojen koko, rakenne
ja käyttötarkoitus vaihtelevat suuresti.
Tietojen kontekstin ja todistusvoimaisuuden varmistaminen on tärkeää myös tietokantojen yhteydessä.
Sähköisiä asiakirjoja ja asiankäsittelyjärjestelmiä varten on olemassa metatietomäärityksiä,
tietokantojen kohdalla tilanne on ongelmallisempi. Tietokannoissa oleva tieto ei ole yhtä “kiinteää”
kuin asiankäsittelyjärjestelmissä, joissa dataa käsitellään dokumenttien tapaan. Tietokannoissa
olevaa tietoa yhdistellään tiettyjen sääntöjen mukaan kulloisiakin tarpeita varten. Jokaisen käyttötilanteen
dokumentoiminen erikseen metadatan avulla ei yleensä ole mahdollista tai mielekästä.
Tietokantoihin tallennettu tieto on usein myös vaihtuvaa: vanhaa tietoa muokataan tai poistetaan,
uutta lisätään. Tämä voi olla ongelmallista tietojen todistusvoimaisuuden kannalta (sekä oikeudellisessa
että tutkimuksellisessa mielessä). Asiaan on periaatteessa kaksi ratkaisua. Tietokannasta
voidaan säilyttää otoksina tietyn ajankohdan tiedot (esim. tiedot vuosittain 1. tammikuuta olleen
tilanteen mukaan). Toisena vaihtoehtona on tallettaa automaattisesti kaikki muutostiedot ns. historiatiedostoon,
jolloin on mahdollistaa tarvittaessa rekonstruoida tietokannan tila haluttuna ajankohtana.
Vaihtoehtoja punnittaessa on otettava huomioon tietokannan luonne. Jos tietokantaa
käytetään rutiininomaiseen asioiden seurantaan, toimeenpanoon tai muuhun vastaavan eikä se
muodosta päätöksenteon pohja-aineistoa ja/tai sisällä tutkimuksellisesti arvokasta tietoa, kumpikaan
em. vaihtoehdoista ei ole tarpeen (jos arkistonmuodostajan toiminnalliset tarpeet eivät sitä
edellytä). Silloin kun on kysymys viranomaisten tietokantojen tai niissä olevien tietojen pysyvästä
säilyttämisestä, otosten ja historiatiedostojen ottamisesta päättää arkistolaitos.
Tietokantojen dokumentointiin voidaan käyttää ns. data dictionary -järjestelmiä. Data dictionary
(tai directory) on automatisoitu työkalu tietojärjestelmiä kuvaavan tiedon kokoamista ja organisointia
varten. Data dictionary sisältää metatietoa käytössä olevista ohjelmista, tietokannan rakenteesta,
tietojen käsittelyprosesseista, käyttäjistä ym. relevanteista metatiedoista. Data dictionary voi
olla erillinen sovellus tai kiinteä osa tietokantaohjelmaa. Mikäli tietokannan tiedot (tai osa niistä)
ovat pysyvästi säilytettäviä, myös data dictionaryn tiedot (tai osa niistä) tulee säilyttää pysyvästi.
Kyseisten järjestelmien suunnittelua varten on olemassa ISO- standardi IRDS (Information Resource
Dictionary System, ISO/IEC 10027).
4.3.6 Tiedonhaku
Sähköisten tietojärjestelmien ja -aineistojen käytettävyydessä lyhyellä aikavälillä on yleensä muokattavuuden
ohella keskeistä tiedonhaun monipuolisuus ja nopeus. Tiedonhakuun on monia teknisiä
ratkaisuja. Vapaassa tekstihaussa ohjelma etsii hakuehdoksi asetetun merkkijonon kaikki
esiintymät tiedostosta. Tietyin teknisin ratkaisuin haku saadaan laajojenkin aineistojen osalta nopeaksi.
Vapaa tekstihaku soveltuu sellaisenaan vain tekstiasiakirjoille, ei esim. kuvamuotoon skan-
76