Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Sijoitettaessa asiakirjoja koteloihin ja muihin säilytysvälineisiin, on huolehdittava, että ne pakataan
täyteen, ei kuitenkaan niin, että asiakirjat vahingoittuvat.
Koteloinnissa ja muussa pakkaamisessa on otettava huomioon asiakirjojen säilytysaika. Mikäli
kysymys on määräajan (alle 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista, ajan ja rahan käyttäminen niiden
kotelointiin ja huolelliseen nimiöintiin ei useinkaan kannata. Asiakirjat voidaan säilyttää jopa
avonippuina hyllyillä, kunhan ne ovat järjestyksessä ja ne pystytään tunnistamaan (tiedot hyllyjen
päädyssä ja nippuihin kiinnitetyt tunnistelaput). Mikäli asiakirjat ovat salassa pidettäviä tai muuten
erityisen tärkeitä, tällainen menettely ei kuitenkaan tule kysymykseen.
Työ monimutkaistuu, jos järjestettävässä aineistossa on runsaasti valokuvia, piirustuksia tai muuta
erityisaineistoa, joka vaatii omat säilytysvälineensä ja jonka yhteys muuhun asiakirja-aineistoon
tulee selvittää. Kyseiset yhteydet tulee dokumentoida, niin että esim. erikseen arkistoidun kartan
yhteys asiakirjaan voidaan todeta. Jos arkistoon kuuluu sähköisiä aineistoja kuten vanhoja magneettinauhakeloja,
tiedossa on yleensä ongelmia. Tärkeää on pyrkiä löytämään tällaista aineistoa
koskeva dokumentaatio. Ongelmatilanteissa voi kääntyä Kansallisarkiston puoleen.
Viimeisenä työnä laaditaan inventointiluettelon pohjalta varsinainen arkistoluettelo (ks. s. 140)
sekä tarvittaessa kuvaillaan arkisto (ks. s. 149).
Järjestelytyön kulku riippuu arkistosta. Jos kysymys on vain “kevyestä” järjestämisestä, aineiston
lopullinen kuntoon saattaminen (järjestyksen tarkistaminen, siistiminen, vaippalehdet, kotelointi)
voi tapahtua jo inventoinnin ensi vaiheessa. Laaja, pahasti sekaisin oleva arkisto kannattaa sitä
vastoin järjestää ensin karkealla tasolla ja tehdä hienosäätö vasta lopuksi.
Työn sujumisen kannalta on järkevää, että hankalat tapaukset, ts. asiakirjat, joiden sijoittaminen
kokonaisuuteen on ongelmallista, jätetään viimeiseksi. Silloin kokonaiskuva arkistosta on selvä ja
asiakirjojen sijoittaminen helpompaa.
Henkilöarkistot
Edellä selostettu kuvaa viranomaisarkistojen järjestämistä. Menettelytavat ovat suurelta osin sovellettavissa
myös järjestöjen, yritysten ja yksityishenkilöiden arkistoihin.
Henkilöarkistojen järjestämisessä on omat erityispiirteensä. Viranomaisten ja järjestöjen arkistoissa
on yleensä aina havaittavissa jokin arkistointisystematiikka, mikä helpottaa järjestämistä. Henkilöarkistojen
järjestys on usein huomattavasti epäsystemaattisempi. Yksityishenkilöiden asiakirjat
eivät myöskään ole niin määrämuotoisia kuin viranomaisten, mistä johtuu, että järjestämisen kannalta
arvokkaat asiakirjojen tunnistetiedot voivat olla puutteellisia.
Arkistonmuodostajaa koskevien tietojen kerääminen kuuluu myös henkilöarkiston järjestämisen
taustatöihin. Painetut elämäkerrat, henkilöhakemistot ja matrikkelit voivat olla siinä avuksi. Usein
myös itse arkistoaineistoon sisältyy arkistonmuodostajaa valaisevia tietoja. Arkistonmuodostajan
tai hänen omaistensa haastattelu voi olla paras keino tietojen saamiseksi.
Arkiston epäjärjestyksen vuoksi henkilöarkiston inventointi joudutaan usein tekemään asiakirja
asiakirjalta. Usein näissä arkistoissa on useamman kuin yhden arkistonmuodostajan kuten puolison
tai vanhempien aineistoja. Ne on rajattava omiksi kokonaisuuksikseen joko laajemman kokonaisuuden
sisällä (sukuarkisto) tai erikseen; tarvittaessa aineisto on palautettava oikeisiin yhteyksiinsä.
Rajanvetoa voidaan joutua tekemään myös ns. taloarkistojen kohdalla: onko ensisijaisesti
138