Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

4.4.2 Arkistonmuodostussuunnitelma
Arkistonmuodostussuunnitelma 34 tuli Suomen hallintoon vuoden 1981 arkistolain edellyttämänä.
Tämänkaltainen asiakirjahallinnon työkalu on kansainvälisesti harvinainen. Vastaavia suunnitelmia
on jonkin verran ollut käytössä Ruotsissa 1960-luvulta lähtien, mutta ne eivät ole viranomaisille
pakollisia.
Myös nykyinen arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitemaa.
Laissa säädetään, että
arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen
säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa
Suunnitelman sisällöstä säädetään niukasti. Minimivaatimusten eli asiakirjojen ja niiden säilytysaikojen
ja -tapojen lisäksi suunnitelmaan on hyödyllistä merkitä muutakin asiakirjojen ja tietojen
säilytykseen, käsittelyyn ja käyttöön liittyvää informaatiota. Kuinka paljon sitä suunnitelmaan
merkitään, riippuu arkistonmuodostajan tarpeista. Mikäli arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään
arkistolaitokselle lähetettävänä säilytysaikaesityksenä (kuten on tavallista), suunnitelmassa
tulee olla tietyt arkistolaitoksen edellyttämät, seulontapäätöksen tekoa helpottavat tiedot (ks. s.
64).
34 Kunnallishallinnossa suunnitelmasta käytetään yleisesti nimitystä arkistointisuunnitelma.
79