Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

natuille asiakirjoille. Kuvatiedostoihin on hakuja varten liitettävä erityinen hakutiedosto. Mikäli
kuvamuotoon tallennetut asiakirjat siirretään OCR (optical character recognition) -tekniikan avulla
sähköisiksi tekstiasiakirjoiksi, silloin myös niihin voidaan kohdistaa tekstihaku.
Vapaa tekstihaku ei yleensä yksin riitä hakukeinoksi sähköisiin asiakirjoihin. Edellä selostettu metatieto
on paitsi todistusvoiman turvaamisen kannalta myös tiedonhaun näkökulmasta tärkeää.
Ulkoiseen metatietoon kuuluvien rekisteritietojen asiaryhmitys (diaarikaava tms.) ja muut elementit
ovat myös keskeisiä, koska ne sitovat haut toimintaan, jonka yhteydessä asiakirjat/tiedot ovat
syntyneet.
Järjestelmissä voidaan käyttää hakumenetelmänä myös asiasanoja, mikä edellyttää sanaston suunnittelua
ja ylläpitoa siten, että hakutulosten kattavuuteen ja täsmällisyyteen voidaan luottaa.
Asiasanoituskaan ei yksinään ole riittävä hakukeino, koska asiakirjallisen tiedon hahmottamisessa
ja haussa on keskeistä yhteys arkistonmuodostajan toimintaan ja tehtäviin, mitä yhteyttä asiasanastolla
ei ole.
Tiedonhakuja voidaan rajata ja täsmentää. Yleisimpiä on ns. Boolen logiikan mukainen toiminto,
jossa hakutermien väliin asetetaan hakua täsmentäviä operaattoreita (ja, tai, ei). Hakutermin katkaisussa
on kysymys siitä, että haun piiriä laajennetaan poistamalla termin loppuosa (esim. katkaistu
hakutermi sala* antaa tulokseksi salat, salainen, salaisuus jne.).
Tiedonhaun uusinta kehitystä edustaa ns. ontologia, jossa pyritään tietojen hakuun semanttisin
keinoin, ts. tietojen löytämiseen merkityksen eikä pelkästään rakenteellisen tunnistuksen avulla.
Tämä liittyy läheisesti ns. semanttisen webin kehittämiseen.
Jos sähköisen tietojärjestelmän tiedot tai osa niistä otetaan pitkäaikaissäilytykseen, säilytysratkaisuna
ovat usein paperi- tai mikrofilmitulosteet. Se merkitsee tiedonhaun hidastumista. Tulosteiden
tietosisältöön ja tietojen tulostusjärjestykseen sekä mahdollisten lisähakemistojen tarpeeseen
on syytä ottaa kantaa jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa.
4.3.7 Tietoturva
Sähköisten tietoaineistojen aktiiviaikaisessa käsittelyssä tietosuoja- ja tietoturvakysymykset ovat
olennaisen tärkeitä, ja niillä on tietysti merkitystä myös pitkäaikaissäilytyksessä. Teknisten ratkaisujen
kuten lokitiedostojen ja toipumisjärjestelmien yms. ohella organisaation toimintatavoilla ja
hallintokulttuurilla on keskeinen vaikutus siihen, miten tietojen suojaamisessa onnistutaan.
Valtiovarainministeriö on julkaissut useita tietoturvaan liittyviä ohjeita ja suosituksia, jotka ovat
saatavilla ministeriön Internet-kotisivulta (http://www.vm.fi/).
77