Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
liittyy, on tavalla tai toisella loppuun käsitelty. 18 Arkistoinnissa asiakirja sijoitetaan arkistonmuodostussuunnitelman
osoittamalle paikalle tiettyyn asiakirjakokonaisuuteen, sarjaan 19 .
Paperiasiakirjojen lisäksi arkistoitaviin asiakirjoihin kuuluvat kaikki muutkin toiminnassa syntyneet
tietoaineistot kuten kartat, piirustukset, elokuvat, äänitteet, valokuvat ja sähköiset tietoaineistot.
Sähköisessä tietojärjestelmässä asiakirjat/tiedot arkistoidaan periaatteessa samojen periaatteiden
mukaisesti. Kun asia on loppuun käsitelty, sille tehdään tarvittavat lopputoimenpiteet (esim. rekisteröintitietoihin
tarpeelliset päätös- ym. merkinnät). Asiakirjoista/tiedoista otetaan mahdollisesti
paperitulosteet pitkäaikaista/pysyvää säilyttämistä varten. Tulostusmenettely ja sen ajankohta
tulee määritellä arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Arkistoinnin tavoitteet
Arkistoinnin tavoitteena on
• tukea arkistonmuodostajan toimintaa: arkistointijärjestelmä helpottaa asioiden
käsittelyä ja tiedonhakua,
• edistää hyvää tiedonhallintatapaa: arkistointijärjestelmä tukee julkisuusperiaatteen
ja luottamuksellisuuden toteumista. Julkinen tieto löytyy helposti;
salassa pidettävät tiedot ovat vain niihin oikeutettujen ulottuvilla.
• edistää taloudellisuutta: asianmukainen arkistointi tukee seulontaa, mikä
tuottaa kustannussäästöjä (tilojen, tarvikkeiden ja työn tarve vähenee) sekä
tiedon nopeaa löytymistä, mikä myös alentaa kustannuksia. Työn ja kustannusten
säästöä tulee myös sitä kautta, että arkisto saa lopullisen rakenteensa
jo aktiiviaikana, jolloin jälkikäteen tehtävään järjestämistyötä ei tarvita.
• turvata asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyminen: asianmukainen arkistointi
varmistaa, että pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat löytyvät
asiakirjojen kokonaisuudesta ja pidetään erillään määräajan kuluttua hävitettävistä
asiakirjoista.
Koska arkisto muodostuu arkistonmuodostajan toimintaan liittyvistä asiakirjoista, siihen ei liitetä
säädöskokoelmia tai muita julkaisuja (ellei julkaisu liity aivan kiinteästi johonkin käsiteltävänä olevaan
asiaan). Arkistonmuodostajan omista julkaisuista tulisi sen sijaan arkistoida yhdet kappaleet,
koska ne ovat syntyneet oman toiminnan tuloksena (ks. s. 123).
Sarjanmuodostus
Kun suunnitellaan asiakirjojen arkistointia on ratkaistava, mitkä asiakirjat liitetään yhteen (ts. millaisia
sarjoja muodostetaan) ja mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat sarjassa sijoitetaan (ts.
mikä on arkistointiperuste). Näihin ratkaisuihin vaikuttavat
18 Voidaan toisaalta kysyä, eikö asiankäsittelyjärjestelmässä olevaa asiakirjaa voi pitää arkistoituna, ennen kuin siihen
liittyvä asia on loppuun käsitelty. Asialla ei ole suurta käytännön merkitystä, koska asiakirja kuuluu joka tapauksessa
heti alusta lähtien arkistotoimen piiriin.
19 Sarjasta on viime aikoina alettu käyttää rinnakkaistermiä ”asiakirjaryhmä” tai vain pelkästään ”ryhmä”.
50