Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
kiinteä ja ilmeinen. Jos taas kysymys on viranomaisen hankkimasta tai tuottamasta toiminnan
tausta-aineistosta tai tietokantaan kootusta havaintoaineistosta (esim. ympäristön tilaa koskevat
tiedot), asiakirjojen tai tietojen yhteys toimintaan ei ole samalla tavoin suoraviivainen kuin hallinnollisessa
päätöksenteossa.
Suomessa on tulkittu asiakirjan käsitettä laajasti. Myös edellä kuvatun kaltaiset aineistot lasketaan
asiakirjoiksi tai asiakirjalliseksi tiedoksi, mikä näkyy siinä, että arkistolaitos on tehnyt niitä koskevia
säilytysaikapäätöksiä. Oleellista on se, että aineistojen kertyminen viranomaiseen johtuu sen lakisääteisistä
tehtävistä ja että aineistolla on todistusarvoa, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että viranomainen
voi tarvita aineistoa perustellakseen toimintansa asianmukaisuutta valvoville viranomaisille
tai ns. suurelle yleisölle.
Hyödyllinen kriteeri mahdollisissa määrittelyongelmissa on laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
(621/1999). Kaikki dokumentit ja tietoaineistot, joihin kyseistä lakia sovelletaan, ovat
myös asiakirjoja/asiakirjallista tietoa.
Arkistot muodostuvat asiakirjoista, mutta eivät mistä tahansa asiakirjoista. Arkiston identiteetti ja
rajat määräytyvät arkistonmuodostajasta käsin. Arkistonmuodostaja on viranomainen, järjestö,
yritys tai muu organisaatio tai yksityishenkilö, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy. Arkiston
asiakirjat muodostavat suhdeverkoston, jonka keskipisteenä on arkistonmuodostaja. Keruutyön
tuloksena syntynyt asiakirjojen kokonaisuus, esim. yksityishenkilön keräämät käsikirjoitukset, ei
ole tässä mielessä arkisto vaan kokoelma.
Arkisto ei ole kokoelma
Arkiston periaatteellinen ero kokoelmaan on selvä. Arkisto on toiminnallinen kokonaisuus, ja se
tulee myös säilyttää omana kokonaisuutena sekoittamatta sitä toisten arkistonmuodostajien aineistoihin.
Tämä ns. provenienssi- eli alkuperäperiaate muotoiltiin Ranskassa 1840-luvulla. Tätä ulkoista
provenienssiperiaatetta täydennettiin Preussin arkistolaitoksessa 1880-luvulla ns. alkuperäisen
järjestyksen periaatteella (tunnetaan myös struktuuriperiaatteen nimellä), jonka mukaan
arkistonmuodostajan asiakirjoilleen antama järjestys tulee säilyttää. Ulkoinen provenienssiperiaate
on täysin vakiintunut arkistotoimen teoreettiseksi perustaksi koko maailmassa, ja myös alkuperäisen
järjestyksen periaate on laajalti hyväksytty, joskin sen toteuttamisessa esiintyy joustavuutta.
Provenienssiperiaatteen merkitys on siinä, että se osaltaan varmistaa asiakirjojen todistusvoiman
sekä auttaa asettamaan yksittäisen asiakirjan sisältämät tiedot laajempiin yhteyksiin.
Elinkaari keskeinen käsite
Kun suunnitellaan organisaation arkistonmuodostusta, keskeinen käsite on asiakirjan elinkaari
(engl. life-cycle). Elinkaaresta on puhuttu suomalaisessa arkistotoimessa amerikkalaisen mallin
mukaan 1980-luvulta lähtien. Käsite liittää arkistotoimen muihin informaatioaloihin. Kaikella tiedolla
on elinkaari, jonka hallinta kuuluu informaatioammattilaisten toimenkuvaan. Asiakirja, tai
asiakirjallinen tieto, käy elinkaarensa aikana läpi monia vaiheita. Arvonmääritys, laatiminen, kirjaaminen
tai muu rekisteröinti, arkistointi, järjestäminen, luettelointi ja kuvailu, hävitys tai siirto
päätearkistoon/arkistolaitokseen kuuluvat (tai voivat kuulua) elinkaaren vaiheisiin. Asiakirjahallinnon
ja arkistotoimen ammattilaisten tehtävänä on tämän prosessin suunnittelu, ohjeistus, käytännön
toteutukseen osallistuminen ja valvonta.
Tärkeimpiä tehtäviä arvonmääritys
Asiakirjallisen tiedon arvonmääritys, johon tiedon säilyttäminen tai hävittäminen perustuu, on
arkistotoimen tärkeimpiä tehtäviä. Arvonmääritys ja siihen perustuva aineiston seulonta on vält-
14