Schackledarens handbok - Sveriges Schackförbund

Schack och organisation37Själva mötetOrdföranden leder mötet. Sekreteraren antecknar under mötet för attkunna skriva ett protokoll. Justeringsmännen för anteckningar så att haneller hon kan verifiera sekreterarens protokoll.Jag förordar snabba och effektiva möten. För att det ska uppnås bör alladeltagare vara förberedda.Mötet börjar med att ordföranden förklarar mötet öppnat, därefter gårhan igenom de punkter som står på dagordningen. Ordföranden ska iförväg ha bestämt om det är han själv eller någon annan som ska varaföredragande för respektive punkt. Att vara föredragande betyder att manredogör för bakgrunden till ärendet. Vill ordföranden att någon annan skavara föredragande bör ordföranden kontakta personen i förväg, eller ocksåkan det vara specificerat på den fasta dagordningen. När varje punkt harkommit till sitt slut bör ordföranden sammanfatta mötets olika ståndpunkteroch om det finns olika förslag till åtgärder lägga fram dessa klart och tydligt.Finns det bara ett förslag säger ordföranden t.ex. ”Kan mötet besluta attkassör Cilla Cillén får i uppgift köpa in tre nya digitalklockor till föreningen?”Mötesdeltagarna svarar då ett tillsynes unisont ”Ja”. Ändå bör ordförandenefteråt fråga: ”Någon däremot?” Mötesdeltagarna svarar då ”Nej” om ingenhar någon avvikande åsikt. Blir det inte ett tydligt utslag bör ordförandenbe om handuppräckning och räkna hur många som är för respektive motförslaget. Om det finns flera olika förslag att rösta på framställer ordförandendet första förslaget och frågar hur många som röstar för det förslaget. Deuppräckta händerna räknas och sedan framställs nästa förslag på sammasätt. Förslaget med flest röster vinner.Mötet bör avslutas med att alla beslutar när nästa möte ska hållas.Att skriva mötesprotokollDen av styrelsen utsedde sekreteraren för protokoll vid styrelsemötena. Undermötet har förslagsvis sekreteraren dagordningen och ett anteckningsblockframför sig. För varje punkt skriver sekreteraren ner det viktigaste som kommerfram. Hur mycket han eller hon antecknar avgörs av vilken typ av protokollsom ska skrivas. Man brukar säga att det finns två varianter av protokoll; detsom fokuserar på vad som beslutades och det rapporterande. I det förstainleds protokollspunkten oftast med ”Mötet beslutade att…” och därefterrakt upp och ner vad som blev beslutat. Det rapporterande protokollethar som ambition att även redogöra för hur diskussionerna fram till beslutetförlöpte. Det som styr vilken variant man ska välja är om protokollet läsesav många utanför styrelsen eller inte. Min erfarenhet är att så oftast inte ärfallet och jag förordar därför ett protokoll med betoning på de beslut som