Schackledarens handbok - Sveriges Schackförbund

50 Schackledarens handbokansvarsområde står de inte ensamma. Blir uppgiften för betungande ska dealltid kunna ringa till ordföranden för att få hjälp med att lösa situationen.Ordföranden är den som sammankallar styrelsen till styrelsemöten. Hanplanerar dagordningen och leder styrelsemötena.KassörKassören har den viktigaste uppgiften i en förening eftersom kassören ärden som har hand om ekonomin. Han eller hon sköter de löpande in- ochutbetalningarna samt har översikt så att budgetkalkylen är i fas under året.Nyckeln till att vara en bra kassör är ordning och reda. Varje inbetalningska noteras och varje form av utbetalning styrkas med ett kvitto. Förslagsvisi en pärm. En god regel är att inga pengar betalas ut om inte ett kvitto elleren räkning fås tillbaka på motsvarande summa. Ett dylikt system förutsätterförstås att medlemmarna har möjlighet att ”ligga ute” med pengar. Allatransaktioner ska föras in kronologiskt i pärmen och märkas med 1, 2, 3…o.s.v. så att revisorerna kan följa räkenskaperna. När väl rutinen är inne förhur bokföringen ska skötas tar det inte mycket tid, men man måste oftastlägga någon timme varje vecka.Idag har de flesta kassörer tillgång till ett datasystem som kan ge översiktöver ekonomin. Det är ett utmärkt hjälpmedel som rekommenderas.För att kunna sköta ekonomin på ett effektivt sätt brukar kassören varafirmatecknare. Varje förening måste ha en firmatecknare för att exempelviskunna öppna ett plusgirokonto. Firmatecknaren är sedan den som harrätt att ta ut pengar från föreningens konto. Min erfarenhet är att det ärbäst om både ordföranden och kassören är firmatecknare i föreningen.Orsaken är att om det någon gång strular med kassören kan ordförandenordna med betalningar. Det är därtill aldrig bra om bara en person harkontroll över ett föreningskonto. En nyvald styrelse bör därför på sitt förstamöte ha med följande beslut:”Mötet beslutade att ordförande Anna Andersson och kassör DavidDavidsson är firmatecknare, var och en för sig.”Den sista delen ”…var och en för sig.” är viktig. Annars måste bådapersonerna närvara när pengar ska tas ut från ett konto. Förutom attsköta den löpande bokföringen, d.v.s. betala räkningar och medlemmarsutlägg, har kassören ansvar för att revisorerna ska kunna göra ett bra jobb.I god tid före årsmötet ska revisorerna ha tillgång till bokföringen. Detbetyder pärmarna med alla kvitton och räkningar samt utskrifter av allatransaktioner som föreningen gjort.