Hent beretningen her (pdf) - Rigsrevisionen

STATUS FOR ØKONOMISERVICECENTERET (ØSC) 35
Rigsrevisionen anbefalede, at ØSC fortsat har fokus på oprydningen i gamle åbentstående
poster.
ØSC har på grund af de konstaterede forhold iværksat en intensivering af dialogen med
kunderne med henblik på at gennemgå den månedlige oversigt over refusioner telefonisk.
ØSC forventer, at initiativet vil sikre, at ØSC løbende har en fuldstændig oversigt over refusionssagerne
og dermed grundlaget for indgivelse af refusionsanmodninger, så kunderne
undgår tab på grund af manglende eller for sen indgivelse af refusionsanmodninger.
Rigsrevisionen finder det ikke tilfredsstillende, at der fortsat i 2011 kunne konstateres tab
af refusioner på trods af de iværksatte initiativer for at forbedre administrationen på området.
Rigsrevisionen finder det ligeledes ikke tilfredsstillende, at der står opført refusionstilgodehavender
i kundernes regnskaber, der burde have været udlignet enten i forbindelse
med modtagelse af den pågældende refusion eller ved tabsafskrivning.
Rigsrevisionen vurderer, at kvaliteten af sagsbehandlingen fortsat bør forbedres.
Regnskabserklæringen
94. ØSC’s kunder modtager månedligt en regnskabserklæring fra ØSC, der bl.a. har til formål
at informere om eventuelle fejl og mangler inden for regnskab og løn, som kunden skal
være opmærksom på. I erklæringen skal ØSC oplyse, om det er kunden eller ØSC, der er
ansvarlig for at følge op på forholdet.
Kunden skal alene forholde sig aktivt til fejl og mangler, der nævnes specifikt i regnskabserklæringens
kommentarfelter. ØSC skal gentage eventuelle fejl og mangler i de månedlige
regnskabserklæringer, indtil fejlene er løst, herunder de forhold, som kunden selv er ansvarlig
for at følge op på.
Det er fortsat den enkelte kunde, der har ansvaret for, at regnskabet er korrekt. Kunden skal
derfor også kvittere for erklæringen og skal i den forbindelse oplyse om sin opfølgning på
eventuelle bemærkninger i erklæringen. Kunden skal i kvitteringen specificere eventuelle
forhold, som kunden mener, at ØSC har ansvaret for at følge op på. Regnskabserklæringen
og kvitteringen udgør således et væsentligt kommunikationsmedie mellem ØSC og kunden.
ØSC tog i 2011 en ny version af regnskabserklæringen i brug, der i højere grad end de tidligere
versioner er systemunderstøttet, og som via en forbedret grafisk brugerflade tydeligere
indikerer problemområder, som kunden og/eller ØSC skal forholde sig til. Desuden har ØSC
i 2011 automatiseret flere af de kontroller, der sikrer, at eventuelt manglende indre sammenhænge
i regnskabet identificeres.
95. Rigsrevisionen har i en stikprøvevis gennemgang af 25 regnskabserklæringer inden for
områderne debitorer og kreditorer konstateret, at ØSC’s udarbejdelse af regnskabserklæringerne
til kunderne i adskillige tilfælde ikke var fyldestgørende.
Rigsrevisionens stikprøve viste bl.a., at der i 7 regnskabserklæringer ikke var oplyst om debitorer
med kreditsaldo. I 9 regnskabserklæringer var omtalen af åbentstående eller forfaldne
kreditorposter ikke fyldestgørende. Fejlene betyder bl.a., at eventuelle gamle poster, der
skal ryddes op i, ikke identificeres, hvilket kan resultere i økonomiske tab for kunden, og at
kreditorer ikke bliver betalt rettidigt.
Rigsrevisionens gennemgang af kundernes kvittering for regnskabserklæringen viste, at kunderne
generelt fulgte op på regnskabserklæringen og brugte kvitteringen til kommunikation
med ØSC. I 20 kvitteringer var der således angivet kommentarer til ØSC’s regnskabserklæring
eller fremsat anmodning om ØSC’s opfølgning. Ofte blev det dog i kvitteringen ikke klart
oplyst, hvilke initiativer kunden havde taget som følge af ØSC’s bemærkninger og spørgsmål
til kunden.