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4 DIRECTIONS FOR USE

Umsetzung/Realisierung

Welche Prozesse und Rollen sind für die Dokumentationserstellung nötig?

Die Hauptkomponenten sind ein effektives Projektmanagement und ein Qualitätsmanagement, das diese

Prozesse überwacht. Beteiligte Prozessschritte und Rollen sind: Marketing, Technische Redaktion, Layout,

Grafik, Qualitätssicherung und Übersetzungsmanagement/Übersetzung. Der letzte Teil im Erstellungsprozess

ist der Druck oder die Auslieferung als Online-Dokumentation. Nachfolgendes Schemabild zeigt – aus Sicht

des Qualitätsmanagements – exemplarisch die fünf Hauptblöcke, welche für die Prozesssteuerung betrachtet

werden sollten.

Aufbauorganisation

Struktur der Unternehmensorganisation

sowie Regelung der

Beziehungen zwischen

den Elementen

(Verantwortungen und

Befugnisse,

Qualitätspolitik etc.)

Ablaufverfahren

Organisation und

Koordinierung der

verschiedenen qualitätsbeeinflussenden

Tätigkeiten

Ressourcen

Bereitstellung von

Mitteln und Personal

Dokumentation

Qualitätsmanagement-

Handbuch

QS-Pläne

Aus Sicht des Projektmanagements durchläuft die Dokumentationserstellung folgende Phasen:

• Planen

Der erste und wichtigste Schritt ist die Planung von Terminen, Ressourcen und Budget. In einem Projektplan

werden alle wichtigen Zeitabschnitte fixiert, um die Dokumentation termingerecht mit der gewünschten

Qualität zu erstellen.

• Recherchieren/Analysieren/Bewerten

Informationen müssen recherchiert/analysiert werden, um festzustellen welche Informationen relevant

sind, um eine benutzergerechte Dokumentation zu erstellen. Die Analyse und das Bewerten der Informationen

werden in Abhängigkeit von der Zielgruppe des Produkts vorgenommen.

• Aufbereiten/Erstellen/Verfassen

Relevante Informationen müssen benutzergerecht aufbereitet werden. Dazu gehört das Erstellen und Verfassen

von strukturiertem Text, der vollständig, richtig und verständlich ist. Hier greifen die vorher

erwähnten Mindestanforderungen an eine Bedienungsanleitung.

• Darstellen/Gestalten/Visualisieren

Informationseinheiten (Text, Grafik, Tabelle, Aufzählung) werden dem Anwender an der von ihm benötigten

Stelle zur Verfügung gestellt. Hier werden Makro- und Mikrotypographie angewendet.

• Korrigieren/Redigieren

Ein wichtiger Bestandteil ist die Qualitätssicherung in einem Dokumentations-Review, welche den Inhalt

und das Aussehen der Dokumentation beurteilt, auswertet und zur Überarbeitung zurückgibt. Die Freigabe

von Bedienungsanleitungen durch kompetente Fachleute des Herstellers kann Produkthaftungsansprüche

auf eine Minimum reduzieren.

• Produzieren/Verteilen/Zugänglich machen

Die geprüfte Dokumentation wird als Print- oder Online-Version publiziert. Weiterhin können produktspezifische

Informationen im Internet zur Verfügung gestellt werden.

• Archivieren/Verwalten/Aktualisieren

Einmal erstellte Daten müssen – je nach Informationsinhalt – ein, drei oder 10 Jahre archiviert werden.

Dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Außerdem muss auf einmal erstellte Daten aus Gründen der Aktualisierung

bzw. Variantenerstellung zurückgegriffen werden können.

Plan

Q-Aufzeichnungen

Protokoll

Review

Durchführung von

Audits

?

Bewertung durch das

Management

Maßnahme

FORUM WARE 32 (2004) NR. 1 - 4

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