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4 DIRECTIONS FOR USE
Umsetzung/Realisierung
Welche Prozesse und Rollen sind für die Dokumentationserstellung nötig?
Die Hauptkomponenten sind ein effektives Projektmanagement und ein Qualitätsmanagement, das diese
Prozesse überwacht. Beteiligte Prozessschritte und Rollen sind: Marketing, Technische Redaktion, Layout,
Grafik, Qualitätssicherung und Übersetzungsmanagement/Übersetzung. Der letzte Teil im Erstellungsprozess
ist der Druck oder die Auslieferung als Online-Dokumentation. Nachfolgendes Schemabild zeigt – aus Sicht
des Qualitätsmanagements – exemplarisch die fünf Hauptblöcke, welche für die Prozesssteuerung betrachtet
werden sollten.
Aufbauorganisation
Struktur der Unternehmensorganisation
sowie Regelung der
Beziehungen zwischen
den Elementen
(Verantwortungen und
Befugnisse,
Qualitätspolitik etc.)
Ablaufverfahren
Organisation und
Koordinierung der
verschiedenen qualitätsbeeinflussenden
Tätigkeiten
Ressourcen
Bereitstellung von
Mitteln und Personal
Dokumentation
Qualitätsmanagement-
Handbuch
QS-Pläne
Aus Sicht des Projektmanagements durchläuft die Dokumentationserstellung folgende Phasen:
• Planen
Der erste und wichtigste Schritt ist die Planung von Terminen, Ressourcen und Budget. In einem Projektplan
werden alle wichtigen Zeitabschnitte fixiert, um die Dokumentation termingerecht mit der gewünschten
Qualität zu erstellen.
• Recherchieren/Analysieren/Bewerten
Informationen müssen recherchiert/analysiert werden, um festzustellen welche Informationen relevant
sind, um eine benutzergerechte Dokumentation zu erstellen. Die Analyse und das Bewerten der Informationen
werden in Abhängigkeit von der Zielgruppe des Produkts vorgenommen.
• Aufbereiten/Erstellen/Verfassen
Relevante Informationen müssen benutzergerecht aufbereitet werden. Dazu gehört das Erstellen und Verfassen
von strukturiertem Text, der vollständig, richtig und verständlich ist. Hier greifen die vorher
erwähnten Mindestanforderungen an eine Bedienungsanleitung.
• Darstellen/Gestalten/Visualisieren
Informationseinheiten (Text, Grafik, Tabelle, Aufzählung) werden dem Anwender an der von ihm benötigten
Stelle zur Verfügung gestellt. Hier werden Makro- und Mikrotypographie angewendet.
• Korrigieren/Redigieren
Ein wichtiger Bestandteil ist die Qualitätssicherung in einem Dokumentations-Review, welche den Inhalt
und das Aussehen der Dokumentation beurteilt, auswertet und zur Überarbeitung zurückgibt. Die Freigabe
von Bedienungsanleitungen durch kompetente Fachleute des Herstellers kann Produkthaftungsansprüche
auf eine Minimum reduzieren.
• Produzieren/Verteilen/Zugänglich machen
Die geprüfte Dokumentation wird als Print- oder Online-Version publiziert. Weiterhin können produktspezifische
Informationen im Internet zur Verfügung gestellt werden.
• Archivieren/Verwalten/Aktualisieren
Einmal erstellte Daten müssen – je nach Informationsinhalt – ein, drei oder 10 Jahre archiviert werden.
Dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Außerdem muss auf einmal erstellte Daten aus Gründen der Aktualisierung
bzw. Variantenerstellung zurückgegriffen werden können.
Plan
Q-Aufzeichnungen
Protokoll
Review
Durchführung von
Audits
?
Bewertung durch das
Management
Maßnahme
FORUM WARE 32 (2004) NR. 1 - 4