Thesis beheer en exploitatie Zoresto - Saxion Hogescholen

De medewerkers van commerciële horecagelegenheden Zoresto zijn erg behouden en gehecht aan de
huidige situatie, het zal daarom een uitdaging zijn hen te enthousiasmeren over een uitbesteding. Dit is
alleen mogelijk wanneer er vertrouwen wordt gekweekt, er goede instrumenten in worden gezet om
draagvlak te creëren en wanneer de medewerkers correct en tijdig voorgelicht worden over de
toekomstplannen met de commerciële horeca.
De laatste activiteit in de planningsfase, is het werven van geschikte externe partijen. Dit kan op een aantal
manieren, bijvoorbeeld middels een aanbesteding (waarop externe partijen zich kunnen inschrijven) of
een marktconsultatie. Uiteindelijk wordt aan de geselecteerde partijen gevraagd een aanbieding te maken,
deze aanbieding dient gebaseerd te zijn op het Programma van Eisen (waarin de wensen, eisen en
leidende prestatie indicatoren zijn opgenomen). De projectgroep zal de aanbiedingen gaan vergelijken, dit
zal resulteren in de keuze voor één externe partij die de beste mix tussen kwaliteit en financiën biedt.
Do, is de uitvoeringsfase.
De eerste stap van de uitvoeringsfase is de gunning van de opdracht aan de geselecteerde externe partij.
Vervolgens zal een afgevaardigde van de Raad van Bestuur om tafel gaan met de externe partij om
kwalitatieve-, financiele- en personele afspraken overeen te komen, hierbij kan gedacht worden aan de
prestatie indicatoren, het percentage winstuitkering, de overgang van personeel en de contractduur.
Er is een volledige overgang van het restauratieve personeel geadviseerd, dit is de constructie waarbij er voor
beide partijen de meeste duidelijkheid is en waarbij de medewerkers het beste weten waar zij aan toe zijn.
Over de kosten voor de overgang van het personeel moet onderhandeld worden met de externe partij, na
de overgang draagt de ziekenhuisgroep geen personele verantwoordelijkheden meer.
De afdeling P&O speelt een belangrijke rol bij het begeleiden van het personeel naar de nieuwe
werkgever, daarnaast kan de afdeling P&O de externe partij gegevens aanleveren over de opbouw van
het personeelsbestand (verhouding man/vrouw, salarisopbouw, pensioenopbouw, et cetera).
Wanneer het contract is overeengekomen en beide partijen weten wat er verwacht wordt en waaraan
voldaan moet worden, kan de daadwerkelijke verandering op de werkvloer worden doorgevoerd. Een
onderdeel hiervan is het ‘knippen’ van het proces uit de organisatie, hierbij moet gedacht worden aan het
beëindigen van contracten met leveranciers, op de hoogte stellen van de afdeling inkoop en F&I, dienst uit
de exploitatie halen, et cetera. Vervolgens kan de externe partij met haar processen, leveranciers,
personeel en leidinggevenden de organisatie binnentreden en de dienst gaan operationaliseren.
Check, is de controlerende fase.
In de controlerende fase wordt het contractbeheer uitgevoerd en wordt gecontroleerd of de
overeengekomen contractafspraken nagekomen worden. Het contractbeheer is in handen van de
productgroepmanager Gastenservice, onder toeziend oog van de facilitair directeur.
In het contract zijn prestatie indicatoren gedefinieerd, deze dienen periodiek gecontroleerd te worden zodat
inzichtelijk is of de externe partij de overeengekomen kwaliteit wel levert.
Act, is de waarborgende en bijsturende fase.
Het is van belang toezicht te houden op het proces, zodat deze gewaarborgd gaat worden en waarnodig
bijgestuurd kan worden. Er dient daarom periodiek (minimaal twee keer per jaar) een
terugkoppelingsgesprek tussen externe partij en contractbeheerder te zijn, waarin vragen kunnen worden
beantwoord, de prestatie kan worden besproken, waardoor een optimale samenwerking ontstaat.
De waarborgende en bijsturende fase herhaalt zich totdat het contract beëindigd wordt.
Thesis beheer en exploitatie Zoresto Nicolien Nusselder 72