Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke ...

10.4.4.1.bProsedur Kerja Pengurusan Biasiswa TPMSemakan Audit mendapati JPSM dan JPbSM tidak mempunyai prosedur kerja yanglengkap untuk pengurusan biasiswa TPM. Ini menyebabkan pengurusan biasiswaTPM tidak dapat diurus dengan teratur. Selain itu, Pejabat PUU tidak mempunyaiprosedur kerja terperinci berkenaan tempoh masa dan kekerapan bagi pengeluarannotis serta surat peringatan.UiTM telah memberi maklumbalas pada 25 Jun 2012 berdasarkansurat daripada Jabatan Audit Negara bertarikh 14 Jun 2012:Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Pengurusan AktivitiBadan Berkanun Persekutuan Tahun 2011 seperti berikut:-Pihak UiTM memohon para 10.4.4.1 -“JPSM dan JPbSM tidakmempunyai prosedur kerja yang lengkap dengan pengurusanbiasiswa TPM. Ini menyebabkan pengurusan biasiswa TPM tidakdapat diurus dengan teratur” digugurkan kerana JPSM tidakterlibat dengan pengurusan biasiswa TPM, hanya melibatkanurusan pelantikan TPM sebagai Pensyarah. JPbSM pula,mempunyai prosedur kerja yang lengkap dan terperincimelibatkan pengurusan biasiswa sepertimana yang telahdilampirkan selepas mesyuarat exit conference pada27 April 2012.10.4.4.1.cSemakan lanjut terhadap 48 fail pemegang biasiswa TPM yang pecah kontrak diPejabat PUU mendapati ia tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.Proses kerja yang tidak lengkap menyebabkan tindakan undang-undang dan susulansukar diambil. Butirannya adalah seperti berikut:Lima fail tiada dokumen asal perjanjian dan surat tawaran.Tiga puluh fail tiada dokumen asal perjanjian.Kesemua 48 fail tiada kertas minit dan senarai semak kandungan.Pada pendapat Audit, UiTM perlu menyediakan garis panduan dan prosedur kerjayang terperinci bagi pengurusan biasiswa TPM. Selain itu, Pejabat PUU perlumenambah baik proses kerja yang sedia ada dan menyediakan senarai semakdokumen terhadap fail individu yang pecah kontrak untuk memudahkan tindakanundang-undang.UiTM memaklumkan proses mendokumenkan proses kerja di unit yang berkaitanakan dilaksanakan meliputi skop aliran kerja, prosedur kerja, tugas dantanggungjawab serta penguatkuasaan dan pemantauan. UiTM juga memaklumkandasar Pejabat PUU tidak memerlukan penyimpanan dokumen asal.PUU dalam proses merangka prosedur kerja yang lengkapmelibatkan urusan mengambil tindakan undang-undang ke atastindakan pecah kontrak.Bagi proses tindakan undang-undang, Jabatan PembangunanSumber Manusia hanya mengemukakan salinan dokumenberkaitan untuk tindakan pihak PUU.4444