Laporan Maklum Balas Daripada Perbendaharaan Malaysia Ke ...

kelulusan Jawatankuasa Eksekutif UiTM.11.4.3.bDokumentasi Spesifikasi SistemSemakan Audit mendapati dokumen spesifikasi bagi Sistem Kewangan Pelajaradalah tidak lengkap dan tidak kemas kini. Dokumen spesifikasi bagi SistemKewangan Pelajar hanya dikemas kini sehingga tahun 2004. Prosedur OperasiStandard (SOP) tidak disediakan kerana tidak ada dokumen Kawalan PerubahanSistem untuk setiap penambahbaikan terhadap sistem. Penambahbaikan hanyadilaksanakan secara berperingkat dan tidak formal serta tidak ada jawatankuasa bagimemantau perubahan terhadap sistem.Masih dalam tindakan.11.4.4.2.a11.4.4.2.b11.4.4.2.c11.4.4.2.d11.4.4.2.eUiTM memaklumkan Pejabat Teknologi Maklumat sedang dalam proses mengemaskini dokumen spesifikasi bagi kesemua sistem termasuk Sistem FAIS yangmerangkumi Sistem Kewangan Pelajar.Analisis tersebut menunjukkan peningkatan ketara dalam bil pelajar tertunggaksejumlah RM703,112 kepada RM716,633 dalam tahun 2010 berbanding RM13,520pada tahun 2008. Bilangan bil tertunggak juga meningkat sebanyak 707 bagi tempohyang sama.Bil pelajar juga dikeluarkan kepada pelajar yang berstatus tidak aktif. Ini disebabkanstatus pelajar dalam Student Information Management System (SIMS) tidakdiselaraskan secara automatik dengan Sistem Kewangan Pelajar.Status penangguhan bayaran bil yang diberikan kepada pelajar yang kurangberkemampuan bagi mengelakkan mereka daripada digugur taraf juga diambil kira.Kelewatan bayaran bil bagi pelajar tajaan terutama pelajar antarabangsa disebabkankeadaan pergolakan politik yang menyukarkan penghantaran bayaran.Kelewatan bayaran oleh pihak penaja disebabkan dokumen perjanjian pelajar tidaklengkap dan tempoh tajaan serta surat tawaran tajaan pelajar tidak dimaklumkankepada Bahagian Pengurusan Kewangan Pelajar.Pelajar yang masih belum menjelaskan bil yuran pengajian pada tahun sebelumnyatidak ditukar kepada status gugur taraf dan bil yuran masih dijana pada tahunberikutnya.Pada sesi Jun-Nov 2012, seramai 1,381 pelajar telah diberi statusGT (Gugurtaraf). Jumlah tunggakan bil pelajar berstatus GT(Gugurtaraf): RM309,204.50. Bahagian Pengurusan KewanganPelajar telah menghantar kertas kerja untuk pertimbangan dankelulusan JKP -Tajuk: Cadangan Menghapuskira Bil Pelajar yangMemohon Berhenti atau Diberhentikan.Sejumlah 15,019 status pelajar telah disemak dan telah siapdikemaskini. Ini penting dalam memastikan bil pelajar yangberstatus TM (Tamat) tidak akan dijana lagi.Seramai 535 pelajar telah diberi penangguhan bayaran yuran(bagi sesi akademik Jun-November 2012) – Mengikut kelulusanJKP 171.Bahagian Pengurusan Kewangan Pelajar telah mengambil inisiatifdengan mengadakan perbincangan dengan pihak penaja.Tujuan perbincangan : Memberi cadangan kepada pihak penajauntuk membuat bayaran yuran pelajar tajaan terus kepadapelajar.Status pelajar yang berstatus -1 (tidak aktif) pada sistem SIMStelah diselaraskan dalam sistem kewangan pelajar. JKP 171 telahmeluluskan pelajar boleh memohon penangguhan bayaran yuranbagi mengelakkan dari digugurtaraf melalui kelulusan atausokongan pegawai khas UiTM yang telah dilantik. Pihak JKP jugameluluskan untuk memberikan penangguhan bayaran yurankepada pelajar tajaan (JKP 175).4848