Årsredovisning 2015 Migrationsverket
%C3%85rsredovisning+2015
%C3%85rsredovisning+2015
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET<br />
FIGUR 133. FÖRFLYTTA ENKLA FRÅGOR FRÅN BEMANNADE TILL<br />
DIGITALA<br />
1 200 000<br />
1 000 000<br />
800 000<br />
lämna in ansökan. VIS-projektet har genomfört huvuduppdraget<br />
med att utveckla det nationella VIS-systemet<br />
och ansluta till det centrala VIS-systemet. VIS har<br />
också införts på de svenska utlandsmyndigheterna<br />
i samtliga delar av världen enligt den centrala utrullningsplanen.<br />
Projektet är därmed avslutat efter 10 års<br />
arbete. De ekonomiska nyttorna finns beskrivna längre<br />
fram i kapitlet.<br />
600 000<br />
400 000<br />
200 000<br />
0<br />
jan feb mars april maj juni juli aug sept<br />
Digitala möten: tjänster för enkla frågor<br />
Bemannade möten: samtal och e-post<br />
För att öka tillgängligheten i telefoni och e-post för de<br />
sökande och för att minska antalet onödiga förfrågningar<br />
integreras kundtjänstens arbete med handläggare<br />
inom operativ verksamhet. Det är genomfört<br />
på de 14 planerade enheterna under <strong>2015</strong> men visst<br />
integreringsarbete återstår. Efter införandet förväntas<br />
<strong>Migrationsverket</strong> ha en ökad kapacitet och flexibilitet<br />
att hantera realtidsefterfrågan.<br />
För ytterligare redogörelse för arbetet med att digitalisera<br />
verksamheten för bättre service till sökande och<br />
andra intressenter, se avsnitt 6. Service och bemötande.<br />
10.5.2 DIGITAL HANDLÄGGNING<br />
I anslutning till de nya webbtjänsterna infördes även<br />
förändringar i handläggningssystemet E3. Där blir det<br />
möjligt att hantera ärenden helt digitalt enligt det<br />
standardiserade arbetsätt som beslutats för digital<br />
handläggning. Ansökningar på papper skannas in och<br />
det innebär att alla nya anknytningsärenden, studerandeärenden<br />
och arbetstillståndsärenden nu fullt ut<br />
handläggs digitalt. E3 kommer att behöva utvecklas<br />
kontinuerligt med anledning av hur verksamheten<br />
förändras och på grund av ny lagstiftning.<br />
Under <strong>2015</strong> har VIS-projektet (Visa Information System)<br />
genomfört utrullningen av VIS-systemet i de sista regionerna<br />
enligt den centrala utrullningsplanen. Under<br />
året har utlandsmyndigheterna i Ryssland, Kina och<br />
Indien startat med VIS. De är de största regionerna för<br />
både ärendevolymer och storlek. I samtliga av dessa<br />
regioner har viseringsansökan samt biometriupptagningen<br />
lagts på extern leverantör. Målet är att de<br />
sökande får en bättre service och fler platser där de kan<br />
okt<br />
nov<br />
dec<br />
Under året har det också införts en ny version av det<br />
system som används för att boka tid för asylutredningar<br />
och fördela ärenden till handläggare och enheter. I<br />
det nya systemet är det snabbare och enklare att boka<br />
en utredning och det innehåller också funktioner som<br />
underlättar bokning och hantering av andra möten.<br />
10.5.3 DIGITALISERING INOM STÖD-<br />
OCH STYRPROCESSER<br />
Videorum har under <strong>2015</strong> tagits i bruk på förvaren<br />
i Gävle, Märsta, Flen och Göteborg där bland annat<br />
förvarsförhandlingar genomförs. För förvaret i Åstorp<br />
planeras motsvarande att installeras i början av 2016.<br />
Domstolen bestämmer om möjligheten till om förhandlingen<br />
kan ske via videolänk. Under <strong>2015</strong> har cirka<br />
80 förvarsförhandlingar genomförts via video vilket<br />
har upplevts som en stor förbättring då det sparat tid,<br />
reskostnader och miljö för samtliga inblandade.<br />
Under <strong>2015</strong> har <strong>Migrationsverket</strong> förberett för den<br />
aktivitetetsrapportering och nya ekonomimodell som<br />
införs 2016. Genom aktivitetsrapporteringen kommer<br />
<strong>Migrationsverket</strong> kunna redovisa vilken tid som läggs<br />
på de olika processerna och bidra till en bättre kostnadsuppskattning<br />
av våra processer. Genom dessa<br />
nya uppföljningsmöjligheter ökar förutsättningarna att<br />
fördela resurserna där de behövs mest.<br />
Under året infördes det elektroniska e-arkivet för långsiktig<br />
digital lagring av arkiverade ärenden och individinformation.<br />
Digital arkivering sker numera automatiskt<br />
enligt fastställda regler. De anger tidsgränser när specificerade<br />
information och handlingar tas bort från centrala<br />
utlänningsdatabasen (CUD) och läggs i e-arkivet. Under<br />
<strong>2015</strong> började inskanning av handlingar och dossierer<br />
från pappersarkivet som sen finns digitalt i en arkivportal.<br />
Till och med december <strong>2015</strong> har 20 600 dossierer<br />
skannats in i e-arkivet och 884 000 ärenden lyfts bort<br />
från CUD till e-arkivet. Projektet e-Arkiv har genomfört<br />
alla förväntade leveranser och håller på att avslutas. <strong>Migrationsverket</strong>s<br />
arkiv innehåller stora mängder material,<br />
uppskattningsvis över sex miljoner dossierer. Vår strategi<br />
är att skanna de dossierer som kommer att efterfrågas<br />
oftast. Målet de närmaste åren är att skanna cirka<br />
139/192
Change language