23.02.2016 Views

Årsredovisning 2015 Migrationsverket

%C3%85rsredovisning+2015

%C3%85rsredovisning+2015

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET<br />

FIGUR 133. FÖRFLYTTA ENKLA FRÅGOR FRÅN BEMANNADE TILL<br />

DIGITALA<br />

1 200 000<br />

1 000 000<br />

800 000<br />

lämna in ansökan. VIS-projektet har genomfört huvuduppdraget<br />

med att utveckla det nationella VIS-systemet<br />

och ansluta till det centrala VIS-systemet. VIS har<br />

också införts på de svenska utlandsmyndigheterna<br />

i samtliga delar av världen enligt den centrala utrullningsplanen.<br />

Projektet är därmed avslutat efter 10 års<br />

arbete. De ekonomiska nyttorna finns beskrivna längre<br />

fram i kapitlet.<br />

600 000<br />

400 000<br />

200 000<br />

0<br />

jan feb mars april maj juni juli aug sept<br />

Digitala möten: tjänster för enkla frågor<br />

Bemannade möten: samtal och e-post<br />

För att öka tillgängligheten i telefoni och e-post för de<br />

sökande och för att minska antalet onödiga förfrågningar<br />

integreras kundtjänstens arbete med handläggare<br />

inom operativ verksamhet. Det är genomfört<br />

på de 14 planerade enheterna under <strong>2015</strong> men visst<br />

integreringsarbete återstår. Efter införandet förväntas<br />

<strong>Migrationsverket</strong> ha en ökad kapacitet och flexibilitet<br />

att hantera realtidsefterfrågan.<br />

För ytterligare redogörelse för arbetet med att digitalisera<br />

verksamheten för bättre service till sökande och<br />

andra intressenter, se avsnitt 6. Service och bemötande.<br />

10.5.2 DIGITAL HANDLÄGGNING<br />

I anslutning till de nya webbtjänsterna infördes även<br />

förändringar i handläggningssystemet E3. Där blir det<br />

möjligt att hantera ärenden helt digitalt enligt det<br />

standardiserade arbetsätt som beslutats för digital<br />

handläggning. Ansökningar på papper skannas in och<br />

det innebär att alla nya anknytningsärenden, studerandeärenden<br />

och arbetstillståndsärenden nu fullt ut<br />

handläggs digitalt. E3 kommer att behöva utvecklas<br />

kontinuerligt med anledning av hur verksamheten<br />

förändras och på grund av ny lagstiftning.<br />

Under <strong>2015</strong> har VIS-projektet (Visa Information System)<br />

genomfört utrullningen av VIS-systemet i de sista regionerna<br />

enligt den centrala utrullningsplanen. Under<br />

året har utlandsmyndigheterna i Ryssland, Kina och<br />

Indien startat med VIS. De är de största regionerna för<br />

både ärendevolymer och storlek. I samtliga av dessa<br />

regioner har viseringsansökan samt biometriupptagningen<br />

lagts på extern leverantör. Målet är att de<br />

sökande får en bättre service och fler platser där de kan<br />

okt<br />

nov<br />

dec<br />

Under året har det också införts en ny version av det<br />

system som används för att boka tid för asylutredningar<br />

och fördela ärenden till handläggare och enheter. I<br />

det nya systemet är det snabbare och enklare att boka<br />

en utredning och det innehåller också funktioner som<br />

underlättar bokning och hantering av andra möten.<br />

10.5.3 DIGITALISERING INOM STÖD-<br />

OCH STYRPROCESSER<br />

Videorum har under <strong>2015</strong> tagits i bruk på förvaren<br />

i Gävle, Märsta, Flen och Göteborg där bland annat<br />

förvarsförhandlingar genomförs. För förvaret i Åstorp<br />

planeras motsvarande att installeras i början av 2016.<br />

Domstolen bestämmer om möjligheten till om förhandlingen<br />

kan ske via videolänk. Under <strong>2015</strong> har cirka<br />

80 förvarsförhandlingar genomförts via video vilket<br />

har upplevts som en stor förbättring då det sparat tid,<br />

reskostnader och miljö för samtliga inblandade.<br />

Under <strong>2015</strong> har <strong>Migrationsverket</strong> förberett för den<br />

aktivitetetsrapportering och nya ekonomimodell som<br />

införs 2016. Genom aktivitetsrapporteringen kommer<br />

<strong>Migrationsverket</strong> kunna redovisa vilken tid som läggs<br />

på de olika processerna och bidra till en bättre kostnadsuppskattning<br />

av våra processer. Genom dessa<br />

nya uppföljningsmöjligheter ökar förutsättningarna att<br />

fördela resurserna där de behövs mest.<br />

Under året infördes det elektroniska e-arkivet för långsiktig<br />

digital lagring av arkiverade ärenden och individinformation.<br />

Digital arkivering sker numera automatiskt<br />

enligt fastställda regler. De anger tidsgränser när specificerade<br />

information och handlingar tas bort från centrala<br />

utlänningsdatabasen (CUD) och läggs i e-arkivet. Under<br />

<strong>2015</strong> började inskanning av handlingar och dossierer<br />

från pappersarkivet som sen finns digitalt i en arkivportal.<br />

Till och med december <strong>2015</strong> har 20 600 dossierer<br />

skannats in i e-arkivet och 884 000 ärenden lyfts bort<br />

från CUD till e-arkivet. Projektet e-Arkiv har genomfört<br />

alla förväntade leveranser och håller på att avslutas. <strong>Migrationsverket</strong>s<br />

arkiv innehåller stora mängder material,<br />

uppskattningsvis över sex miljoner dossierer. Vår strategi<br />

är att skanna de dossierer som kommer att efterfrågas<br />

oftast. Målet de närmaste åren är att skanna cirka<br />

139/192

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!