Årsredovisning 2015 Migrationsverket

Recommendations

Info

KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET FIGUR 133. FÖRFLYTTA ENKLA FRÅGOR FRÅN BEMANNADE TILL DIGITALA 1 200 000 1 000 000 800 000 lämna in ansökan. VIS-projektet har genomfört huvuduppdraget med att utveckla det nationella VIS-systemet och ansluta till det centrala VIS-systemet. VIS har också införts på de svenska utlandsmyndigheterna i samtliga delar av världen enligt den centrala utrullningsplanen. Projektet är därmed avslutat efter 10 års arbete. De ekonomiska nyttorna finns beskrivna längre fram i kapitlet. 600 000 400 000 200 000 0 jan feb mars april maj juni juli aug sept Digitala möten: tjänster för enkla frågor Bemannade möten: samtal och e-post För att öka tillgängligheten i telefoni och e-post för de sökande och för att minska antalet onödiga förfrågningar integreras kundtjänstens arbete med handläggare inom operativ verksamhet. Det är genomfört på de 14 planerade enheterna under 2015 men visst integreringsarbete återstår. Efter införandet förväntas Migrationsverket ha en ökad kapacitet och flexibilitet att hantera realtidsefterfrågan. För ytterligare redogörelse för arbetet med att digitalisera verksamheten för bättre service till sökande och andra intressenter, se avsnitt 6. Service och bemötande. 10.5.2 DIGITAL HANDLÄGGNING I anslutning till de nya webbtjänsterna infördes även förändringar i handläggningssystemet E3. Där blir det möjligt att hantera ärenden helt digitalt enligt det standardiserade arbetsätt som beslutats för digital handläggning. Ansökningar på papper skannas in och det innebär att alla nya anknytningsärenden, studerandeärenden och arbetstillståndsärenden nu fullt ut handläggs digitalt. E3 kommer att behöva utvecklas kontinuerligt med anledning av hur verksamheten förändras och på grund av ny lagstiftning. Under 2015 har VIS-projektet (Visa Information System) genomfört utrullningen av VIS-systemet i de sista regionerna enligt den centrala utrullningsplanen. Under året har utlandsmyndigheterna i Ryssland, Kina och Indien startat med VIS. De är de största regionerna för både ärendevolymer och storlek. I samtliga av dessa regioner har viseringsansökan samt biometriupptagningen lagts på extern leverantör. Målet är att de sökande får en bättre service och fler platser där de kan okt nov dec Under året har det också införts en ny version av det system som används för att boka tid för asylutredningar och fördela ärenden till handläggare och enheter. I det nya systemet är det snabbare och enklare att boka en utredning och det innehåller också funktioner som underlättar bokning och hantering av andra möten. 10.5.3 DIGITALISERING INOM STÖD- OCH STYRPROCESSER Videorum har under 2015 tagits i bruk på förvaren i Gävle, Märsta, Flen och Göteborg där bland annat förvarsförhandlingar genomförs. För förvaret i Åstorp planeras motsvarande att installeras i början av 2016. Domstolen bestämmer om möjligheten till om förhandlingen kan ske via videolänk. Under 2015 har cirka 80 förvarsförhandlingar genomförts via video vilket har upplevts som en stor förbättring då det sparat tid, reskostnader och miljö för samtliga inblandade. Under 2015 har Migrationsverket förberett för den aktivitetetsrapportering och nya ekonomimodell som införs 2016. Genom aktivitetsrapporteringen kommer Migrationsverket kunna redovisa vilken tid som läggs på de olika processerna och bidra till en bättre kostnadsuppskattning av våra processer. Genom dessa nya uppföljningsmöjligheter ökar förutsättningarna att fördela resurserna där de behövs mest. Under året infördes det elektroniska e-arkivet för långsiktig digital lagring av arkiverade ärenden och individinformation. Digital arkivering sker numera automatiskt enligt fastställda regler. De anger tidsgränser när specificerade information och handlingar tas bort från centrala utlänningsdatabasen (CUD) och läggs i e-arkivet. Under 2015 började inskanning av handlingar och dossierer från pappersarkivet som sen finns digitalt i en arkivportal. Till och med december 2015 har 20 600 dossierer skannats in i e-arkivet och 884 000 ärenden lyfts bort från CUD till e-arkivet. Projektet e-Arkiv har genomfört alla förväntade leveranser och håller på att avslutas. Migrationsverkets arkiv innehåller stora mängder material, uppskattningsvis över sex miljoner dossierer. Vår strategi är att skanna de dossierer som kommer att efterfrågas oftast. Målet de närmaste åren är att skanna cirka 139/192
KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET 100 000 dossierer per år. Skanning till e-arkivet kommer att behöva pågå under överskådlig tid men målet är att de allra mest efterfrågade dossiererna är inskannade vid halvårsskiftet 2018. Den ekonomiskanyttan av e-arkivering finns beskriven längre fram i kapitlet. 10.5.4 IT-KOSTNADER FIGUR 134. INHYRD IT-PERSONAL AV TOTAL BEMANNING Inhyrd personal i % av total IT-bemanning Utfall Utfall Utfall 2013 2014 2015 5% 4% 2% Måttet inhyrd IT-personal (årsarbetskraft) som andel av total it-personal visar hur och hur väl IT-avdelningen planerar kompetensförsörjningen. (Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag, ESV 2015:58) En stor andel extern personal medför risker som för hög bemanningsomsättning och onödigt stora kostnader. Migrationsverkets IT-verksamhet räknar med dubbelt så stor kostnad för en inhyrd som en egen anställd och strävar därför efter att hålla nyckeltalet lågt. 10.5.5 KOSTNADSEFFEKTIVITET Statistiken visar att de digitala tjänsterna som vänder sig direkt till sökanden utnyttjas i en allt effektivare takt under året. Det digitala mötet med sökanden i form av webbutbud ökar i förhållande till de bemannade mötena. Däremot kan vi inte se att det digitala stödet bidragit till förbättrad produktivitet. 10.6 ÄRENDEN UTAN MANUELL HANTERING Under 2015 har Migrationsverket kartlagt vilka ärenden som kan handläggas och beslutas automatiserat utan någon manuell hantering. Resultatet visar att en ökad automatisering kan ske i handläggningen av de olika ersättningar som Migrationsverket betalar ut. Ett annat exempel är hanteringen av permanenta uppehållstillstånd till barn som föds i Sverige och vars föräldrar har fått beslut om permanent uppehållstillstånd. Förslagen om ökad automatisering kommer att beaktas och genomföras i de pågående och kommande projekt som utvecklar it-stöd för verkets kärnprocesser. Under året har Migrationsverket även genomfört en utredning av de juridiska förutsättningarna för automatiserade beslut. Resultatet visar att det kan vara möjligt för rutinmässiga beslut av ett givet antal parametrar, som kan besvaras med ett ja eller ett nej. Besluten ska inte ha utrymme för några bedömningar gjord av en människa. 10.7 EKONOMISKA NYTTOR AV UTVECKLINGSINSATSER Migrationsverket konstaterar att flera utvecklingsprojekt leder till effektiviseringar. Exempelvis har digitaliseringen av arkivet frigjort arbetstid för dossierhantering. Ett annat exempel är införandet av det europeiska viseringssystemet (VIS) som beräknas ha stor effekt på asylsökandes vistelsetider och därmed boendekostnader. I tabellen nedan ingår de projekt som resulterat i hemtagning av kostnadsbesparingar eller effektiviseringar under 2015. Kolumnen Sparat anslag visar värdet av undvikna fakturerade kostnader och kolumnen Undvikna kostnader/effektivisering visar ett bedömt värde av den effektivisering som projektet medfört. FIGUR 135. UTVECKLINGSPROJEKT MED BEDÖMDA EKONOMISKA NYTTOR 2015, KRONOR Projekt Elektroniskt arkiv (E-arkiv) 390 600 1.1 Sparat anslag Anslag Kommentar Undvikna kostnader /effektivisering Anslag Kommentar Minskade materialkostnader 6 340 600 1.1 Minskad dossieradministration Visa Information System (VIS) 35 119 000 1.2 Undvikna boendekostnader Digitalisering av tillståndsprocesserna (BBM100) 100 000 1.1 Digital personalportal (Kompassen) 4 630 300 1.1 Minskade kostnader post och transport Sparade rese- och konsultkostnader 7 507 200 1.1 Tidsbesparingar genom webutbildningar, sparad restid Collaborative Interview Project (CIP) 5 930 000 1.2 Undvikna boendekostnader Ärendefördelningssystem (ÄF 2.0) 480 000 1.1 Tidsbesparing bokningar Totalt: 5 120 900 55 376 800 140/192
Page 1 and 2:
FÖRORD Årsredovisning 2015 Migrat
Page 3 and 4:
FÖRORD En insats som går till his
Page 5 and 6:
ÅRSREDOVISNINGENS UNDERTECKNANDE
Page 7:
INNEHÅLL 8 Tillsyn och kontroll 11
Page 10 and 11:
INLEDNING Migrationsverkets nya org
Page 13 and 14:
ATT BEHÖVA SKYDD OCH ATT ÅTERVÄN
Page 15 and 16:
Page 17 and 18:
Page 19 and 20:
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
Page 25 and 26:
Page 27 and 28:
Page 29 and 30:
Page 31 and 32:
Page 33 and 34:
Page 35 and 36:
Page 37 and 38:
Page 39 and 40:
Page 41 and 42:
jan-15 jan-14 jan-13 ATT BEHÖVA SK
Page 43 and 44:
Page 45 and 46:
Page 47 and 48:
Page 49 and 50:
Page 51 and 52:
Page 53 and 54:
Page 55 and 56:
Page 57 and 58:
Page 59 and 60:
Page 61 and 62:
Page 63 and 64:
Page 65:
Page 68 and 69:
ATT KOMMA TILL SVERIGE OCH ATT STAN
Page 70 and 71:
Page 72 and 73:
Page 74 and 75:
Page 76 and 77:
Page 78 and 79:
Page 80 and 81:
Page 82:
Page 86 and 87:
ATT BLI SVENSK MEDBORGARE FIGUR 98.
Page 89 and 90: INTERNATIONELLT ARBETE 5 Internatio
Page 91 and 92: INTERNATIONELLT ARBETE Under 2015 h
Page 93 and 94: INTERNATIONELLT ARBETE ÖVRIGA EU-F
Page 95 and 96: INTERNATIONELLT ARBETE 5.6 UTLANDSM
Page 97 and 98: INTERNATIONELLT ARBETE 5.6.3 STÖD
Page 99: INTERNATIONELLT ARBETE Även EU-kom
Page 102 and 103: SERVICE OCH BEMÖTANDE 6.2 KOSTNADS
Page 104 and 105: SERVICE OCH BEMÖTANDE 6.2.3 SERVIC
Page 107 and 108: RÄTTSLIG KVALITET 7 Rättslig kval
Page 109 and 110: RÄTTSLIG KVALITET Resultaten har g
Page 111 and 112: RÄTTSLIG KVALITET Utredningen visa
Page 113 and 114: RÄTTSLIG KVALITET verkets medarbet
Page 115 and 116: RÄTTSLIG KVALITET 7.3.5 PLAN FÖR
Page 117: RÄTTSLIG KVALITET Resultatet av de
Page 120 and 121: TILLSYN OCH KONTROLL 8.2 MOTVERKA M
Page 122 and 123: TILLSYN OCH KONTROLL FIGUR 115. STA
Page 124 and 125: TILLSYN OCH KONTROLL FIGUR 116. FEL
Page 127 and 128: KOMPETENSFÖRSÖRJNING 9 Kompetensf
Page 129 and 130: KOMPETENSFÖRSÖRJNING i form av ar
Page 131 and 132: KOMPETENSFÖRSÖRJNING samhetssitua
Page 135 and 136: KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET 10 Kost
Page 137 and 138: KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET nien oc
Page 139: KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET 10.4.2
Page 143: KOSTNADSEFFEKTIV VERKSAMHET I novem
Page 146 and 147: EKONOMIN I SAMMANDRAG att hantera d
Page 148 and 149: EKONOMIN I SAMMANDRAG 11.3 UPPFÖLJ
Page 150 and 151: VÄSENTLIGA UPPGIFTER Väsentliga u
Page 152 and 153: BALANSRÄKNING Balansräkning Belop
Page 154 and 155: Anslagsredovisning REDOVISNING MOT
Page 156 and 157: ANSLAGSREDOVISNING REDOVISNING MOT
Page 158 and 159: FINANSIERINGSANALYS Finansieringsan
Page 160 and 161: TILLÄGGSUPPLYSNINGAR OCH NOTER Til
Page 162 and 163: TILLÄGGSUPPLYSNINGAR OCH NOTER UPP
Page 164 and 165: TILLÄGGSUPPLYSNINGAR OCH NOTER NOT
Page 178 and 179: BILAGOR Bilagor FÖRKLARINGAR TILL
Page 180 and 181: BILAGA 1. ASYLANSÖKNINGAR 2015 Med
Page 182 and 183: BILAGA 3. GRUNDER FÖR BEVILJADE F
Page 184 and 185: BILAGA 5. GRUNDER FÖR REGISTRERING
Page 186 and 187: BILAGA 7. GRUNDER FÖR BEVILJADE TI
Page 188 and 189: BILAGA 9. GRUNDER FÖR BEVILJADE F
Page 190 and 191:
BILAGA 11. AVGJORDA MEDBORGARSKAPS
Page 192 and 193:
BILAGOR BILAGA 13. DYGNSKOSTNAD FÖ
Page 194:
BILAGOR www.migrationsverket.se 192
show all

Årsredovisning 2015 Migrationsverket

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?