JB 2012 - Landesrechnungshof des Landes Nordrhein-Westfalen ...

Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen Jahresbericht 2012
Diesen Feststellungen haben die betroffenen Hochschulen durchweg zugestimmt.
Dabei wurde zwar häufig auf die Notwendigkeit der Beachtung von
Vorgaben der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler durch die Vergabestellen
hingewiesen, zugleich aber eingeräumt, dass in diesen Fällen die Dokumentation
verbesserungsbedürftig sei. Der Hinweis auf die alleinige Verantwortlichkeit
der Vergabestellen bei allen übrigen, nichtwissenschaftlichen Beschaffungen
wurde akzeptiert.
18.4 Dauerleistungsverträge
Bei allen geprüften Hochschulen existierten in großem Umfang Dauerleistungsverträge
(z. B. in den Bereichen Bewachung, Energielieferung, Entsorgung, Reinigung,
Wartung), welche üblicherweise zunächst für einen bestimmten Zeitraum
geschlossen wurden, sich danach aber automatisch verlängerten, wenn sie
nicht von einer Vertragspartei fristgerecht gekündigt wurden.
Bei einigen Hochschulen wurden Dauerleistungsverträge vorgefunden, deren
Abschluss zum Zeitpunkt der Prüfung bereits viele Jahre, z. T. sogar Jahrzehnte
zurücklag. Ein Vertragsmanagement, mit dessen Hilfe eine wirksame Überwachung
und Steuerung solcher Verträge möglich ist, wurde nur in Ausnahmefällen
festgestellt und befand sich auch dort erst in der Planung bzw. Einführung.
Die RPÄ haben darauf hingewiesen, dass die langen Laufzeiten der Verträge
ohne zwischenzeitliche Untersuchungen in Bezug auf günstigere Alternativen
nicht sachgerecht seien. Erfahrungsgemäß böten eine Überprüfung und ggf.
Neuvergabe in regelmäßigen Abständen wirtschaftliche Vorteile. Überdies stelle
der Verzicht auf regelmäßige Neuausschreibungen auch eine Einschränkung
des Wettbewerbs dar.
Angesichts der Vielzahl der bei den einzelnen Hochschulen bestehenden Verträge
sei es außerdem erforderlich, ein IT-gestütztes Vertragsmanagement einzurichten,
welches jederzeit einen aktuellen Überblick über alle langfristigen
Vereinbarungen gebe und eine wirtschaftliche Handhabung - beispielsweise bei
der Überwachung von Kündigungsfristen und der Vereinheitlichung oder
Zusammenfassung von bis dahin getrennten Verträgen - erleichtere.
Auch diese Hinweise haben die Hochschulen durchweg akzeptiert. Einige von
ihnen haben inzwischen mitgeteilt, Neuausschreibungen seien bereits erfolgt,
andere haben zugesagt, demnächst Ausschreibungen durchzuführen. Die Neuausschreibung
von Wartungsleistungen bei einer Universität hat bereits zu jährlichen
Einsparungen i. H. v. 113.600 € geführt. Eine andere Hochschule hat mitgeteilt,
sie werde ihre Ausgaben für die Versorgung mit Erdgas durch eine Neuausschreibung
jährlich um etwa 542.000 € senken können.
Die Notwendigkeit eines IT-gestützten Vertragsmanagements haben die Hochschulen
ebenfalls durchweg anerkannt. Einige von ihnen haben zwischenzeitlich
über die Einrichtung entsprechender Systeme oder über konkrete Planungen
berichtet.
MIWF (Epl. 06)
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