Document de référence 2012 - ESI Group

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GOuVErNANCE Du GrOuPE
rapport du Président sur le gouvernement d’entreprise, le contrôle interne et la gestion des risques
Leur rôle est de contrôler la mise en œuvre des procédures qui
permettent d’assurer :
• la qualité du processus commercial : identification des opportunités
commerciales, réseau de distribution, partenariat,
réactivité, évaluation de l’intérêt économique, négociation/
contractualisation et suivi de la rentabilité ;
• la qualité du pilotage des projets : évaluation de la faisabilité
technique, gestion et encadrement des équipes, conformité
avec les cahiers des charges, suivi de la satisfaction client, Sav.
Les directions fonctionnelles (direction administrative et
Financière, Direction des Ressources Humaines, Direction
Juridique…) sont en charge, dans leurs domaines respectifs, de
formaliser les procédures de contrôle interne et d’animer leur
mise en application.
a) La Direction Administrative et Financière
Elle assume la mise en œuvre de la politique de contrôle interne
en terme financier en :
• établissant le mode opératoire du système de contrôle interne ;
• réunissant les responsables des principales fonctions et des
principales entités de la Société afin de passer en revue les
responsabilités et la façon dont le contrôle interne doit être
organisé au niveau des différentes activités.
Sont rattachés à la Direction Administrative et Financière les
services suivants :
• la comptabilité :
La comptabilité est en charge :
– du contrôle de la comptabilisation des opérations,
– de la clôture périodique des états financiers,
– de la consolidation du Groupe,
– de la conformité avec les obligations légales, fiscales et sociales.
Le service comptable est en outre en charge de l’administration
des ventes. Son responsable est en charge de la reconnaissance
du chiffre d’affaires ;
• le contrôle de gestion :
Le contrôle de gestion est en charge :
– de l’établissement et du suivi du budget,
– de l’établissement du reporting périodique,
– du contrôle interne à la fois opérationnel et financier.
• le cash management :
Le cash management est en charge :
– de la gestion de la trésorerie,
– du financement des projets,
– de la couverture des risques de change et de taux.
b) Le département juridique
Son rôle est de prévenir les risques contractuels (contrats commerciaux).
Les procédures de circulation de l’information prévoient
la centralisation de l’ensemble des contrats afin d’assurer une
couverture optimum des risques de litige.
Le département juridique est divisé en deux pôles :
• le pôle juridique corporate dont la mission principale est de
s’assurer du suivi, de la rationalisation et de la veille juridique
corporate ainsi que de la coordination juridique des opérations
des filiales du Groupe ;
• le pôle propriété intellectuelle qui veille à la protection de la
propriété intellectuelle du Groupe (marque, brevet, savoir-faire,
etc.) et prend toute mesure de protection nécessaire (dépôt de
marque, brevet, etc.).
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Le service juridique gère et anticipe les risques de litige par une
revue régulière des contrats et une veille juridique. Sous son
contrôle, la gestion des litiges avérés est confiée à des experts
externes.
3.2.2.1.2.2. Acteurs externes à la société
Commissaires aux comptes
Les commissaires aux comptes, qui certifient la régularité, la
sincérité et l’image fidèle des états financiers en fin d’exercice à
l’attention des actionnaires, peuvent émettre, dans le cadre de
l’audit des comptes, des avis et recommandations sur le contrôle
interne relatif à l’élaboration des informations financières.
Avocats
ESI Group fait appel à des cabinets d’avocats renommés pour la
gestion des litiges et un conseil fiscal. La Société fait également
ponctuellement appel à des spécialistes pour la revue juridique
des rapprochements et des acquisitions complexes.
3.2.2.2. Organisation des procédures de contrôle
interne
Architecture du système de contrôle interne
Le système de contrôle interne chez eSI Group est principalement
basé sur :
• la mise en place d’une base de données commerciale unique
(NCA), clé de voûte de l’organisation et du contrôle interne
pour les ventes ;
• l’existence d’un règlement intérieur et d’un code d’éthique
partagé par l’ensemble du personnel ;
• le suivi des performances de chaque unité opérationnelle à
travers l’analyse du reporting mensuel ;
• la centralisation des informations, notamment comptables et
financières.
Le système d’information
L’amélioration constante du système d’information afin
d’optimiser, fluidifier et sécuriser les processus opérationnels, de
contrôle et le partage des connaissances fait partie des objectifs
stratégiques d’ESI Group.
L’élaboration et le traitement de l’information comptable et
financière, et notamment l’ensemble de la comptabilité générale
et analytique, sont principalement produits à partir du système
de gestion.
Afin de répondre à ses besoins spécifiques, ESI Group a cependant
mis en place divers logiciels spécifiques d’éditeurs reconnus dans
les domaines de :
• la gestion des immobilisations ;
• l’établissement des rapprochements bancaires ;
• l’établissement de la consolidation ;
• la gestion de la paye.
Le système de gestion permet à ESI Group SA de centraliser les
flux financiers en provenance des filiales et des différentes comptabilités.
Néanmoins, pour la plupart, les filiales comptabilisent
leurs propres opérations et s’assurent de la correcte remontée des
informations comptables et financières vers la société mère.