ELStAM – Informationen für Arbeitgeber - Elster

ELStAM – Informationen für Arbeitgeber
2. Anmeldung eines neuen Arbeitnehmers
Seite 15 von 108
© Christiane Grahn, fachliche Steuerung ElsterLohn II, FM NRW
Version:
Stand:
1.1
28.02.2013
Stellt ein Arbeitgeber einen neuen Arbeitnehmer ein, ist er verpflichtet, die ELStAM
seines Arbeitnehmers abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen (§ 39e Absatz 4
Satz 2 EStG), damit er die individuelle monatliche Lohnsteuer berechnen und an das
Finanzamt abführen kann. Dies kann frühestens mit dem Beginn des
Arbeitsverhältnisses erfolgen. Hiermit wird sichergestellt, dass keine Daten abgerufen
werden, obwohl das Arbeitsverhältnis doch nicht begonnen wird. Für vorschüssig
zahlende Arbeitgeber 4 bedeutet dies, dass ggf. für die erste Lohnzahlung, die bereits
abgerechnet wird, bevor das Arbeitsverhältnis tatsächlich begonnen hat, die bekannten
Lohnsteuerabzugsmerkmale zu Grunde gelegt werden müssen. Jeder Arbeitnehmer
kann für einen Zeitraum nur einmal durch ein und denselben Arbeitgeber angemeldet
werden, was dazu führt, dass ein Arbeitgeber jeweils nur einmal die ELStAM erhält.
Anmeldungen durch andere Arbeitgeber (weitere Arbeitsverhältnisse) sind allerdings
möglich.
Es ist nicht notwendig, dass sich der Arbeitnehmer vor Beginn des Arbeitsverhältnisses
beim Finanzamt meldet. Er muss weder den Abruf durch den Arbeitgeber beantragen,
noch benötigt er eine Bescheinigung, die er dem Arbeitgeber vorlegt 5 . Der Abruf erfolgt
allein durch den Arbeitgeber.
2.1. Fehlende IdNr. und Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug
Ohne IdNr. des Arbeitnehmers ist keine Anmeldung in der ELStAM-Datenbank möglich.
Die IdNr. ist das Ordnungskriterium, mit dem der Arbeitnehmer eindeutig identifiziert wird.
Kann für einen Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben werden, erhält er auf Antrag eine
Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vom Finanzamt, die die Funktion der
ehemaligen Lohnsteuerkarte übernimmt und alle wesentlichen Daten enthält (§39e
Absatz 8 EStG). Die Bescheinigung gilt bis zum Ablauf eines Jahres und das
Gültigkeitsende ist neben einer eTin, die der Arbeitgeber auch bei der Übermittlung der
elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu verwenden hat, vermerkt. Der Arbeitgeber
hat die Bescheinigung zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Aufgrund der vorliegenden
Bescheinigung ist der Arbeitgeber für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung vom Abruf
der Daten aus der ELStAM-Datenbank befreit (§ 39e Absatz 8 EStG).
Wird im Laufe des Gültigkeitszeitraums der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eine
IdNr. für den Arbeitnehmer vergeben, ist der Arbeitgeber berechtigt, die ELStAM des
Arbeitnehmers abzurufen. Die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist weder an das
Finanzamt noch an den Arbeitnehmer herauszugeben.
4 siehe auch ELStAM – Hinweise für Arbeitgeber mit vorschüssigen Lohnzahlungen unter www.elster.de
5 Für den Einführungszeitraum 2013 gelten gesonderte Regelungen, siehe unter F.