ELStAM – Informationen für Arbeitgeber - Elster

8. Härtefallregelung
ELStAM – Informationen für Arbeitgeber
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© Christiane Grahn, fachliche Steuerung ElsterLohn II, FM NRW
Version:
Stand:
1.1
28.02.2013
Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind, an dem elektronischen Verfahren teilzunehmen,
weil sie z. B. noch nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen, können einen
sog. Härtefallantrag stellen und sich so vom Abrufverfahren befreien lassen (§ 39e
Absatz 7 EStG). Der Antrag ist jährlich neu zu stellen, da eine Befreiung immer nur für
ein Kalenderjahr gültig ist. Ein Antrag kann frühestens ab dem 01.10. eines
Kalenderjahres für das Folgejahr gestellt werden. Dieser kann auch für das laufende Jahr
rückwirkend bis zum Beginn des Kalenderjahres gestellt werden.
Arbeitgeber, die ausschließlich geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt beschäftigen
und keine maschinelle Lohnabrechnung vornehmen, können von der Teilnahme am
elektronischen Verfahren befreit werden (§ 39e Absatz 7 Satz 2 EStG).
Der Antrag ist beim Betriebsstättenfinanzamt auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck
unter Angabe der Steuernummer der Betriebsstätte zu stellen und vom Arbeitgeber zu
unterschreiben. Dem Antrag ist ein Verzeichnis aller beschäftigten Arbeitnehmer mit der
jeweiligen IdNr. und dem Geburtsdatum beizufügen.
Wenn das Finanzamt dem Antrag stattgibt, meldet es die Arbeitnehmer in der ELStAM-
Datenbank an und übermittelt dem Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer eine
arbeitgeberbezogene Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ausdruck). Diese
Bescheinigung muss als Beleg zum Lohnkonto genommen werden. Alle Änderungen der
Daten des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmer im laufenden Jahr werden dem Arbeitgeber
schriftlich mitgeteilt (§ 39e Absatz 7 Satz 5 EStG). Das Finanzamt übernimmt somit die
Aufgabe eines Datenübermittlers.
Wird im laufenden Jahr, für das die Befreiung gilt, ein neuer Arbeitnehmer eingestellt, ist
dies beim Betriebsstättenfinanzamt unter Angabe der IdNr. und des Geburtsdatums
sowie des Beschäftigungsbeginns schriftlich anzuzeigen. Ebenso ist bei Beendigung
eines Arbeitsverhältnisses der Tag der Beendigung dem Betriebsstättenfinanzamt
unverzüglich schriftlich mitzuteilen (§ 39e Absatz 7 Satz 8 EStG).
Die Befreiung von der Teilnahme am elektronischen Verfahren endet immer zum 31.12.
eines Jahres (vgl. § 39e Absatz 7 Satz 4 EStG). Stellt der Arbeitgeber bis zum
Jahresende keinen erneuten Antrag auf Nichtteilnahme am Abrufverfahren für das
Folgejahr, werden keine Änderungen mehr an diesen übermittelt. Ohne gültigen
Härtefallantrag muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI ermitteln.