Unidad 6, Plan de trabajo y gestión con actores claves - RarePlanet

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Lección 2: Lección: Elaborar un plan de trabajo de campaña usando Miradi Tabla 16: Tareas para la actividad “Organización de una reunión comunitaria” Actividad (tarea) Persona responsable Fecha de inicio Fecha de finalizació n Horas Costo total ¿Qué indica que ha finalizado? Organizar reunión comunitaria Definir la lista de invitaciones Definir agenda Proponer fechas a las partes interesadas principales Encontrar un lugar para el evento y alquilarlo Enviar invitaciones a la lista de invitados Ocuparse de los refrigerios y los rotafolios Hacer reunión comunitaria Coordinador de campaña Coordinador de campaña Coordinador de campaña, LAP Coordinador de campaña Coordinador de campaña Coordinador de campaña Coordinador de campaña Coordinador de campaña 13-abr-09 25-abr-09 25-30 $75 13-abr-09 15-abr-09 5-8 $0 Lista creada 13-abr-09 15-abr-09 5 $0 Agenda acordada 15-abr-09 20-abr-09 5-10 $0 Fechas acordadas 15-abr-09 18-abr-09 10-12 $0 Lugar confirmado y contratado 21-abr-09 21-abr-09 1-5 $25 Invitaciones enviadas 23-abr-09 25-abr-09 5 $150 Preparativos terminados 23-abr-09 25-abr-09 6 $500 Reunión realizada Cada actividad y tarea deben estar bien definidas, de manera tal que: los responsables de implementar la tarea estén identificados; en Miradi, los responsables se identifican con las iniciales, por lo que seguimos esa misma pauta. tengan fechas de inicio y de finalización bien definidas. se puedan calcular el tiempo y los costos necesarios. se puedan evaluar y controlar el progreso y la finalización. En muchos casos, el proceso de división de una actividad en las tareas que la componen es relativamente simple y la gama completa de tareas necesarias se puede identificar 56 | Unidad 6, Plan de trabajo y gestión con actores claves
Lección: Elaborar un plan de trabajo de campaña usando Miradi fácilmente. No obstante, cuando el trabajo es más complejo o es algo nuevo para las personas que trabajan en la campaña Pride, es posible que se conozcan sólo las primeras tareas. Al avanzar, es probable que se deban agregar otras tareas, modificar las existentes o incluso eliminar algunas. El secreto de este proceso está en dividir las actividades en tareas discretas, pero sin ir demasiado lejos. En el ejemplo anterior donde la actividad consistía en hacer una reunión comunitaria, la mayoría de las tareas de la lista se podrían dividir aún más. Las personas que trabajen en la campaña deberán determinar el nivel de detalle indicado para sus necesidades de planificación. Hay que tener cuidado de no incluir demasiados detalles; por ejemplo, si se intenta planificar todo con el nivel de detalle de “poner dos cucharaditas de azúcar en la taza de té de cada participante”, la labor se volvería imposible. Nota: Suele ser útil indicar los vínculos o dependencias (una actividad dependiente es una que no puede empezar hasta que una actividad anterior no esté terminada) entre las actividades y subactividades. Por ejemplo, no se puede distribuir un afiche hasta que no esté impreso. Por lo tanto, si la finalización de la impresión de los afiches estaba programada para el 30 de julio y la distribución para el 1.º de agosto, pero la impresión está demorada, deberá corregir también la fecha de distribución. Afortunadamente, toda la planificación puede hacerse en Miradi, por lo que estará estrechamente vinculada al plan de toda la campaña. Le mostraremos cómo volcar la información de la Tabla X en su archivo de Miradi. Crear tareas y subtareas en Miradi NOTA: En la sección 11 del manual de Miradi se brindan instrucciones detalladas para crear tareas vinculadas a actividades. Aquí se incluye sólo un resumen de los pasos. 1. En la vista “Work Plan” (Plan de trabajo), haga clic en la actividad para la que desea crear una tarea a fin de seleccionarla. 2. Haga clic en el botón “Create” (Crear) y elija “Task” (Tarea) del menú desplegable. 3. Para definir la tarea, complete los campos “Name” (Nombre), “ID” (Identificador) y “Description” (Descripción). La descripción es un buen lugar donde poner información sobre las dependencias, según lo analizado anteriormente. 4. Si lo desea, puede crear subtareas relacionadas con una tarea en particular de la siguiente manera: a. haga clic en la tarea para la que desea crear una subtarea a fin de seleccionarla; b. haga clic en el botón “Create” (Crear) y luego en “Child Task” (Tarea secundaria); c. defina la nueva subtarea como si fuera una tarea común. La nueva tarea aparecerá relacionada con la tarea original. Unidad 6, Plan de trabajo y gestión con actores claves | 57
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