Unidad 6, Plan de trabajo y gestión con actores claves - RarePlanet

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Lección 2: Lección: Elaborar un plan de trabajo de campaña usando Miradi que otra se ocuparía de toda la logística de la herramienta de eliminación de barreras). Pregunta 2. ¿Cómo deben estar involucrados? Una excelente herramienta para responder esta pregunta es el diagrama de RACI. Un diagrama de RACI es “una técnica para identificar áreas funcionales, actividades clave y puntos de decisión en los que existan ambigüedades; pueden sacarse a la luz las diferencias y resolverse a través del trabajo en equipo”. Al realizar una versión preliminar del diagrama de RACI, “los coordinadores pueden participar activamente en el proceso de describir de forma sistemática las actividades que deben realizarse y las decisiones que deben tomarse, y aclarar la responsabilidad que cada persona desempeña en relación con esas actividades y decisiones”. ” 3 RACI, el formato recomendado para las campañas Pride, quiere decir: Responsables, es decir, las personas encargadas de la actividad, los que realizan las acciones. Sólo los responsables de las actividades se incluyen en el plan de trabajo de Miradi (descrito a continuación), porque se deberá asignar su tiempo. También puede asignar responsables de tareas o subtareas en Miradi, pero para el diagrama de RACI, trabajaremos sólo al nivel de las actividades. A cargo, es decir, la persona con la autoridad de aprobar o rechazar tareas. Debe haber una sola persona a cargo de cualquier actividad. Consultados, es decir, las personas involucradas antes de que se apruebe, rechace o implemente la actividad. Debe haber una comunicación bidireccional entre el coordinador de campaña y todas las personas consultadas. Informados, es decir, las personas que deben saber de la actividad. Puede que baste con una comunicación unidireccional del coordinador de campaña a las personas informadas. NOTA: El diagrama de RACI no puede hacerse en Miradi; deberá usar la plantilla de Rare para hacerlo. Sin embargo, los responsables de cada actividad se ingresarán en el plan de trabajo de Miradi. A continuación, se brindan algunas pautas para una implementación exitosa del diagrama de RACI: Definir una cultura positiva en torno a la gestión de actividades. Evitar los controles redundantes, ya que duplican el volumen de trabajo y hacen que las personas se sientan menos responsables de lo que les corresponde. Fomentar el trabajo en equipo, pero evitar el “pensamiento de manada”; se deben buscar las mejores ideas posibles y no las ideas con las que todos estén de acuerdo. 3 http://www.maintenance.org/user_files/1b56b4a1a9402c5fe3e3f82655314e4c/RACI_Approach.pdf 62 | Unidad 6, Plan de trabajo y gestión con actores claves
Lección: Elaborar un plan de trabajo de campaña usando Miradi No siempre esperar un 100% de precisión (y, en la mayoría de los casos, hasta debe evitarse). Elegir Responsables (R) y persona A cargo (A) cercanas a la actividad o que tengan los conocimientos y la experiencia necesarias. No siempre asignar a la persona con más antigüedad, sino a la persona “indicada”. Reconocer el talento del personal con menos experiencia es una excelente manera de lograr que trabajen con dedicación. No obstante, debe asegurarse de que esos miembros del personal no se vean obligados a actuar más allá de su nivel de autoridad. Elegir una sola persona A cargo por actividad. Dar a la persona a cargo la autoridad necesaria para cumplir con sus responsabilidades; no se puede esperar que las cumpla si no hay nada que pueda controlar. Reducir la cantidad de Consultados (C) e Informados (I) hasta quedarse únicamente con los que sean esenciales: el equipo de gestión de campaña debe estar formado sólo por las personas esenciales; se deben establecer las expectativas indicadas sobre la participación. Todas las funciones y responsabilidades deben comunicarse y aceptarse individualmente. Para asegurarse de que se entiendan las expectativas, puede expresarlas muy claramente: “Como Consultado, debe leer las novedades y enviarme sus comentarios en un plazo de una semana”. Al escribir las funciones y responsabilidades, es importante pensar en lo que realmente le gustaría que hagan sus colegas y en maneras de motivarlos. Según cada situación, debe determinar cómo comunicar esta información. Algunas decisiones que deberá tomar son: ¿Se debe comunicar con su gerente o directamente con la persona? ¿Por qué esta persona estaría interesada en ayudar? ¿Es parte de su trabajo? ¿Le pagan más por hacerlo? ¿Su participación le puede valer un ascenso? ¿Qué aprenderá? ¿Cómo puedo hacer que su experiencia sea entretenida y gratificante? Según la experiencia de Rare en campañas anteriores, hay cuatro componentes clave para el éxito de la implementación de una campaña Pride. Unidad 6, Plan de trabajo y gestión con actores claves | 63
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