AMA-Biosiegel-Richtlinie Version 2014 - AMA-Marketing

AMA-BIOSIEGEL-RICHTLINIE
7. DOKUMENTATION
Die Einhaltung der Kriterien und die Nachvollziehbarkeit der Kontrollen gemäß dieser AMA-
Biosiegel-Richtlinie sind durch eine entsprechende Dokumentation zu gewährleisten. Der
Lizenznehmer muss sicherstellen, dass sämtliche für die richtliniengemäße Erzeugnissicherheit,
-legalität und -qualität entscheidenden Unterlagen, Aufzeichnungen und Angaben vorhanden
sind und wirksam gelenkt werden.
Alle in Gebrauch befindlichen Dokumente (inklusive AMA-Biosiegel-Richtlinie) müssen in der
jeweils aktuellen Version vorliegen.
Der Lizenznehmer muss eine interne Anweisung zur Chargenrückholung aufliegen haben.
Diese beinhaltet eine eindeutige Regelung von Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass
betroffene Abnehmer schnellstmöglich informiert werden (Krisenmanagement). Etwaige
Rückholungen sind zu dokumentieren.
Gesperrte Ware, welche nicht mehr für die Abgabe an den Konsumenten geeignet ist, ist
sachgerecht zu kennzeichnen und zu entsorgen. Dieser Vorgang ist zu dokumentieren.
Für den Fall einer Chargenrückholung ist die Telefonnummer der AMA-Marketing, inklusive
Ansprechperson, im Krisenplan zu hinterlegen und diese umgehend zu informieren.
Der Betrieb hat sicherzustellen, dass alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Eigenkontrollsystem
immer auf dem aktuellen Stand und für Dritte nachvollziehbar sind. Im Sinne der
Sorgfalts- und Nachweispflicht sind alle Dokumente grundsätzlich drei Jahre lang aufzubewahren.
Sollten Rechtsvorschriften oder spezielle Anforderungen der AMA-Biosiegel-
Richtlinie andere Fristen vorgeben, sind diese einzuhalten.
Es sind Vorgehensweisen zu implementieren, wie mit Reklamationen (z. B. von Abnehmern,
Konsumenten) umgegangen wird. Die daraufhin eingeleiteten Maßnahmen sind zu dokumentieren.
Diesbezügliche Arbeitsanweisungen haben am Betrieb aufzuliegen.
Geforderte Dokumente müssen nicht immer in Papierform vorliegen, sondern können auch
in elektronischer Form geführt werden. Sie sind jedoch aktuell zu führen und haben auf Verlangen
des Kontrollorganes abruf- und ausdruckbar zu sein.
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