MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

o) Remitir copia de cada carpeta de contrato con todos sus soportes al El ____________
___________________(entidad estatal).
9.3.3. REALIZACIÓN DE PAGOS A NOMBRE Y POR CUENTA
DE EL ______________________(ENTIDAD ESTATAL)
La fiduciaria deberá efectuar los pagos y giros necesarios para su operación, de acuerdo con
las órdenes del El _____________________________(entidad estatal), con cargo a los recursos
entregados.
Para que se efectúen los pagos, El ___________________________(entidad estatal) deberá
remitir a la fiduciaria las respectivas facturas cambiarias, diligenciadas en los formatos que para
tal efecto le suministre la fiduciaria. Cada factura cambiaria será remitida a la fiduciaria por el
representante legal del El ________________________(entidad estatal), acompañada por los
documentos de soporte respectivos.
En relación con el trámite de pagos la fiduciaria tendrá las siguientes obligaciones específicas:
a) Diseñar y elaborar formatos de trámite;
b) Verificar la documentación remitida para el pago para establecer que está completa;
c) Verificar la procedencia del pago desde el punto de vista presupuestal y contractual, y en
especial el cumplimiento de las condiciones para el pago, y
d) Llevar un registro contable sistematizado de los pagos efectuados, de los saldos no
ejecutados y de las fechas en que deben realizarse.
9.3.4. CONTABILIDAD
La fiduciaria deberá llevar una contabilidad detallada de todos los recursos entregados para
administración, de los rendimientos que se produzcan, de los contratos que se celebren, de los
pagos que se ordenen y de los desembolsos que se efectúen.
9.3.5. RENDICIÓN DE CUENTAS
La fiduciaria deberá rendir cuentas al El _________________________(entidad estatal), de
acuerdo con el régimen establecido por la Contraloría (Nacional, distrital, departamental, o
municipal según sea el caso) y los demás organismos de control y la reglamentación expedida
por la Superintendencia Bancaria.
La fiduciaria deberá enviar al fideicomitente diariamente vía fax, el estado de cuenta que
presenten los movimientos efectuados, debidamente discriminados e identificados en forma
consecutiva.
De estos reportes deberá llevar un archivo de originales en forma cronológica y consecutiva.
9.3.6. IMPUESTOS Y DESCUENTOS
La fiduciaria deberá efectuar los pagos a terceros y los reembolsos, ajustándose a los términos y
condiciones establecidos por las normas tributarias aplicables al El_______
______________(entidad estatal), en cuyo nombre y cuenta actúa aquella.