MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

permitan el control y manejo de las operaciones que se deriven de la administración de la
cartera. 5. Radicar los créditos otorgados por El _____________________________(entidad
estatal o el organismo que esta decida para el estudio y aprobación de los créditos que otorgue,
que será el mismo organismo destinado para el efecto) a los beneficiarios de los mismos por
parte de (organismo destinado para el efecto) ________________________ en la base de datos
del fideicomiso. 6. Recibir de los beneficiarios de los créditos del (organismo destinado para el
efecto)______________________ la documentación exigida en el reglamento del (organismo
destinado para el efecto)_______________________ y verificar que la documentación entregada
cumpla con los requisitos exigidos en el reglamento del (organismo destinado para el efecto)
____________________. 7. Realizar los trámites de constitución de las garantías que sean
exigidas en el reglamento del (organismo destinado para el efecto)
_______________________________ para los beneficiarios del mismo (hipoteca). 8. Celebrar a
nombre del fideicomitente, los contratos con abogados para las actividades de constitución de
hipotecas, estudio, títulos, elaboración de minutas y revisión de escrituras y adelantar cobros
judiciales. 9. Elaborar y legalizar los documentos de crédito, según las instrucciones que imparta
El _______________ ________________(entidad estatal) a través del reglamento del (organismo
destinado para el efecto)_______________. La suscripción de los documentos de crédito debe
efectuarse en el sitio de domicilio del solicitante. 10. Desembolsar los créditos aprobados, previa
verificación del cumplimiento de requisitos exigidos. Los desembolsos deben efectuarse en el
sitio del domicilio del solicitante. 11. Recaudo de la cartera. 12. Adelantar las gestiones de
administración y cobro de la cartera, que se definan, para obtener el pago o reintegro de los
créditos en la forma pactada en los correspondientes pagarés (avisos de vencimiento, cobros,
cobros prejurídicos y cobros jurídicos). 13. Conservar con las seguridades requeridas, los
documentos de crédito y de garantía, mientras tengan vigencia los créditos. 14. Llevar
contabilidad separada y discriminada para el manejo de los recursos y de la cartera. 15. Rendir
los informes (periodicidad) contables, financieros, estadísticos y que se determinen en el
contrato dentro de la oportunidad que se fije. 16. Contar con la capacidad administrativa,
operativa y técnica necesaria y dispuesta para la administración y ejecución del contrato. 17.
Efectuar por lo menos una vez cada ________ ( __ ) meses durante la vigencia del contrato una
minuciosa y detallada rendición de cuentas conforme a las instrucciones impartidas por la
Superintendencia Bancaria. 18. Permitir y facilitar la práctica de auditorías que en cualquier
momento se soliciten por parte del fideicomitente o por cualquier otra entidad de inspección y
vigilancia. 20. Administrar de manera independiente los recursos recibidos y los rendimientos
financieros, debiendo constituir una cuenta separada de los recursos propios y de los otros
fideicomisos para el manejo exclusivo de los recursos del fideicomitente, de acuerdo con la
propuesta de inversión. 21. Velar por la debida administración e inversión temporal de los
recursos y dineros materia del contrato. 22. Celebrar los contratos que solicite el fideicomitente
siguiendo sus precisas instrucciones y sujetándose a las disposiciones de la Ley 80 de 1993 y
demás disposiciones legales o reglamentarias contractuales y presupuestales que rigen la
contratación de las entidades oficiales. 23. Vigilar el debido perfeccionamiento, cumplimiento de
los requisitos para la ejecución de los contratos y hacer seguimiento a su debida ejecución. 24.
Efectuar los pagos o giros necesarios para la operación del fideicomiso, de acuerdo a lo
ordenado por el fideicomitente, con cargo a los recursos del contrato. 25. Efectuar
oportunamente, por cuenta del fideicomitente, los pagos necesarios para el cumplimiento de las
obligaciones contractuales y legales. Para que la fiduciaria proceda a efectuar los pagos o giros
el fideicomitente deberá remitir a la FIDUCIARIA las respectivas solicitudes de pago
diligenciadas en los formatos que para tal efecto suministrará la FIDUCIARIA al fideicomitente.
Cada solicitud de pago será remitida a la FIDUCIARIA por el (jefe del organismo destinado para
el efecto) __________ ______________ acompañada de los respectivos soportes. 26. Rendir
cuentas al fideicomitente de acuerdo al régimen establecido por la Contraloría (Nacional,
Departamental, Distrital o Municipal, según sea el caso) por la gerencia financiera o por
cualquier otro organismo de control, al que se deban rendir cuentas. Para tal efecto, el (jefe del
organismo destinado para el efecto) __________________________ informará oportunamente a
la FIDUCIARIA acerca de los procedimientos y el plazo para la rendición de cuentas respectivas.