Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Gestão eletrônica de documentos - GEDGestão eletrônica de documentos - GEDAutoresAna Paula Montagner 1 , Monica Rovigati 2 , Cristina Correia Dias Barbieri 3 , Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva 4 , Enzo GomesBeato 5 , Rosimeire Isabel Vicentim 6 , Simone Malfatti Ganade Ide 7 , Sérgio Luiz Sabino Junior 8 , Monica Line Kruze Baggio 9 ,Victoria Jenny Gallegos Orbe de Souza Campos 10 , Andressa Cristina Piconi 11 .Contato:1 ana.montagner@reitoria.unicamp.br,2 monica@fca.unicamp.br,3 crisb@unicamp.br,4 fabiorps@unicamp.br,5 enzo.beato@fca.unicamp.br,6 rosimeire@feq.unicamp.br,7 simone@fef.unicamp.br,8 sergio@pg.unicamp.br,9 mbaggio@ccuec.unicamp.br, 10 victoria@ccuec.unicamp.br, 11 andressa@unicamp.br.100IntroduçãoA PRDU e a AFPU, juntamente com a equipe GEPRO e o Grupo de Trabalho QUALIFICA, com o propósito deinstrumentar as lideranças de equipe para a implantação de melhorias nos processos administrativos da Universidade, vemoferecendo a oportunidade de treinamento e capacitação por meio do Programa de Desenvolvimento Gerencial e do Cursode Formação em Gestão por Processos.Entendendo a importância desse processo, a FEF e a FEAGRI propuseram o projeto “Gestão Eletrônica de Documentos -GED” quando do oferecimento da primeira turma de Capacitação em Gestão por Processos, o qual foi escolhido para seracompanhado pela Equipe GEPRO em oficina realizada em 13/09/2006. Às Unidades proponentes juntou-se o SIARQ –Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp, com o intento de que o sistema a ser implantado se tornasse viável àmigração para o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) de caráter corporativo, cujaconcepção e estrutura estão a cargo do SIARQ/CCUEC. Esta parceria agregou valor aos trabalhos desenvolvidos,considerando a competência técnica do SIARQ no tema abordado. É oportuno referenciar, ainda, que a proposta de adesãodessas Unidades à busca de ações que possibilitassem um aprimoramento em seus processos administrativos, se associavaaos objetivos estratégicos traçados em seus Planejamentos.Nesse sentido, o Projeto GED foi concebido com o objetivo de aumentar a eficiência, a qualidade e a confiabilidade natramitação de documentos avulsos 4 , reduzindo tempo e custos e promovendo a satisfação do profissional e dos usuários dosserviços. A principal justificativa para a proposição do projeto se fundamentava no fato de que os documentos avulsosgerados tanto interna quanto externamente à Universidade, tramitavam de diferentes formas, de acordo com a cultura e osprocedimentos adotados em cada Unidade ou Órgão, predominando, até então, os registros manuais, na maioria das vezesobsoletos e suscetíveis a muitas falhas devido especialmente à falta de padronização.O desenvolvimento do Projeto GED culminou na implantação do SIGAD, tendo como resultados principais a confiabilidadedas informações, a não duplicação de controles, a adoção de procedimentos uniformes, assim como a existência de históricodo andamento, a agilidade operacional e a visibilidade da informação, objetivos iniciais do projeto. Além disso, outroresultado importante decorrente da execução do projeto foi a possibilidade de atuação dos profissionais envolvidos em umaequipe interunidades, o que estimulou o desenvolvimento pessoal dos integrantes do grupo e conferiu o necessário caráterinstitucional ao projeto.ObjetivoO objetivo geral do projeto consiste na revisão do processo de registro e tramitação de documentos, para implantar umSistema de Gestão Eletrônica de Documentos. Projeto desenvolvido em 2006/2007.Metodologia GEPROEntendendo ser o Planejamento Estratégico um importante instrumento de gestão, tornou-se imprescindível a associaçãoentre as questões e objetivos estratégicos dos Planes das Unidades envolvidas ao objetivo do projeto proposto.Um Contrato de Trabalho foi elaborado e firmado sendo estabelecidos os objetivos e as fronteiras dos processos. Paraentender o funcionamento das Unidades, e também localizar os processos críticos, seus fornecedores e clientes, fez-seimportante a aplicação da ferramenta Mapa de Relacionamento.Na etapa de análise foram desenhados, com o auxílio dos agentes de melhoria e colaboradores táticos, os Mapas dosprocessos atuais e suas respectivas Planilhas de Atividades; foram identificadas as Desconexões e estabelecidas as Matrizesde Risco para cada processo tratado. Vale ressaltar que o processo de “Tramitação de documentos e correspondênciasrecebidas pela Unidade” ocorria de forma muito distinta na FEAGRI e na FEF, o que levou a equipe a desenhar mapasseparados para seu estudo.Com o propósito de promover a participação da comunidade, em especial dos envolvidos nos processos, foram realizadasReuniões na FEF e na FEAGRI para apresentar o projeto e elucidar dúvidas, assim como para aplicar o VOC. Além doquestionário buscando registrar as opiniões dos usuários, foi elaborada uma planilha para Coleta de Dados quanto ao trâmite4É o documento que não está compreendido dentro de um processo ou expediente (SIGAD/UNICAMP, 2006, p. 6)