Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Definição e controle de prazos de aquisição de materiaisDefinição e controle de prazos de aquisição de materiaisAutoresHector Allen Ishii, Loise Franco de Camargo, Marcelo C. G. Albieri, Talita de Almeida Mendes, Jacqueline Vitta Villalba,Edna Ap. Rubio Coloma, Nelma A. MonticelliIntroduçãoEm 2003, a Unicamp definiu como meta estratégica para a área administrativa a adoção de gestão por processos, criando ametodologia “Gestão por Processos” (GEPRO). Alinhado ao planejamento estratégico da Universidade, o projeto“Definição e Controle de Prazos de Aquisição de Materiais” visa à redução e definição dos prazos de conclusão dasaquisições de acordo com as diferentes modalidades de compra definidas pela legislação vigente. A definição dos prazospara conclusão das aquisições dos diferentes tipos de compra possibilitará um melhor planejamento por parte do clienteinterno para realizar suas solicitações em tempo hábil para atender às suas necessidades, atingindo assim nosso objetivo deatendimento às áreas-fim da Universidade.ObjetivoRevisar o processo de aquisição de materiais solicitados eletronicamente através do Sistema Unibec pelas Unidades/Órgãosda Unicamp, de forma a reduzir e definir os prazos de conclusão das aquisições para cada tipo e modalidade de compra, econtrolá-los a fim de garantir o atendimento ao cliente conforme os parâmetros determinados. Projeto desenvolvido em2011/2012.Metodologia GEPROO projeto foi desenvolvido utilizando ferramentas amplamente difundidas, incorporadas na metodologia GEPRO, comoPDSA, VOC, fluxograma, 5W2H, mapa de relacionamento, sistema de medição, entre outras. Essas ferramentas foramempregadas no tratamento dos dados atuais de desempenho, contando com a participação de órgãos colaboradores doprocesso de compra.ResultadosAlém dos resultados referentes aos prazos de compras, também foi possível avaliar que aumentou o número de comprasrealizadas eletronicamente através da BEC/SP, que é uma meta inserida nas propostas de melhoria do Plano de Ação. Alémdas melhorias mencionadas, outras vantagens foram obtidas relacionadas à simplificação de procedimentos, economia,grande leque de fornecedores, segurança quanto a fraudes, transparência etc.ConclusãoO projeto possibilitou um melhor entendimento de todo o processo de trabalho da UNIBEC através de seu mapeamento, queinclui todos os fluxos e procedimentos realizados. Este rico material torna todo o conhecimento da área e seus métodosacessíveis a qualquer pessoa, tanto para análise dos procedimentos atuais quanto para treinamento de novos funcionários,além de tornar clara a existência de outros pontos a serem trabalhados e melhorados, em futuros projetos, além da definiçãoe controle dos prazos de compra.118