Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Otimização do atendimento à imprensaProjeto TatáCom a aplicação da metodologia GEPRO, implantou-se no setor de atendimento à imprensa uma ferramenta tecnológicaque permite o uso compartilhado pelos profissionais envolvidos, um dos benefícios com essa implantação foi o acesso aosencaminhamentos dados às solicitações da imprensa, permissão controlada aos profissionais da área para acesso aoscontatos às fontes de informação e possibilidade de levantar indicadores periodicamente. Além disso, a rapidez nalocalização dos contatos, por meio da busca que o software permite, diminuiu consideravelmente o tempo de retorno a essesclientes. Estamos trabalhando indicadores que possam comprovar formalmente o dado.Outros frutos do GEPRO: novo processo de trabalho no departamento, criação da sala multimídia, que permitirá às fontesinternas de informação dar entrevistas ao vivo via telefone, rádio e internet. O espaço também será utilizado para produçãode imagens utilizadas nas publicações da Ascom.Derivou ainda do projeto a ação de aproximação maior entre as fontes de informação por meio de carta enviadasemanalmente, anexada ao Jornal da Unicamp, cujas publicações tragam pesquisas que são divulgadas por esse meio,informando e esclarecendo aos pesquisadores citados na edição da semana sobre os trabalhos desenvolvidos pelo setor deatendimento. Pesquisas VOC serão realizadas periodicamente com os clientes internos e externos para se acompanhar aqualidade desses serviços prestados.ConclusãoTrata-se de um projeto muito importante, considerando que os resultados abrangeram todos os stakeholders envolvidos: osclientes internos que estão mais próximos dos serviços prestados pelo setor de Atendimento à Imprensa da Ascom, osprofissionais da mídia em geral, que opinaram e contribuíram para as tomadas de decisões e principalmente no novoprocesso de trabalho adotado a partir da aplicação das ferramentas. Por observação já é notável que os trabalhos fluem commaior rapidez e a interação entre os funcionários ficou maior, considerando apenas a implantação do sistema informatizadoe o novo processo de trabalho. Os indicadores futuros serão utilizados para fundamentar essa observação.Interessante observar que toda essa concepção pode ser adotada por outras unidades, que disponham de assessoria deimprensa, visto que se trata de procedimentos padronizados e que visam objetivo comum: o atendimento com qualidade,eficaz e eficiente aos clientes internos e externos.45