Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

PED – Programa de estágio docentePED – Programa de estágio docenteAutoresMyrian Cristina de Freitas Lorenzetti; Vivien Helena de Souza Ruiz; Magali Lopes da Silva; Cláudio Pereira Platero,Profa. Drª Rosana Baeninger, Maria Regina Nucci, Mônica L. Kruze BaggioContato: myrian.lorenzetti@reitoria.unicamp.brIntroduçãoO Programa de Estágio Docente é um programa da Unicamp, que promove a experiência docente a pós-graduandos. OPrograma atende à obrigatoriedade de experiência docente para bolsistas CAPES regulamentada pela Portaria 76/2010 -CAPES, e alinha-se com o PLANES/Unicamp (2007-2010) dentro da área de Ensino. O programa envolve etapas como ogerenciamento de cotas de bolsa, matrícula e registro do estágio no Histórico Escolar do estagiário, pagamento de bolsas,atribuição de notas e frequência, elaboração e análise de projetos e relatórios dos estágios, e emissão de Certificado deParticipação; abrange cerca de 11.101 pós-graduandos, uma diversidade de professores e funcionários da Unicamp, 22Unidades de Ensino e Pesquisa, além de INOVA, COTUCA e CEL. A participação ao longo dos anos, passou de 1149estagiários em 2009, para 1699 em 2012. O estágio pode ser voluntário ou remunerado e conta com uma verba destinada aopagamento de bolsas de aproximadamente R$ 3 milhões em 2011, sendo de R$ 1,2 milhão no 1º semestre de 2012Esse projeto foi vencedor do Prêmio PAEPE na Comissão local das Pró-reitorias e na Comissão Geral da Unicamp em2012.ObjetivoPromover a sistematização mais clara e consistente dos procedimentos do Programa de Estágio Docente – PED. Reduzir onúmero de alterações nos projetos de estágio ao longo do semestre. Compatibilizar o calendário acadêmico da universidadecom o do Programa. Conscientizar as unidades de ensino sobre a importância das etapas de implementação do processo eseu acompanhamento. Melhorar a comunicação entre as áreas/órgãos envolvidos no programa, reduzindo a divergência deinformações. Garantir o pagamento de bolsas e a certificação dos estágios de maneira adequada. Projeto desenvolvido em2011/2012.Metodologia GEPROAtravés da ferramenta Mapa de Relacionamento dividiu-se o PED em 7 Processos, sendo um deles dividido em mais 4 subprocessos,sobre os quais foram desenhados os Fluxos de Processo. Analisando os Fluxos foram elaboradas as Planilhas deDesconexão, estas foram analisadas e avaliadas das quais sugeriram propostas de mudanças e o Plano de Ação (5W2H).Aplicando 3 Ciclos de Melhoria PDSA, foram confeccionados os gráficos de Pareto, e identificados os diversos tipos dealteração e as que ocorrem com maior frequência. Foi aplicado um VOC com os responsáveis pela atividade nas unidades e,posteriormente, um Brainstorming de cujas metodologias foram identificadas as causas das alterações, demonstrado noDiagrama de Causa Efeito.ResultadosDe 47 ações propostas, 27 foram implementadas, de 32 desconexões, 18 foram solucionadas, e de 146 etapas, 4 forameliminadas. Eliminação de 2 etapas relacionadas à troca desnecessária de emails com dados imprecisos e posteriorretrabalho. Inserção automática dos dados dos estagiários no sistema acadêmico DAC para vincular o PED na disciplina degraduação e matricular na disciplina da pós-graduação de forma muito rápida e com dados confiáveis. Inserção deconsistências dos dados na Intranet da PRPG, baseadas nos dados do sistema acadêmico da DAC para validar asinformações inseridas no sistema. Inclusão da data de Período de Estágio na planilha de dados do PED para a DAC,garantindo a emissão correta dos Certificados em função do tempo de participação no estágio. Gerar eletronicamente osTermos de Compromisso (Anexos I e II) reduzindo o tempo de verificação dos documentos e eliminando correções.Definição de regras claras sobre as implicações para as unidades quanto aos relatórios aprovados com ressalva, reprovadosou não enviados a fim de esclarecer as dúvidas das unidades e padronizar as informações. Entre outros.ConclusãoDesenvolver este projeto nos possibilitou repensar procedimentos práticos e efetivos do encaminhamento cotidiano dastarefas do PED, como o Novo Processo totalmente informatizado. Destacamos também o entusiasmo com que o projeto foirecebido causando satisfação naqueles que trabalham com o processo em seu cotidiano, despertando a disposição emcontribuírem com esta melhoria, além das manifestações de apoio e incentivo, tornando possíveis os avanços até o momentoe nos dando condições de seguir planejando e executando melhorias com a participação direta e efetiva daqueles que ooperam cotidianamente.52