Organização <strong>de</strong> documentos arquivísticosOrganização <strong>de</strong> documentos arquivísticosAutoresCirlene Domingues, Janaína Andiara dos Santos Rafaela Augusta <strong>de</strong> Almeida, Neire do Rossio Martins, Cristina CorreiaDias Barbieri, Victoria Jenny Gallegos Orbe <strong>de</strong> Souza Campos, Cirlene Aparecida VenturiniContato: janainas@unicamp.brIntroduçãoO Manual Técnico <strong>de</strong> Organização <strong>de</strong> Arquivos Correntes e Intermediários, publicado pela equipe do ArquivoCentral/SIARQ em 2005, contempla, <strong>de</strong>ntre outros processos <strong>de</strong> gestão documental, o <strong>de</strong> Organização <strong>de</strong> documentosarquivísticos em fase corrente e intermediária, e é <strong>de</strong>stinado a apoiar as ativida<strong>de</strong>s administrativas <strong>de</strong>sempenhadas,sobretudo pelas Secretarias da <strong>Unicamp</strong>. Tendo em vista que o seu <strong>de</strong>sconhecimento, bem como a ausência <strong>de</strong> diretrizespara organização <strong>de</strong> documentos em meio digital, tem <strong>por</strong> conseqüência o acúmulo <strong>de</strong> documentos <strong>de</strong> forma aleatória e/ouarbitrária, dificultando o acesso aos mesmos, o projeto consistiu na revisão do referido processo, através da metodologiaGEPRO.ObjetivoAtualizar o Manual Técnico <strong>de</strong> Organização <strong>de</strong> Arquivos Correntes e Intermediários (2005) através da revisão do processo<strong>de</strong> organização <strong>de</strong> documentos e seus subprocessos <strong>de</strong> arquivamento, transferência, recolhimento e eliminação <strong>de</strong>documentos dos arquivos correntes e intermediários <strong>de</strong>senvolvido pelo SIARQ e <strong>de</strong>scrito no item 3.3 do manual, bem comodisseminá-lo através <strong>de</strong> cursos <strong>de</strong> capacitação. Projeto <strong>de</strong>senvolvido em 2011/2012.Metodologia GEPROOs facilitadores foram capacitados, <strong>de</strong>ntre outras, nas seguintes ferramentas, que foram utilizadas para a revisão doprocesso: Mapa <strong>de</strong> Relacionamento, Mapa do Processo Atual, Planilha <strong>de</strong> <strong>de</strong>sconexões, Planilha <strong>de</strong> requisitos, Matriz <strong>de</strong>Risco, <strong>de</strong>senvolvimento <strong>de</strong> 3 ciclos PDSA que contemplaram Coleta <strong>de</strong> Dados e aplicação <strong>de</strong> VOC, Mapa do ProcessoNovo, Sistema <strong>de</strong> Medição <strong>de</strong> processos novos e Plano <strong>de</strong> ação 5W2H.ResultadosManual Técnico <strong>de</strong> Arquivos Correntes e Intermediários (SIARQ) atualizado e disposto no site do SIARQ; Orientações paragestão <strong>de</strong> documentos arquivísticos digitais em ambiente <strong>de</strong> produção (no computador) elaboradas; Minutas <strong>de</strong> InstruçãoNormativa SIARQ para Eliminação e para Transferência e Recolhimento <strong>de</strong> Documentos Arquivísticos Digitais revisadas;Mo<strong>de</strong>los <strong>de</strong> formulários <strong>de</strong> entrada <strong>de</strong> documentos no arquivo e <strong>de</strong> controle <strong>de</strong> retirada e <strong>de</strong>volução <strong>de</strong> documentos aoarquivo elaborados; Formulário <strong>de</strong> <strong>de</strong>stinação <strong>de</strong> documentos atualizado; Inclusão <strong>de</strong> fluxograma <strong>de</strong> processo no Manual daAvaliação <strong>de</strong> Documentos; Fornecimento <strong>de</strong> treinamento para Técnicos em Administração, através <strong>de</strong> parceria entre SIARQe AFPU, bem como para alunos do Programa <strong>de</strong> Desenvolvimento Gerencial (modalida<strong>de</strong>s: Especialização e Supervisão),<strong>de</strong>senvolvido pela AFPU.ConclusãoAtravés da análise dos dados coletados, constatou-se que as Secretarias da UNICAMP <strong>de</strong>sconhecem os métodos <strong>de</strong> gestão<strong>de</strong> arquivo <strong>de</strong>scritos no Manual, adotando métodos ina<strong>de</strong>quados <strong>de</strong> <strong>de</strong>stinação <strong>de</strong> documentos e o acúmulo <strong>de</strong>sor<strong>de</strong>nado,comprometendo muitas vezes o seu a<strong>de</strong>quado encaminhamento. Assim, e visando à sensibilização dos funcionários, aequipe não só atualizou o Manual, como propôs ao Dono do Processo a viabilização <strong>de</strong> treinamentos periódicos aos técnicosatuantes nas Secretarias, através <strong>de</strong> parceria entre SIARQ e AFPU. Com a parceria consolidada, preten<strong>de</strong>-se darcontinuida<strong>de</strong> ao projeto realizando tais treinamentos e atualizando constantemente o manual.116
Organização <strong>de</strong> documentos arquivísticosANTES:2º PDSA - Aplicação <strong>de</strong> Voz do Cliente (VOC):Questão 1: Você conhece o "Manual Técnico <strong>de</strong> Organização <strong>de</strong> Arquivos Correntes e Intermediários", produzido peloArquivo Central/SIARQ em 2005?Questão 2: Você utiliza as instruções do Manual Técnico <strong>de</strong> Organização <strong>de</strong> Arquivos Correntes e Intermediários naSecretaria?Resultado:DEPOIS:Ações concluídas: Atualização do Manual Técnico <strong>de</strong> Arquivos Correntes e Intermediários e fornecimento <strong>de</strong> treinamentono período <strong>de</strong> novembro <strong>de</strong> 2011 a abril <strong>de</strong> 2012 para 80 técnicos administrativos <strong>de</strong> unida<strong>de</strong>s e órgãos da UNICAMP emparceria com a Agência para Formação Profissional (AFPU).117
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