Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Gestão de patrimônio da FCMGestão de patrimônio da FCMAutoresKlesio Palhares, Marcela Santander, Solange Adriana Bonin Pereira, Sônia Neves Romeu Silva, Wagner José da SilvaContato: patri@fcm.unicamp.brIntroduçãoA gestão de patrimônio da Universidade é falha, com problemas no sistema CICS que é obsoleto e instável. Com o aumentode pesquisadores e funcionários, treinamentos e orientação com relação ao sistema de patrimônio foram ignorados, sem odevido reconhecimento, principalmente pela cultura das pessoas em considerar seu um bem que na realidade é público, alémda burocracia que envolve todo o processo de patrimônio.Os rápidos e frequentes avanços tecnológicos têm requerido um volume crescente de recursos materiais de naturezapatrimonial dentro das diversas áreas da FCM, ampliando o número de bens adquiridos e consequentemente comnecessidade de gerenciamento. A estimulação do senso de responsabilidade sobre os bens permanentes entre os usuários énecessária para evitar situações como à vivenciada na UNICAMP no último Inventário Patrimonial (2010), ondeaproximadamente 11,5% dos bens não foram localizados, mostrando que é primordial uma ação de conscientização, bemcomo a revisão dos processos de incorporação, manutenção e recolhimento de bens permanentes, tornando-os maisacessíveis e ágeis.Em 2010, foram cadastrados no sistema auxiliar da FCM (controle da liberação de placas iniciada com “02/”) 1.297 novosbens, enquanto que no sistema CICS, foram 2.182 cadastros; uma diferença de cerca de 900 bens. Esses cadastros referemsea pendências de anos anteriores e aproximadamente 37% delas são provenientes de aquisições FUNCAMP. Pensando nacomplexa estrutura da FCM, decidiu-se por formar uma equipe representando os Departamentos, Laboratórios e áreas deapoio da Faculdade para propor o novo processo das rotinas do Serviço de Patrimônio.ObjetivoPromover melhorias no gerenciamento de bens da FCM, da incorporação à baixa patrimonial, desenvolvendo umametodologia que estimule a responsabilidade de toda a comunidade no controle e cuidado com os materiais patrimoniáveis,evitando assim, que os bens permaneçam na instituição sem o devido registro. Projeto desenvolvido em 2011/2012.Metodologia GEPRODurante o processo de analisar e elaborar estratégias a fim de aprimorar o gerenciamento de patrimônio da FCM foramutilizadas as seguintes ferramentas da metodologia abordada no GEPRO: Mapa de relacionamento (em três níveis,considerando a FCM como ponto inicial), Mapas dos processos antigo e proposto, Planilha de Desconexões, VOC,Brainstorms.ResultadosOs materiais adquiridos com recursos FUNCAMP levavam entre um e dois anos (média) para serem incorporados aosistema da Universidade. Após a separação por convênios proposta, o tempo médio é de três meses.Com a atualização do sistema de Ordens de Serviço (OS), cada OS pode ser avaliada pelos funcionários do Patrimônio e,constatada a necessidade de urgência na manutenção, ser atendida na hora (abertura junto ao CEMEQ).Todos os equipamentos com necessidade de manutenção do CEB são incorporados e cadastrados mais rapidamente junto aoCEB, agilizando a instalação e uso dos bens.ConclusãoO objetivo deste projeto foi estudar e propor melhorias aos processos envolvidos no Serviço de Patrimônio, revisandoprocessos atuais, para padronizá-los e aprimorá-los, sem gerar custos adicionais e mesmo assim tornando os serviços deincorporação, manutenção e recolhimento de bens permanentes mais eficientes e atendendo as necessidades da comunidade.Foi levantada também a necessidade de revisar a incorporação de bens adquiridos por pesquisadores ao desenvolvimento deum sistema informatizado para a Câmara de Pesquisa, o que proporciona um maior controle de projetos de pesquisasubmetidos às agências de fomento, dando subsídios à Faculdade para futuros relatórios e dimensionando recursos emateriais adquiridos através desses pesquisadores. A replicação do projeto é simples, já que não envolve custos, e pode seraplicada em toda a Universidade (recolhimento), e também em outras unidades com necessidades similares às da FCM, comgrande quantidade de projetos de pesquisa (como o IQ) ou aquelas com número elevado de aquisições FUNCAMP(exemplo: Reitoria).120