Desenvolver metodologia <strong>de</strong> planejamento <strong>de</strong> compras junto aosolicitanteDesenvolver metodologia <strong>de</strong> planejamento <strong>de</strong> compras junto ao solicitante106AutoresAdélia Cristina da Silva , A<strong>de</strong>mir Souza da Silva , Klésio Divino Palhares , Maria José R. Guardado , Rodrigo Fernan<strong>de</strong>zRossi , Nelma Ap. M. MonticelliContato: acristin@fcm.unicamp.brIntroduçãoA Faculda<strong>de</strong> <strong>de</strong> Ciências Médicas (FCM) é responsável <strong>por</strong> quatro cursos <strong>de</strong> Graduação (Medicina, Fonoaudiologia,Farmácia e Enfermagem), <strong>de</strong>zesseis Programas <strong>de</strong> Pós-Graduação (Ciências Médicas, Anatomia Patológica, GenéticaMédica, Neurologia, Saú<strong>de</strong> Mental, Patologia Clínica, Oftalmologia, Otorrinolaringologia, Cirurgia, Clínica Médica,Enfermagem, Tocoginecologia, Fisiopatologia Médica, Pediatria, Saú<strong>de</strong> Coletiva e Farmacologia), além das ativida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>extensão. Sua estrutura é composta pela Secretaria Geral, cinco comissões; três Diretorias (Suprimento, Administração eApoio Didático Computacional); <strong>de</strong>zessete Departamentos Acadêmicos e cem Laboratórios <strong>de</strong> Pesquisa. Conta com umaequipe <strong>de</strong> 345 docentes e 424 trabalhadores técnicos e administrativos para <strong>de</strong>senvolver e dar su<strong>por</strong>te às ativida<strong>de</strong>sacadêmicas para mais <strong>de</strong> 2.000 alunos <strong>de</strong> graduação e pós-graduação. O projeto propõe <strong>de</strong>senvolver junto aos solicitantes <strong>de</strong>compras <strong>de</strong>stas diferentes áreas, a percepção da im<strong>por</strong>tância do planejamento para o <strong>de</strong>senvolvimento articulado dasativida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> ensino, pesquisa e extensão em relação às ativida<strong>de</strong>s que envolvem compra <strong>de</strong> materiais e contratação <strong>de</strong>serviços. Presumimos que assim os clientes po<strong>de</strong>rão ver suas necessida<strong>de</strong>s atendidas sem enfrentar situações <strong>de</strong>sgastantes,e/ou “super” ou “sub” abastecimentos.ObjetivoDesenvolver uma metodologia <strong>de</strong> planejamento junto aos solicitantes <strong>de</strong> compras que permita aos mesmos informarem,com a antecedência a<strong>de</strong>quada, as <strong>de</strong>mandas futuras da Faculda<strong>de</strong> <strong>de</strong> Ciências Médicas (FCM). Criar condições para que asáreas possam realizar suas ativida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> forma articulada no tempo, diminuindo as <strong>de</strong>mandas imediatas e que, <strong>por</strong>questões <strong>de</strong> or<strong>de</strong>m legal, não possam ser atendidas com a eficácia solicitada. Esta realida<strong>de</strong> gera conflitos <strong>de</strong>snecessários,evitáveis para todos os envolvidos. Projeto <strong>de</strong>senvolvido em 2010/2011.Metodologia GEPROAs várias ferramentas propostas pela metodologia foram utilizadas e se mostraram eficazes, tanto para o entendimento doproblema, como para posteriormente a i<strong>de</strong>ntificação das soluções.Dentre elas vale ressaltar algumas:1) o contrato <strong>de</strong> trabalho elaborado pelo dono do processo, a supervisão da seção <strong>de</strong> compras, e validado pelopatrocinador, a direção da FCM. O contrato orientou as ações <strong>de</strong>senvolvidas no projeto e <strong>de</strong>finiu os indicadores que<strong>de</strong>monstraram que as mudanças resultaram em melhorias (gráfico 1).2) o VOC – questionário respondido <strong>por</strong> todos os <strong>de</strong>partamentos e áreas da FCM mostrou a percepção dos usuáriosem relação a diversos requisitos fundamentais no processo <strong>de</strong> Planejamento <strong>de</strong> Compras e foram consi<strong>de</strong>rados naelaboração do novo processo (gráfico 2).3) o Plano <strong>de</strong> Ação das mudanças, que permitiu que cada ação necessária para a implantação do novo processo fossedivulgada e conhecida <strong>por</strong> todos os responsáveis e envolvidos, foi <strong>de</strong> gran<strong>de</strong> relevância para o sucesso do projeto.As principais ações <strong>de</strong> mudanças foram:Resultados1) Estabelecimento <strong>de</strong> mecanismos <strong>de</strong> divulgação e comunicação que são utilizados durante o processo visando daramplo conhecimento a todos os <strong>de</strong>partamentos e áreas usuárias.2) Definição <strong>de</strong> uma lista <strong>de</strong> material padrão para orientar o que po<strong>de</strong> ser solicitado <strong>por</strong> cada área.3) Estabelecimento do fluxo <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> materiais especificando obras e serviços em <strong>de</strong>mais serviços.4) Definição <strong>de</strong> um check list <strong>de</strong> <strong>de</strong>mandas <strong>de</strong> projetos <strong>de</strong> obras e reformas.5) Execução <strong>de</strong> um plano <strong>de</strong> treinamento para os usuários.
Desenvolver metodologia <strong>de</strong> planejamento <strong>de</strong> compras junto aosolicitanteConclusãoEste projeto é uma proposta estratégica, sistemática e estruturada que teve como consequência a criação das ferramentasnecessárias para o bom andamento do processo <strong>de</strong> compras através do <strong>de</strong>senvolvimento <strong>de</strong> uma metodologia <strong>de</strong>planejamento. Foram envolvidos, <strong>por</strong>tanto todos os usuários <strong>de</strong> nível estratégico, tático e operacional do processo <strong>de</strong>compras, garantindo a participação <strong>de</strong> todos in<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>nte <strong>de</strong> seu nível hierárquico. O processo <strong>de</strong> trabalho possibilitouinúmeras vivências positivas não só para o grupo <strong>de</strong> trabalho, como também para os <strong>de</strong>partamentos como um todo. Aconstrução do projeto levou a criação <strong>de</strong> canais <strong>de</strong> comunicação e troca <strong>de</strong> experiências com diversas áreas, po<strong>de</strong>ndo assimnão só explicitar, <strong>de</strong>ixando claro o funcionamento do processo <strong>de</strong> compras, bem como tomando conhecimento dasdificulda<strong>de</strong>s enfrentadas pelos solicitantes. Além disso, o curso e a proposta <strong>de</strong> <strong>de</strong>senvolvimento <strong>de</strong>sta metodologiatrouxeram uma visão crítica acerca dos processos dinâmicos pelos quais passa a Universida<strong>de</strong> quotidianamente. Espera-seque tais ferramentas <strong>de</strong> planejamento possam assim dinamizar o processo, resultando na melhoria, na revisão e napadronização dos processos críticos, no caso aqui aplicado a Área <strong>de</strong> Compras.Gráfico 1Gráfico 2107