Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Baixa patrimonial de materiais bibliográficosBaixa patrimonial de materiais bibliográficosAutoresCirilo, S.R. de J. R.; D'astuto, F. L.; Eliel, R. A.; Forner, L.; Ribeiro, M.S.P.; Vosgrau, S. R. C.; Baggio, Mônica L.K.Contato: regiane@unicamp.brIntroduçãoO Sistema de Bibliotecas da UNICAMP tem como finalidade precípua a disponibilização de informações técnico científicasà comunidade acadêmica, subsidiando os programas de Ensino, Pesquisa e Extensão. A missão do SBU é promover oacesso e a recuperação da informação a seus clientes mais específicos, bem como, a comunidade científica do país eexterior. É também sua responsabilidade a elaboração de políticas para agilizar ações nas bibliotecas da UNICAMP.O SBU é responsável pela manutenção e atualização dos acervos em parceria com docentes no sentido de avaliar aqualidade do material disponível aos usuários, principalmente nas áreas tecnológicas onde ocorrem mudanças rápidas no seudesenvolvimento, necessitando, assim, a sua retirada para liberar espaço para o desenvolvimento da coleção, de formaatualizada e mais eficaz, retirando também material danificado e eliminando da Base Acervus o material extraviado. Ainformação obsoleta compromete a qualidade do ensino ao educando e dificulta a disseminação eficiente do conhecimento.O Projeto Gestão por Processos nos possibilitou elaborar uma Instrução que nos orienta a solucionar os problemas descritosacima, ou seja, com a baixa patrimonial que permeará o nosso fazer cotidiano de forma oficial.ObjetivoRever e sistematizar o processo de baixa patrimonial de materiais bibliográficos com suportes variados. Projetodesenvolvido em 2006/2007.Metodologia GEPROO desenvolvimento deste trabalho está respaldado nas diretrizes e métodos da Gestão por Processos, cuja metodologiapreconiza a revisão adequada e a melhoria dos processos críticos para que se tenha condições de reduzir as insuficiências eos erros resultantes de uma redundância de atividades e informações (Universidade Estadual de Campinas, 2007).Como previsto na metodologia adotada, a primeira etapa deste trabalho consistiu no mapeamento do processo existente,pretendendo conhecer a realidade do processo naquele momento. Através dessa ação foi possível conhecer os problemas edesconexões existentes nos procedimentos de baixa patrimonial.A etapa seguinte consistiu em conhecer os clientes dos processos e suas necessidades. A partir disso, foi possível planejarmelhorias e redesenhar o processo de baixa patrimonial, propondo as seguintes mudanças: abertura e arquivamento doprocesso nas Unidades, sem intervenção da Biblioteca Central; atualização do sistema de patrimônio da Universidade;reciclagem de materiais danificados; readequação do espaço físico, através da retirada de materiais obsoletos oudanificados; adequação do desenvolvimento de coleção e normalização do processo de baixa patrimonial.ResultadosComo resultado do trabalho realizado foi publicada a instrução DGA nº. 58, que define conceitos, abrangência e estabeleceprocedimentos para a baixa patrimonial de materiais bibliográficos em suportes variados.Para dar sustentação a Instrução DGA foi desenvolvido um manual do processo de baixa patrimonial, que aborda demaneira explicativa as várias etapas do referido processo.Como resultado principal tivemos a descentralização da baixa patrimonial, que oferece autonomia para as unidadesefetuarem os procedimentos de baixa, sem intervenção da Biblioteca Central.ConclusãoA Gestão por Processos é uma ferramenta que permite a identificação de situações problemas que, via de regra, ficamcamufladas na administração tradicional, possibilitando ao gestor buscar estratégias para implementar melhorias eadequações.A importância do trabalho realizado se prende a uma questão histórica no âmbito da Universidade, tendo em vista aausência de um instrumento que nos possibilitasse realizar a manutenção dos acervos das Bibliotecas, eliminando materiaisobsoletos, danificados e extraviados. Com essa iniciativa as bibliotecas têm condições de se manterem como instrumentosdinâmicos, que apoiam e acompanham o desenvolvimento da pesquisa, ensino e extensão.28