Gestão por Processos - Centro de Computação - Unicamp

Organização de documentos arquivísticosOrganização de documentos arquivísticosAutoresCirlene Domingues, Janaína Andiara dos Santos Rafaela Augusta de Almeida, Neire do Rossio Martins, Cristina CorreiaDias Barbieri, Victoria Jenny Gallegos Orbe de Souza Campos, Cirlene Aparecida VenturiniContato: janainas@unicamp.brIntroduçãoO Manual Técnico de Organização de Arquivos Correntes e Intermediários, publicado pela equipe do ArquivoCentral/SIARQ em 2005, contempla, dentre outros processos de gestão documental, o de Organização de documentosarquivísticos em fase corrente e intermediária, e é destinado a apoiar as atividades administrativas desempenhadas,sobretudo pelas Secretarias da Unicamp. Tendo em vista que o seu desconhecimento, bem como a ausência de diretrizespara organização de documentos em meio digital, tem por conseqüência o acúmulo de documentos de forma aleatória e/ouarbitrária, dificultando o acesso aos mesmos, o projeto consistiu na revisão do referido processo, através da metodologiaGEPRO.ObjetivoAtualizar o Manual Técnico de Organização de Arquivos Correntes e Intermediários (2005) através da revisão do processode organização de documentos e seus subprocessos de arquivamento, transferência, recolhimento e eliminação dedocumentos dos arquivos correntes e intermediários desenvolvido pelo SIARQ e descrito no item 3.3 do manual, bem comodisseminá-lo através de cursos de capacitação. Projeto desenvolvido em 2011/2012.Metodologia GEPROOs facilitadores foram capacitados, dentre outras, nas seguintes ferramentas, que foram utilizadas para a revisão doprocesso: Mapa de Relacionamento, Mapa do Processo Atual, Planilha de desconexões, Planilha de requisitos, Matriz deRisco, desenvolvimento de 3 ciclos PDSA que contemplaram Coleta de Dados e aplicação de VOC, Mapa do ProcessoNovo, Sistema de Medição de processos novos e Plano de ação 5W2H.ResultadosManual Técnico de Arquivos Correntes e Intermediários (SIARQ) atualizado e disposto no site do SIARQ; Orientações paragestão de documentos arquivísticos digitais em ambiente de produção (no computador) elaboradas; Minutas de InstruçãoNormativa SIARQ para Eliminação e para Transferência e Recolhimento de Documentos Arquivísticos Digitais revisadas;Modelos de formulários de entrada de documentos no arquivo e de controle de retirada e devolução de documentos aoarquivo elaborados; Formulário de destinação de documentos atualizado; Inclusão de fluxograma de processo no Manual daAvaliação de Documentos; Fornecimento de treinamento para Técnicos em Administração, através de parceria entre SIARQe AFPU, bem como para alunos do Programa de Desenvolvimento Gerencial (modalidades: Especialização e Supervisão),desenvolvido pela AFPU.ConclusãoAtravés da análise dos dados coletados, constatou-se que as Secretarias da UNICAMP desconhecem os métodos de gestãode arquivo descritos no Manual, adotando métodos inadequados de destinação de documentos e o acúmulo desordenado,comprometendo muitas vezes o seu adequado encaminhamento. Assim, e visando à sensibilização dos funcionários, aequipe não só atualizou o Manual, como propôs ao Dono do Processo a viabilização de treinamentos periódicos aos técnicosatuantes nas Secretarias, através de parceria entre SIARQ e AFPU. Com a parceria consolidada, pretende-se darcontinuidade ao projeto realizando tais treinamentos e atualizando constantemente o manual.116