Revisão do processo <strong>de</strong> assinatura da coleção <strong>de</strong> periódicosinternacionais visando a racionalização <strong>de</strong> recursosRevisão do processo <strong>de</strong> assinatura da coleção <strong>de</strong> periódicos internacionais visando a racionalização <strong>de</strong> recursosAutoresCileia Freitas Marangoni <strong>de</strong> Oliveira; Heloisa Maria Ceccotti; Luiz Atílio Vicentini; Maria <strong>de</strong> Lour<strong>de</strong>s F. Villas Boas;Regina A. Blanco Vicentini; Valéria dos Santos Gouveia Martin; Victoria J. G. O. <strong>de</strong> Souza Campos.Contato: vicentin@unicamp.brIntroduçãoO acesso rápido às publicações periódicas é <strong>de</strong> suma im<strong>por</strong>tância para o <strong>de</strong>senvolvimento da pesquisa e ensino. Parapropiciar à comunida<strong>de</strong> acadêmica o acesso 24 horas e imediato às publicações científicas mais recentes da sua área, esteprojeto visou aten<strong>de</strong>r à questão estratégica <strong>de</strong> “Manter e atualizar o acervo <strong>de</strong> periódicos” do Planes SBU 2006. Ametodologia Gepro pro<strong>por</strong>cionou a revisão do Processo <strong>de</strong> Aquisição <strong>de</strong> Assinatura <strong>de</strong> Conteúdo Eletrônico <strong>de</strong> PeriódicosInternacionais, pois havia necessida<strong>de</strong> <strong>de</strong> rea<strong>de</strong>quação do formato dos títulos <strong>de</strong> periódicos que compõem o acervo dasbibliotecas da <strong>Unicamp</strong>. Assim, este projeto estudou a rea<strong>de</strong>quação específica da priorida<strong>de</strong> C. A fronteira do projeto foi omonopólio <strong>de</strong> gran<strong>de</strong>s editoras que possam estabelecer custos <strong>de</strong> assinaturas abusivos das publicações internacionais e a nãoa<strong>de</strong>rência ao formato eletrônico em <strong>de</strong>trimento ao papel, <strong>de</strong>vido à cultura. A amostra avaliou o tempo entre a publicação dofascículo e a disponibilização para a comunida<strong>de</strong> e os títulos e editores que ofereciam o acesso online e o respectivo preço.ObjetivoO objetivo da revisão <strong>de</strong>ste processo foi substituir as assinaturas em versão impressa dos títulos <strong>de</strong> periódicos da priorida<strong>de</strong>C pela aquisição do acesso e do conteúdo em meio eletrônico, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> que disponíveis pelos editores, uma vez que o aumentoanual no valor da coleção, em torno <strong>de</strong> 10% em dólares, ocasiona insegurança quanto à continuida<strong>de</strong> <strong>de</strong> compra, além dotempo, cerca <strong>de</strong> 4 meses, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> a publicação da revista até sua chegada à biblioteca, causando <strong>de</strong>satualização da informação.Projeto <strong>de</strong>senvolvido em 2006/2007.Metodologia GEPROPara este projeto foram utilizadas as seguintes ferramentas: mapa <strong>de</strong> Relacionamento, mapas do processo atual e novo,PDSA para coleta <strong>de</strong> tempo <strong>de</strong> envio dos periódicos e <strong>de</strong> coleta <strong>de</strong> valores; planilhas <strong>de</strong> avaliação das assinaturas, <strong>de</strong>cotação <strong>de</strong> preço, <strong>de</strong> ativida<strong>de</strong>s do processo atual, <strong>de</strong> ativida<strong>de</strong>s do processo futuro, <strong>de</strong> coleta <strong>de</strong> dados <strong>de</strong> custo e acesso, <strong>de</strong><strong>de</strong>sconexões do processo atual; planos <strong>de</strong> ação 5W2H para coleta <strong>de</strong> dados <strong>de</strong> envio e coleta <strong>de</strong> valores e acesso; planos <strong>de</strong>ação geral, <strong>de</strong> melhorias implantadas, <strong>de</strong> avaliação <strong>de</strong> coleção, <strong>de</strong> cotação <strong>de</strong> títulos, <strong>de</strong> código <strong>de</strong> assinatura, <strong>de</strong> processo <strong>de</strong>aquisição, <strong>de</strong> custo da coleção, <strong>de</strong> uso da coleção, <strong>de</strong> requisitos cliente-fornecedor, <strong>de</strong> sistema <strong>de</strong> medição; manual <strong>de</strong>procedimento e elaboração <strong>de</strong> Resolução GR.ResultadosO tempo entre a publicação do periódico e o recebimento pela comunida<strong>de</strong> foi bastante preocupante, necessitando <strong>de</strong>medidas urgentes para melhoria <strong>de</strong>sse processo, a fim <strong>de</strong> que o pesquisador não seja prejudicado. A mudança <strong>de</strong> assinaturado papel para o eletrônico, elimina este tempo <strong>de</strong> recebimento, uma vez que, com a assinatura online, o acesso aos artigos éimediato a partir <strong>de</strong> sua publicação e, até mesmo, antecipadamente no “press release”. O projeto teve como metas monitoraro uso efetivo da coleção <strong>de</strong> periódicos da <strong>Unicamp</strong>; implantar redução <strong>de</strong> 15% dos valores <strong>de</strong>spendidos na compra dasassinaturas que, em 2006, para a priorida<strong>de</strong> C, era <strong>de</strong> US$ 1,909.971.00; efetivar 80% das assinaturas da priorida<strong>de</strong> emestudo em su<strong>por</strong>te eletrônico; aumentar <strong>de</strong> 280 títulos online para 900 títulos; eliminar o tempo <strong>de</strong> chegada da publicaçãoaos usuários <strong>de</strong> 3 a 4 meses para acesso imediato à publicação.ConclusãoA metodologia Gepro propiciou a mudança <strong>de</strong> forma <strong>de</strong> assinatura (para o online), reduzindo os valores pagos para acoleção <strong>de</strong> periódicos da Universida<strong>de</strong>, agilizou o processo <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> periódicos, permitiu acesso imediato aos títulosassim que publicados pelo editor, economizou espaço no armazenamento das publicações, reduziu mão <strong>de</strong> obra epro<strong>por</strong>cionou a publicação da Resolução GR n.051/2006, que <strong>de</strong>lega competência ao Coor<strong>de</strong>nador do SBU assinar contratos“License Agreement” na aquisição <strong>de</strong> periódicos <strong>de</strong>ntro do limite estabelecido para o convite, no disposto da lei 8666/93.32
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