Definição e controle <strong>de</strong> prazos <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> materiaisDefinição e controle <strong>de</strong> prazos <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> materiaisAutoresHector Allen Ishii, Loise Franco <strong>de</strong> Camargo, Marcelo C. G. Albieri, Talita <strong>de</strong> Almeida Men<strong>de</strong>s, Jacqueline Vitta Villalba,Edna Ap. Rubio Coloma, Nelma A. MonticelliIntroduçãoEm 2003, a <strong>Unicamp</strong> <strong>de</strong>finiu como meta estratégica para a área administrativa a adoção <strong>de</strong> gestão <strong>por</strong> processos, criando ametodologia “Gestão <strong>por</strong> <strong>Processos</strong>” (GEPRO). Alinhado ao planejamento estratégico da Universida<strong>de</strong>, o projeto“Definição e Controle <strong>de</strong> Prazos <strong>de</strong> Aquisição <strong>de</strong> Materiais” visa à redução e <strong>de</strong>finição dos prazos <strong>de</strong> conclusão dasaquisições <strong>de</strong> acordo com as diferentes modalida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> compra <strong>de</strong>finidas pela legislação vigente. A <strong>de</strong>finição dos prazospara conclusão das aquisições dos diferentes tipos <strong>de</strong> compra possibilitará um melhor planejamento <strong>por</strong> parte do clienteinterno para realizar suas solicitações em tempo hábil para aten<strong>de</strong>r às suas necessida<strong>de</strong>s, atingindo assim nosso objetivo <strong>de</strong>atendimento às áreas-fim da Universida<strong>de</strong>.ObjetivoRevisar o processo <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> materiais solicitados eletronicamente através do Sistema Unibec pelas Unida<strong>de</strong>s/Órgãosda <strong>Unicamp</strong>, <strong>de</strong> forma a reduzir e <strong>de</strong>finir os prazos <strong>de</strong> conclusão das aquisições para cada tipo e modalida<strong>de</strong> <strong>de</strong> compra, econtrolá-los a fim <strong>de</strong> garantir o atendimento ao cliente conforme os parâmetros <strong>de</strong>terminados. Projeto <strong>de</strong>senvolvido em2011/2012.Metodologia GEPROO projeto foi <strong>de</strong>senvolvido utilizando ferramentas amplamente difundidas, incor<strong>por</strong>adas na metodologia GEPRO, comoPDSA, VOC, fluxograma, 5W2H, mapa <strong>de</strong> relacionamento, sistema <strong>de</strong> medição, entre outras. Essas ferramentas foramempregadas no tratamento dos dados atuais <strong>de</strong> <strong>de</strong>sempenho, contando com a participação <strong>de</strong> órgãos colaboradores doprocesso <strong>de</strong> compra.ResultadosAlém dos resultados referentes aos prazos <strong>de</strong> compras, também foi possível avaliar que aumentou o número <strong>de</strong> comprasrealizadas eletronicamente através da BEC/SP, que é uma meta inserida nas propostas <strong>de</strong> melhoria do Plano <strong>de</strong> Ação. Alémdas melhorias mencionadas, outras vantagens foram obtidas relacionadas à simplificação <strong>de</strong> procedimentos, economia,gran<strong>de</strong> leque <strong>de</strong> fornecedores, segurança quanto a frau<strong>de</strong>s, transparência etc.ConclusãoO projeto possibilitou um melhor entendimento <strong>de</strong> todo o processo <strong>de</strong> trabalho da UNIBEC através <strong>de</strong> seu mapeamento, queinclui todos os fluxos e procedimentos realizados. Este rico material torna todo o conhecimento da área e seus métodosacessíveis a qualquer pessoa, tanto para análise dos procedimentos atuais quanto para treinamento <strong>de</strong> novos funcionários,além <strong>de</strong> tornar clara a existência <strong>de</strong> outros pontos a serem trabalhados e melhorados, em futuros projetos, além da <strong>de</strong>finiçãoe controle dos prazos <strong>de</strong> compra.118
Definição e controle <strong>de</strong> prazos <strong>de</strong> aquisição <strong>de</strong> materiaisFluxo <strong>de</strong> Compras UNIBEC(Macro)Exemplo <strong>de</strong> Medição do Prazo <strong>de</strong> Compra <strong>por</strong> Modalida<strong>de</strong> com base na Meta <strong>de</strong>finida no Gepro:METADispensa Eletrônica até 15 dias 60% 38%<strong>de</strong> 16 a 25 dias 35% 43%acima 26 dias 5% 17%Média2011 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio67% 91% 81% 26% 61%22% 9% 19% 48% 31%11% 0 0 26% 8%Total <strong>de</strong> Solicitações45 23 62 54 64119
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